Microsoft Office 2019 ya no incluirá OneNote. La versión de escritorio como parte del paquete Office será descontinuada, y se recomienda a los usuarios cambiar a la versión gratuita de la app UWP. Microsoft OneNote seguirá manteniéndose después de todo y también seguirá formando parte del paquete Office. Consulta nuestro apéndice del 10.11.2019. Aunque se seguirá manteniendo, esta versión no es adecuada para uso empresarial, ya que OneNote como app solo puede guardar las libretas en OneDrive y no ofrece una opción de almacenamiento con sincronización para varios usuarios en recursos compartidos de red. Muchas empresas buscan ahora alternativas a Microsoft OneNote, que examinaremos con más detalle en este artículo.

Addendum 10.11.2019 – OneNote volverá a formar parte de Microsoft Office en el futuro

Microsoft nos sorprendió tres veces en la conferencia Ignite 2019 con respecto a OneNote.

1. Después de todo, el soporte para OneNote 2016 se ampliará hasta 2025.
2. OneNote también se reintegrará en Office y se incluirá en la suite Office 2019 y Office 365.
3. Como tercer dato, Microsoft planea volver a poner en la misma base de código el código de la aplicación de Office OneNote, así como la ap de Windows.

Esto debería alejar el temor de que Microsoft abandone OneNote. Especialmente en las empresas que confían en OneNote para la estructura de documentos y el almacenamiento de información, esto debería quitarles un peso de encima.

Microsoft OneNote, despreciado por los usuarios privados, amado en el entorno empresarial

Microsoft OneNote siempre ha tenido una existencia sombría como componente del paquete Office. Aunque algunos usuarios de Office ni conocen ni utilizan OneNote, también hay muchos usuarios intensivos del producto. Especialmente para este grupo objetivo, OneNote es más que una simple colección de notas para listas de la compra o listas de tareas.

El programa divide sus datos en cualquier número de cuadernos, que a su vez pueden contener sus propias secciones. De este modo, el usuario puede crear cuadernos para distintas áreas temáticas y estructurarlos sensiblemente con las secciones. Las secciones incluyen páginas que pueden contener no sólo texto puro, sino también documentos de Office, gráficos, páginas web, etc. En el caso de las páginas web, OneNote inserta el contenido de las páginas en los cuadernos. En el caso de contenido de páginas web, OneNote también añade la fuente como URL, y en el caso de cambios realizados por otros empleados, sus nombres de usuario en la red.

Especialmente la integración con Microsoft Office es uno de los aspectos más destacados. Esto permite publicar contenido directamente en OneNote y también especificar si el contenido se publica allí sólo como archivo o como «contenido». La diferencia: el contenido se busca y también se encuentra a través de la búsqueda de texto completo. Con la «impresora OneNote» también se puede «imprimir» desde cualquier otra aplicación en OneNote y así también insertar documentos PDF en OneNote, por ejemplo. La función OCR integrada también encuentra fácilmente los contenidos a través de la búsqueda de texto completo, que busca automáticamente en todos los blocs de notas y muestra los aciertos a medida que se introducen. Gracias a este concepto, OneNote suele sustituir a la laboriosa creación de colecciones de conocimientos a través de una wiki u otros sistemas. Básicamente, no importa dónde se encuentre el contenido, ya que la búsqueda siempre conduce al objetivo.

Hemos descrito en detalle cómo funciona OneNote en el artículo «Microsoft OneNote: probado y muy bueno».

Diferencias entre la versión de escritorio de OneNote del paquete Office y las versiones gratuitas de OneNote

Microsoft OneNote está disponible en diferentes versiones, que sólo se diferencian si se examinan con detenimiento.

Versión de OneNote	Almacenamiento OneDrive	Almacenamiento OneDrive Business con SharePoint	Almacenamiento local/red
OneNote 2016	✓	✓	✓
OneNote 2016 (gratuito)	✓	✗	✗
Win 10 App (escritorio y móvil)	✓	✓	✗
OneNote Online	✓	✓	✗
OneNote para iOS	✓	✓1	✗
OneNote para Android	✓	✗	✗
OneNote para Mac	✓	✓1	✗

1 = solo con suscripción válida a Office 365

Actualmente, sigue habiendo tres versiones de OneNote para el escritorio de Windows.

Aplicación OneNote UWP para Windows 10

La aplicación UWP gratuita en el escritorio y en el menú Inicio de Windows 10 se ha optimizado para el funcionamiento táctil en comparación con la variante clásica de escritorio y también se puede manejar con un lápiz digital, como ofrecen las tabletas Surface de Microsoft, donde el reconocimiento de escritura a mano cobra todo su sentido. La entrada de lápiz es también la razón por la que la variante de la aplicación tiene una variedad de opciones de dibujo. Sin embargo, OneNote para Windows 10 solo almacena sus datos en la nube (OneDrive) y no ofrece una base de datos local.

La variante de la app es también la que Microsoft seguirá manteniendo en el futuro.

Descarga Microsoft OneNote para Windows 10 de forma gratuita.

OneNote 2016 para Windows

Microsoft OneNote 2016 como parte del paquete Office es la última versión como programa de escritorio y actualmente ofrece muchas más funciones y posibilidades en comparación con la variante app. Un ejemplo es la interacción con otras apps de Office como Outlook, pero esto puede cambiar a medio plazo si Microsoft descataloga la variante solo para escritorio. En comparación con OneNote para Windows 10, OneNote 2016 para Windows también puede guardar cuadernos localmente e incluso en unidades de red. Gracias a la función de sincronización integrada , es posible incluso utilizar los datos con varios usuarios al mismo tiempo. OneNote sincroniza los datos con la fuente de forma independiente.

OneNote 2016 (gratuito)

También existe una versión gratuita de OneNote 2016 fuera del paquete Office. Esta es básicamente idéntica a OneNote 2016 para Windows del paquete Office, pero carece de algunas funciones como el intercambio de datos con Outlook, la integración de tablas de Excel o la exportación de textos en formato Word. Además, la versión gratuita también utiliza únicamente OneDrive como destino de almacenamiento para los blocs de notas. Para los usuarios de Windows 7 o Windows 8, esta es la única versión de OneNote disponible actualmente.

Descargar Microsoft OneNote 2016 para Windows 7 o Windows 8 ahora gratis

Diferencias en detalle entre OneNote para Windows 10 y OneNote 2016

Microsoft ha vuelto a elaborar y presentar claramente las diferencias entre OneNote para Windows 10 y OneNote 2016 en un artículo más amplio «¿Cuál es la diferencia entre OneNote y OneNote 2016?».

Discontinuación de OneNote con Office 2019

Microsoft anunció en una entrada de blog de abril de 2018 que con el lanzamiento de Office 2019 a finales del verano de 2018, OneNote dejará de formar parte de Microsoft Office. En su lugar, los usuarios deberán utilizar la app OneNote de la Microsoft Store, que no solo seguirá manteniéndose, sino que incluso se ofrecerá de forma gratuita. Microsoft justifica la medida diciendo que quiere integrar un nuevo motor de sincronización en la aplicación OneNote, que también pueda servir para las plataformas Mac, iOS y Android. Así pues, OneNote probablemente también se ofrecerá como app en estas plataformas.

Con este paso, Microsoft pone en práctica lo que los usuarios de OneNote ya sospechaban desde la versión de 2016, ya que, en comparación con la de 2013, apenas había innovaciones y mejoras significativas en la última versión.

Periodo de transición para los usuarios de OneNote 2016

Microsoft también ha comentado sobre OneNote 2016 en el artículo enlazado anteriormente. Si este ya está instalado en el sistema, el instalador de Office 2019 comprueba si OneNote ya se ha ejecutado en el pasado. Si este es el caso, OneNote 2016 permanece y puede seguir utilizándose inicialmente. Pero dado que el soporte para Office 2016 expira en octubre de 2020 (con soporte de pago ampliado en octubre de 2025), a los usuarios serios de OneNote 2016 solo les quedan dos años para pasarse a la variante app de OneNote, si no fuera por un problema crucial de ubicación de almacenamiento.

OneNote sin OneDrive?

Después de OneNote 2016, según la planificación actual, ninguna otra versión de OneNote podrá leer y escribir libretas localmente o en unidades de red. Microsoft OneNote dependerá entonces del uso de OneDrive.

El trabajo colaborativo en blocs de notas con la aplicación sólo será posible a través de OneDrive para la Empresa como parte de la suscripción a Office 365. La única salida es utilizar un servidor SharePoint completo, que no almacena los datos en OneDrive para la Empresa de Microsoft, sino en el entorno de red de la propia empresa. Sin embargo, para las empresas más pequeñas en particular, esto supone un gasto muy grande.

Esto significa que, en el futuro, OneNote no se utilizará en muchas empresas como recopilación de conocimientos, almacenamiento estructurado de datos o informes empresariales, documentación de procesos empresariales, etc., si los datos no se van a almacenar en la nube y, de este modo, también se perdería el control sobre ellos.

Por tanto, los responsables de la toma de decisiones y los usuarios avanzados afectados deberían empezar ya a buscar alternativas a OneNote. Los requisitos del software alternativo dependen en gran medida del ámbito de uso anterior y de la gama de funciones deseada. Por ello, a continuación veremos varios programas que podrían ser una alternativa para su empresa, en función de la finalidad de uso.

Consejo: Importar libretas locales de OneNote a OneDrive: Si en el futuro desea utilizar sus libretas locales en la nube, puede compartirlas directamente desde OneNote 2016 a OneNote. Para ello, haz clic en Archivo -> Compartir. También puedes dar un nombre a la libreta, que se guardará en OneDrive.

Puedes volver a abrir este bloc de notas con la app OneNote de Windows 10 haciendo clic en «más blocs de notas», sincronizando los datos con OneDrive y abriendo después el bloc de notas recién compartido a través de «más blocs de notas» en la app.

Alternativas a OneNote sin conexión obligatoria a la nube

Si llegas a la conclusión de que almacenar cuadernos en la nube de Microsoft no es una opción para ti y sigues confiando en el almacenamiento local de datos (o en la red para poder trabajar en equipo), no hay más remedio que una alternativa a OneNote y, por tanto, un cambio.

El camino que tome dependerá del ámbito en el que haya utilizado OneNote hasta la fecha. Como pura «lista de tareas» o buzón de notas, existen innumerables soluciones especiales, en las que no entraremos aquí, pero que hemos resumido en nuestra sección de software Programas de bases de datos y toma de notas.

Otras soluciones con sus respectivas ventajas e inconvenientes son, por ejemplo:

Microsoft SharePoint

En redes de mayor tamaño, un servicio SharePoint podría servir como sustituto, siempre que antes se tratara de almacenar únicamente documentos de Office. El trabajo con SharePoint se organiza en equipos, por lo que los empleados pueden acceder a los datos del proyecto entre ellos. La estructura de SharePoint facilita el trabajo conjunto sobre los documentos. Sin embargo, no ofrece la sencillez de manejo y colaboración que OneNote.

Nuestro artículo «¿Para quién es adecuado Microsoft SharePoint?» ofrece una visión más profunda de Microsoft SharePoint.

El servidor SharePoint y OneDrive for Business en interacción
Como ya se ha explicado anteriormente, en la interacción de OneDrive for Business y un servidor SharePoint independiente, sin embargo, se puede conseguir que los datos no estén en la nube sino en SharePoint y en este caso OneNote también utiliza este «almacenamiento propio» en lugar de la nube. Microsoft ha documentado este uso en otro artículo «Visión general de OneDrive for Business en SharePoint Server».

Soluciones Wiki

Las soluciones Wiki fueron diseñadas precisamente para la recopilación y almacenamiento de colecciones de conocimiento. Si ha estado utilizando OneNote principalmente para esto, un wiki podría ser una alternativa. La antes abstracta sintaxis de entrada de los sistemas wiki ha mejorado mucho en los últimos años, con la incorporación de editores WYSIWYG, la posibilidad de adjuntar archivos y las referencias cruzadas automáticas. La lista de sistemas wiki disponibles es ahora enorme, y va desde pesos ligeros como DokuWiki a pesos pesados como MediaWiki, que también utiliza Wikipedia. Sin embargo, configurar MediaWiki, por ejemplo, no es muy trivial y requiere un servidor web con una base de datos. Además, el hecho de que un wiki sólo funcione a través del navegador web significa que se omiten muchas de las queridas funciones de escritorio de OneNote.

Una alternativa sencilla que no requiere servidor ni base de datos es el wikidPad gratuito. A diferencia de otros wikis, wikidPad se ejecuta como una aplicación de escritorio y utiliza archivos de texto puro como base de datos. Sin embargo, la entrada y el formato son bastante incómodos, por lo que realmente sólo es una variante cuando se trata de simples colecciones de conocimiento sin el formato necesario o la incrustación de objetos.

Evernote

La multiplataforma Evernote siempre ha sido una alternativa a OneNote, ofreciendo básicamente características similares, sólo una experiencia de usuario muy diferente y el enfoque para mapear el contenido allí. Evernote también funciona con libretas, pero no tiene secciones ni jerarquía como OneNote, sino que utiliza palabras clave y etiquetas para organizar y recuperar el contenido. Por otro lado, OneNote ofrece una interfaz algo más intuitiva y muchas más opciones para diseñar el contenido de las páginas de notas.

Con la excepción de una variante Basic limitada, Evernote sólo se ofrece en un modelo de suscripción. Dado que Evernote puede utilizarse en muchas plataformas y también en la web, el software ofrece sincronización para el uso de la información en todos los sistemas y plataformas y utiliza para ello una solución en la nube. Sin embargo, el usuario puede crear libretas locales, que quedan excluidas de la sincronización y, por tanto, de la transferencia de datos a Internet. Al contrario que en la página web, esto es (¿todavía?) posible con la versión básica gratuita. Sin embargo, el usuario pierde funciones como el OCR de gráficos o archivos PDF, ya que el reconocimiento de texto se realiza a través del servidor de Evernote.

A pesar de esta limitación, Evernote con libretas locales es una alternativa seria a OneNote, sobre todo porque también es posible importar todo tipo de datos, explícitamente también libretas locales de OneNote, a la versión de escritorio de Evernote. Sin embargo, debido a las limitadas opciones de diseño de Evernote, la visualización del contenido de OneNote puede sufrir, lo que también se conoce de otros formatos de oficina en el intercambio con programas de oficina extranjeros. Para una importación directa desde OneNote, es necesaria una versión de escritorio de OneNote además de Evernote.

Synology Note Station

Hace tiempo que los fabricantes de NAS ofrecen otras funciones además de los servicios puros de servidor de datos, por ejemplo, servidores multimedia, trabajos de copia de seguridad en la red LAN, servidores de chat y CArdDAV y de calendario, servidores web, sistemas wiki como el mencionado DokuWiki o MediaWiki y mucho más.

Synology también ofrece Note Station como parte de DiskStation Manager, una solución independiente al estilo de OneNote, pero que sólo aloja sus datos en el NAS doméstico. Además de una lista de tareas con gestión de citas, Note Station también ofrece notas clásicas que se organizan en blocs de notas.

El funcionamiento a través del navegador web es un poco frágil, pero funciona. Un clipper web, que también ofrecen OneNote o Evernote, graba automáticamente el contenido de los navegadores web en notas si se desea. Note Station también ofrece clientes móviles para iOS y Android, que se sincronizan con los datos del NAS en su propia LAN. De este modo, siempre tendrá el control de sus propios datos. Sin embargo, las opciones de diseño de Note Station son muy limitadas.

En un vídeo se presenta Note Station (en una versión anterior) en comparación con Evernote:

https://www.youtube.com/watch?v=aHB5T2naocg

Fabricantes como Q-Nap también ofrecen soluciones comparables.

CherryTree

El programa gratuito CherryTree es otro software para notas, basado en una estructura jerárquica de los datos. El software almacena el registro en un archivo XML o en una base de datos SQLite. Las características del software de código abierto, que está disponible para Windows, Linux y MacOS, incluyen una sencilla interfaz de usuario con editor WYSIWYG, varios formatos de lista, hipervínculos, soporte para texto enriquecido, corrector ortográfico y algunas más. CherryTree es menos adecuado para los documentos existentes que se van a transferir.

KeepNote

Similar a CherryTree, KeepNote también ofrece una estructura jerárquica para notas de todo tipo y puede seguir el ritmo de CherryTree en grandes partes. KeepNote también está disponible para diferentes plataformas y utiliza HTML y XML como formato de archivo, por lo que no necesita un servicio de servidor en segundo plano.

Jolin

Joplin es un sistema gratuito de gestión de información y notas al estilo de Evernote o Microsoft OneNote. Los cuadernos pueden almacenarse localmente, en unidades de red o en servicios en la nube como Nextcloud, Dropbox, OneDrive o WebDAV, y sincronizarse a través de ellos. Sin embargo, los datos sólo pueden importarse desde Evernote, por lo que los usuarios de OneNote tienen que dar primero un paso intermedio.

VistaWiki

VistaWIKI no es, contrariamente a su nombre, un wiki clásico, sino un software de bloc de notas fácil de usar al estilo de OneNote o Evernote, pero que almacena los datos localmente y, por tanto, no depende de un servicio en la nube. El programa es portátil, por lo que no requiere instalación, y el editor WYSIWYG ofrece numerosas opciones para visualizar y estructurar las entradas de datos, que se ordenan por capítulos, árbol de directorios y con palabras clave. Los datos pueden exportarse en varios formatos, como PDF, RTF o HTML. El software es básicamente gratuito, pero se financia mediante donaciones. Con la donación también se obtiene acceso a la aplicación de lectura para dispositivos Android y algunas funciones más.

Más alternativas

El número de posibles alternativas a OneNote es mayor de lo que se pensaba en un principio, por lo que los candidatos suelen representar sólo una pequeña parte de las posibilidades. Si candidatos como CintaNotes, Zim, OpenNote o Notezilla son adecuados para su campo de aplicación, tendrá que averiguarlo usted mismo en una prueba productiva.

Conclusión

OneNote es y sigue siendo una potente herramienta en manos expertas. El abandono de la posibilidad de guardar los datos localmente o en una unidad de red con la edición del paquete Office plantea grandes problemas a muchos usuarios. No todo el mundo puede o debe simplemente confiar los datos sensibles a un proveedor en la nube. Dependiendo de la aplicación, se plantean otras soluciones. Para textos sin gran formato, los programas KeepNote o CherryTree podrían ser la elección correcta, Note Station para los propietarios de un NAS Synology también sería una alternativa. En la actualidad, sólo Evernote se acerca a la riqueza de funciones de OneNote, pero sigue estando limitado en sus funciones cuando se utilizan blocs de notas locales. En la mayoría de los casos, es probable que un wiki supere los gastos, sobre todo para la introducción y preparación de contenidos.

Es de esperar que Microsoft reconsidere sus planes y al menos ofrezca a los usuarios de Microsoft Office una salida y permita el almacenamiento fuera de la nube a medio plazo. Aún hay tiempo hasta 2020.