En nuestra bandeja de entrada hemos encontrado el siguiente problema de la práctica: ¿Cómo puedo crear un pie de página en Word que muestre el número de página (x) de (y) páginas totales en cada página y sólo el número de página total (y) en la última página?

Términos básicos

Para entender la solución y el planteamiento de la misma, es necesario explicar algunos términos básicos.

Un pie de página es un área de página especial en un documento fuera del área de texto normal que se repite automáticamente en cada página de una sección del documento. En la solución documentada a continuación, el documento no se divide en secciones adicionales.

Un campo se refiere a áreas de texto especialmente creadas en Word que utilizan marcadores o funciones definidas para crear cálculos sencillos o mostrar información del documento como el número de página, la fecha de impresión o información del sistema en el documento. Los campos pueden insertarse mediante la secuencia de comandos Insertar, Bloques de campo, Campo (combinación de teclas ALT + E + F) o manualmente. Los corchetes de campo necesarios se crean con la combinación de teclas CTRL + F9 en caso de inserción manual y se actualizan con la tecla de función F9. El comando «Actualizar» garantiza que Word analice la función del campo, realice los cálculos o consulte la información del sistema y muestre el resultado en el documento, si no se produce ningún error.

Sombreado de campos

En la vista estándar de Word, las áreas con campos no son visibles o sólo pueden verse si el área de texto correspondiente está marcada. Antes de llegar a la solución, los campos deben hacerse siempre visibles. Para ello, utilice el comando Archivo (o botón Office en versiones anteriores), Opciones, Avanzadas, Mostrar área de contenido del documento. Allí encontrará el campo de lista Sombreado de campos, que debería estar ajustado a «Siempre» en cuanto empiece a trabajar con funciones de campo.

Números de página

Con la ayuda de los campos ya mencionados, Word puede mostrar los números de página automáticamente. Empecemos por ver lo que el propio Word puede hacer para resolver el problema.

1. Haga doble clic en la zona de cabecera del documento y, a continuación, cambie a la zona de pie de página que debe contener el número de página deseado con «Cambiar a pie de página».
2. A través del símbolo Número de página, elemento de menú Números de página, se puede encontrar una entrada «Números con formato en negrita» en la parte inferior, que se acerca mucho a nuestro problema con la visualización «Página 1 de 1».

   

3. Después de pegar, las áreas con las funciones de campo ahora deben ser visibles con un fondo gris.
   
4. Para pasar de la vista del resultado a la vista de la función de campo, se marca completamente el texto y se pulsa la combinación de teclas MAYÚS + F9. Alternativamente, en el menú contextual de la selección se encuentra el comando «Activar/desactivar funciones de campo».
   
5. Los corchetes de campo y las funciones se hacen entonces visibles:
   

En esta ilustración se puede ver que la función de campo PÁGINA representa el número de página de la página actual y NUMPAGES el número total de páginas. Los llamados conmutadores de campo que empiezan por * se utilizan para dar formato a la visualización del número de página y no son relevantes para el problema actual.

Sin el requisito de que sólo el número total de páginas debe mostrarse en la última página, el problema se resolvería después de algún formateo final. El formateo, por cierto, sólo tiene que hacerse en cualquier pie de página. Debido a la naturaleza especial del pie de página, los cambios se transfieren automáticamente a todas las páginas.

Editar manualmente las funciones de los campos

Con respecto al problema de que el número de página (x) de (y) páginas totales debe mostrarse en cada página, pero sólo el número de página total (y) debe mostrarse en la última página, la función de campo anterior aún no es suficiente. Debe añadirse la condición de que la parte anterior sólo se utilice si el número de página PÁGINA no es igual al número total de páginas NUMPAGES.

Word ofrece una función de campo IF para esto, que es similar a la fórmula if de Excel:

Por lo tanto, la función de campo ya existente sólo debe adaptarse en consecuencia:

1. La función de campo ya existente en el pie de página se marca y se transfiere a una función de campo de nivel superior con ayuda de la combinación de teclas CTRL + F9. (Por razones de claridad se han eliminado los interruptores y el formato existentes).
   
2. La función IF se crea según la sintaxis mostrada anteriormente. Los campos adicionales requeridos se colocan entre paréntesis de campo, que se crean con CTRL + F9. Los dos textos alternativos (texto si-verdadero o texto si-falso) aparecen entre comillas dobles. Tenga en cuenta que en la función de Word los espacios en blanco correctamente colocados separan los componentes de la fórmula.
   
   Por tanto, la función de campo comprueba primero para cada página si el número de página actual coincide con el número de página total, es decir, si es la última página. En caso negativo, aparece el texto if-false: Página (x) de (y). Para la última página, la condición se cumple. En este caso, aparece el texto if-true: página (y).
3. Por último, se marca la función del campo y se activa la actualización (recálculo) con la tecla de función F9. Alternativamente, puede encontrarse el comando «Actualizar» en el menú contextual de la selección.
4. Si se produce un error, probablemente no se ha colocado correctamente un espacio en alguna parte, faltan comillas o no se han insertado los corchetes de campo necesarios o se han insertado incorrectamente. En este caso, marque el texto por completo y pulse la combinación de teclas MAYÚS + F9. Corrija los errores y vuelva a actualizar.

Por cierto, como no hemos definido ninguna otra condición, la condición de la última página también se cumple si el documento en su conjunto consta de una sola página. Si este no fuera el caso, entonces se podría crear un pie de página independiente para la primera página con la ayuda del ajuste de diseño de página «Primera página diferente» y la solución aquí descrita sólo se podría utilizar para las páginas siguientes.

Consejo. El documento Sample.docx contiene la función de campo descrita aquí en el pie de página. Copiando y pegando, se ahorrará el tecleado propenso a errores y podrá utilizar la función de campo en sus propios documentos.

Se adjunta un ejemplo para descargar: Ejemplo

Imprimir

Al activar el proceso de impresión, la configuración estándar de Word actualiza primero todas las funciones de campo existentes antes de enviar el documento actualizado a la impresora. Si desea ir sobre seguro, seleccione primero todo el documento con CTRL + A y, a continuación, pulse la tecla de función F9. De este modo accederá a todas las funciones de campo del documento «normal». Si hay problemas con los campos de los encabezados o pies de página, éstos deben actualizarse por separado después de pasar al encabezado o pie de página. Esto suele hacerse al salir de estas áreas, pero también puede hacerse manualmente como se ha descrito.