Para utilizar Microsoft Office, no es necesario adquirir una versión completa de un paquete de Office o alquilar una licencia de Office a través de Office 365 mediante suscripción. Una cuenta de Microsoft ya es suficiente para utilizar gratuitamente las funciones básicas de Office como Word, Outlook, Excel o PowerPoint. Con la nueva app de Office para Windows 10, ahora también puedes acceder al Office gratuito de forma aún más sencilla.

1. Los productos Microsoft Office de un vistazo

El programa de escritura más popular es sin duda Microsoft Word, mientras que Microsoft Excel es la hoja de cálculo más utilizada. PowerPoint es también el programa estándar para presentaciones y se utiliza no sólo en el entorno comercial, sino también con mucha frecuencia por alumnos y estudiantes.

Lamentablemente, todos estos productos de Microsoft Office sólo se pueden descargar gratuitamente como versiones de prueba de Microsoft Office, es decir , sólo se pueden utilizar sin pagar durante un periodo de tiempo estrictamente limitado. Tras el periodo de prueba, hay que comprar una versión completa de Microsoft Office o alquilarla como Office 365.

Microsoft OneNote ya está disponible como app gratuita en Windows 10, pero no tiene todas las funciones de OneNote del paquete Office. Hemos destacado las diferencias entre las versiones de OneNote en el artículo «Alternativas a Microsoft OneNote».

Consejo: Con un truco, puedes incluso ahorrarte las cuotas de suscripción a Office 365.

Microsoft ofrece Office para estudiantes como versión completa a un precio algo reducido. Sin embargo, por regla general, uno de los modelos de suscripción a Office 365 merece más la pena para usuarios privados, ya que no solo incluye licencias de todos los productos de Office para varios usuarios por una baja cuota mensual, sino que también proporciona almacenamiento en la nube de 1 terabyte para cada usuario en OneDrive.

Puedes encontrar más información y una comparativa de los diferentes modelos de suscripción a Office 365 en nuestro artículo «Office 365 vs Office 2019».

2. Cómo utilizar Microsoft Office de forma gratuita

De forma similar a Google, Microsoft también ofrece versiones funcionalmente reducidas de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook como web apps, que se pueden usar completamente en el navegador, pero que son muy similares a las apps de escritorio de la versión completa en cuanto a funcionamiento y apariencia. Lo único que necesitas para utilizarlas es una cuenta gratuita de Microsoft.

Office gratisen el Mac:También puedes usar Office Online en el Mac. Basta con crear una cuenta gratuita de Microsoft.

Con esta cuenta, puede iniciar sesión en https://office.live.com a través de un navegador web o iniciar Word Online, Excel Online, PowerPoint Online y Outlook Online directamente.

Una vez iniciada la sesión, podrás editar los documentos de Office como de costumbre.

Aunque la gama de funciones es reducida en comparación con la versión de escritorio, es suficiente para crear o editar documentos en muchos casos.

Además de documentos en blanco, también hay disponible una selección de plantillas para cada una de las apps.

Los documentos creados en línea se guardan en OneDrive, el almacenamiento en la nube de Microsoft.

Sin embargo, por seguridad, también puedes descargar los documentos creados en línea en varios formatos, incluido el formato original y también en PDF.

Los archivos locales, como una presentación de PowerPoint que hayas creado y recibido de un compañero por correo electrónico o en un pendrive, pueden abrirse en las aplicaciones web mediante la función «cargar» de la oficina online o acceder a ellos a través de OneDrive si previamente has almacenado el archivo allí.

3. también puedes acceder a los documentos de office localmente haciendo doble clic sobre ellos

Lamentablemente, Microsoft no ofrece una función para vincular archivos locales a determinados servicios web, como las versiones en línea de Microsoft Office. Además, siempre se necesita una conexión a Internet para abrir un archivo de Word, Excel o PowerPoint.

3.1 Office Mobile como visor gratuito de Office para Windows

Como solución, Microsoft ofrece versiones móviles de sus programas Office de forma gratuita en Microsoft Store: Word Mobile, Excel Mobile y PowerPoint Mobile se diseñaron específicamente para tabletas y otros dispositivos móviles, pero también pueden utilizarse en ordenadores de sobremesa o portátiles. Las aplicaciones móviles también tienen una gama reducida de funciones en comparación con las aplicaciones de escritorio, pero con una suscripción a Office 365 ya ofrecen algunas funciones más que las variantes en línea. Los equipos más débiles, como las tabletas Atom o los dispositivos 2 en 1 con solo 2 GB de RAM, pueden beneficiarse de las versiones móviles más delgadas en términos de rendimiento.

Todas las aplicaciones móviles sólo son capaces de abrir documentos de Office en modo de sólo lectura sin una suscripción válida a Office 365. Sin embargo, esto es perfectamente suficiente para imprimir un archivo de Word o iniciar una presentación de PowerPoint. Las aplicaciones son, por tanto, visores ideales de Office.

Si has instalado una aplicación móvil de este tipo, también puedes abrir documentos de Office sin conexión a Internet haciendo doble clic.

Si, por el contrario, accedes a las apps con una cuenta con una suscripción válida a Office 365, tendrás a tu disposición muchas de las funciones conocidas de Office, como editar y guardar. Este texto, por ejemplo, se creó antes de su publicación en Word Mobile en una tableta Windows 10 con teclado.

4. la «My Office App» para Windows 10 como centro de Office Online

Microsoft ha revisado su app de Office en el menú Inicio de Windows 10 con el cambio de año. Esto no solo ofrece ventajas para los clientes de Office 365, sino que también facilita el uso de Office Online.

Si la app de Office no está en tu sistema, puedes descargarla gratuitamente desde Microsoft Store.

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La app proporciona acceso directo a las aplicaciones web y al contenido guardado o editado recientemente en OneDrive.

También puedes cargar archivos locales, como un documento de Word, a través de la aplicación y abrirlos directamente en la aplicación web correspondiente.

Puedes descargar la app de Office de forma gratuita desde Microsoft Store si no está en tu sistema.

Lascríticas de la aplicación no son muy buenas. El trasfondo de esto es la publicidad integrada para la suscripción a Office 365.

La appapenas ofrece ventajas dignas de mención para los usuarios de Office 365. Sólo la gestión centralizada de los documentos editados recientemente, anclados o compartidos podría ser una razón para instalar la app a pesar de contar con una suscripción a Office 365. Por lo demás, la aplicación solo ofrece acceso a la cuenta o un enlace para instalar Office como aplicación de escritorio.

5. conclusión

Para disponer de todas las funciones, no puedes evitar comprar una versión completa de Office o contratar una suscripción a Office 365. Sin embargo, si puedes vivir con las limitaciones de las versiones en línea de Word, Excel y PowerPoint, Office en el navegador es casi tan cómodo de usar como las versiones de escritorio. En nuestra opinión, la app de Office es el enlace ideal y permite acceder directamente a las distintas apps online desde el paquete de Office.