Cada vez más documentos pueden firmarse en línea, por ejemplo contratos o solicitudes. Sin embargo, no todas las formas de firmar online son legalmente válidas o relevantes ante un tribunal. En la redacción hemos enumerado 3 formas de firmar distintos tipos de documentos y mantenerse en el lado seguro desde el punto de vista legal.

1. firma digital frente a firma electrónica: ¿Cuándo utilizar qué?

Digital y electrónico se utilizan a menudo como sinónimos. Aunque hay algunas características que se solapan en estos tipos de firma de documentos, sigue habiendo diferencias importantes. Aquí hemos recopilado algunas de ellas:

• Firma digital: Procedimiento técnico-matemático por el que se consigue un determinado nivel de seguridad. Mediante la encriptación de la firma se determinan los llamados valores hash, mediante los cuales se pueden detectar posteriormente falsificaciones. El destinatario del documento firmado puede descifrar y comparar los valores hash. Si coinciden, el documento no es una falsificación. Existen proveedores en línea que pueden crear una firma digital por usted.
• Firma electrónica: Es un término jurídico que persigue la asignación inequívoca de una firma a una persona.

Nota: No todas las formas de añadir una firma a un documento en línea son legalmente válidas en todo el mundo.

2. 3 formas de firmar documentos legalmente

En la UE, todas las formas de firma digital y electrónica son legalmente válidas. La única diferencia es el nivel de seguridad de cada firma y cómo se pondera ante un tribunal.

2.1 La firma digital simple: Órdenes, protocolos y documentación

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La forma más sencilla de firmar un documento en línea es insertar una imagen, por ejemplo escaneada, de la firma manuscrita. Opcionalmente, si así se ha acordado con todas las partes implicadas en el contrato, también puede bastar con escribir el nombre en el teclado del ordenador.

Esta forma de firmar un documento en línea es legalmente válida, pero implica un alto riesgo de seguridad. Ante un tribunal, la firma puede tenerse en cuenta, pero también puede impugnarse fácilmente.

Debido al bajo nivel de seguridad, esta forma de firma sólo se utiliza en los siguientes casos:

• Acuerdos informales
• Acuerdos internos de la empresa
• Órdenes, documentación, protocolos

Consejo: La mayoría de las universidades utilizan el método de firma simple para los trabajos o exámenes, junto con el carné de estudiante.

2.2 Firma avanzada: Gimnasio, seguro médico y co.

Después de la firma simple, pueden seguir normas de seguridad más estrictas. Estas deben ser seguras contra cualquier tipo de manipulación, deben poder asignarse a una persona concreta y esta persona debe poder demostrar en caso de duda que ha puesto esta firma.

Para ello sesuelen utilizar tarjetas con chip, en las que se almacenan los datos de la persona correspondiente. Este procedimiento se utiliza para contratos sin forma que no están sujetos a ninguna otra normativa legal. Esto incluye, por ejemplo, los contratos en gimnasios, saunas o clubes deportivos.

Ante los tribunales, este procedimiento de firma de documentos en línea tiene más peso y es difícil de impugnar.

2.3 Firmas que sustituyen a las manuscritas: Seguridad social y declaraciones

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Este procedimiento es la variante más segura, que sólo debe garantizarse en determinadas condiciones. Se trata sobre todo de procedimientos legales, como las declaraciones de remuneración o los seguros sociales. Además del procedimiento de cifrado de la firma avanzada, también se requiere un certificado de un proveedor de servicios de certificación.

Para establecer una firma de este modo, el firmante debe registrarse en este proveedor y hacer certificar su documento de identidad, es decir, demostrar su identidad. A continuación, se certifica que la persona firmante dispone de una clave de firma pública. En la mayoría de los casos, estas claves de firma tienen un cierto periodo de validez antes de expirar. A partir de ese momento, los documentos pueden firmarse con esa clave.

¿Cómo se firma electrónicamente?

En el caso de los contratos informales, las firmas pueden establecerse de forma sencilla. Sin embargo, tenga en cuenta que las firmas electrónicas sencillas no son válidas ante un tribunal.

Si se trata de acuerdos internos de la empresa, documentación o firmas de deberes, puede prescindir de elevadas normas de seguridad consultando a las partes implicadas.

Utilice determinadas aplicaciones para firmar que dispongan de licencias certificadas. Allí se pueden cargar los documentos pertinentes y crear una firma.

Otras opciones incluyen escanear una firma manuscrita, que posteriormente se inserta en un documento como un gráfico.

La función de dibujo también ofrece una forma de firmar documentos en línea. La mejor manera de hacerlo es utilizar una tableta con un bolígrafo, lo que hace que tu firma sea más parecida a una manuscrita en papel.