Alemania no tiene buena reputación en lo que respecta a la digitalización, y por desgracia se la ha ganado a menudo. No en muchos países los empleados de las empresas pueden seguir hablando de que quieren enviar por fax los documentos requeridos lo antes posible sin estallar en carcajadas después.

El paso a la facturación electrónica también ha sido muy lento. Muchas facturas se siguen enviando por correo postal, y la alternativa electrónica no se hizo obligatoria para los poderes adjudicadores federales hasta 2020.

Sin embargo, hay mucho que decir a favor de la digitalización del tráfico de facturas. En este artículo, le daremos una visión general de las ventajas de la factura electrónica, así como de los procesos implicados en su creación. Así podrá sopesar por sí mismo si merece la pena la transición a la creación de facturas electrónicas en el futuro.

¿Cuáles son las ventajas de las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas se crean a partir de registros de datos XML que pueden ser leídos por máquinas. Esto hace posible el tratamiento automatizado de los datos. Al cambiar a las facturas electrónicas, se eliminan por tanto los antiguos procesos de trabajo manual, lo que repercute en los costes y las horas de trabajo.

1.1 Las facturas electrónicas ahorran costes

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Los costes del proceso de facturación pueden parecer bajos cuando se piensa en ellos por primera vez, pero en el proceso manual se convierten en un compañero permanente y habitual. Especialmente para las empresas, aquí se acumulan rápidamente sumas elevadas debido a los materiales y el envío.

Se incurre en gastos de material por el papel y la impresión, y también hay que pagar el franqueo de cada envío. Además, la tramitación por personal especializado es un factor de coste. Aunque el personal esté disponible de todos modos, la tramitación ocupa un tiempo que no está disponible para otros procesos, lo que supone horas extraordinarias o mano de obra adicional.

Pero la cosa no se queda en estos costes más evidentes. Almacenar los datos en papel puede resultar inesperadamente costoso, sobre todo para las grandes empresas que tienen que presupuestar salas enteras para archivar el tráfico de facturas.

En cambio, las facturas electrónicas ofrecen la posibilidad de procesarlas gratuitamente en muchos casos, aunque muchos programas de facturación ofrecen funciones avanzadas con suscripciones mensuales.

1.2 Las facturas electrónicas ahorran tiempo y esfuerzo

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El ahorro de tiempo gracias a la facturación electrónica se produce de varias maneras. El factor más fácilmente visible es la eliminación de la ruta de despacho. Esto significa que el destinatario recibe el dinero más rápidamente. Las posibles consultas también pueden resolverse sin demora.

Se ahorra tiempo de procesamiento interno en el proceso de envío y comprobación. El sellado de sobres, la realización de escaneados para el archivo, la ruta postal, así como el tiempo de tránsito entre los diferentes departamentos ya no desempeñan ningún papel.

2. ¿qué debe garantizarse en el proceso de facturación?

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Si una empresa quiere pasarse a las facturas electrónicas, primero tiene que cumplir algunos requisitos. Estas directrices también deben cumplirse en el tratamiento posterior.

1. Legibilidad. La factura debe ser legible por humanos utilizando los medios electrónicos actuales.
2. Autenticidad. El emisor de la factura debe ser trazable.
3. Integridad. La factura debe contener la información exigida por la Ley del IVA.
4. Consentimiento del destinatario. El consentimiento no tiene que darse de forma activa; la falta de oposición se considera consentimiento.

Estos requisitos deben estar garantizados por una pista de auditoría interna. El aspecto exacto de esta pista de auditoría depende en gran medida de las propias empresas. Sin embargo, un procedimiento de control electrónico se presta a ello debido al procesamiento electrónico que ya está teniendo lugar.

¿Cuál es el proceso de creación de facturas electrónicas?

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Aunque crees facturas electrónicas, el proceso es casi idéntico al de las facturas en papel o en Excel. La única diferencia es que necesitas el software adecuado. Se trata de programas de facturación o contabilidad.

Aunque algunos de ellos ofrecen un determinado servicio de forma gratuita, hay que adquirir funciones ampliadas si se necesitan. Los programas los ofrecen los lugares más diversos; el S-Rechnung-Service easy, por ejemplo, está vinculado a la Sparkasse.

Atención: dado que muchos servicios sólo están disponibles en línea, puede haber cambios en las ofertas que no estén representados en las guías más antiguas. En algunos lugares se sigue recomendando la factura Z para la norma ZUGFeRD, pero ya no está disponible como aplicación.

Lo que hay que tener más en cuenta son las normas válidas para las facturas electrónicas. Porque para que las ventajas de las facturas electrónicas se hagan realmente realidad, se necesita un procesamiento uniforme.

Para la mayoría de las empresas, la creación de facturas X se ha convertido en un estándar. Pero el formato de factura ZUGFeRD también es habitual en muchos sitios.

3.1 Creación de facturas X

Las distintas abreviaturas pueden resultar confusas, pero en última instancia XInvoice es simplemente una forma de factura electrónica que se ha establecido como estándar. Sigue la norma de la UE que se aplica a la facturación electrónica.

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En el artículo 4 del ERechV (reglamento sobre facturación electrónica), XInvoice tiene preferencia sobre otros estándares. Con ello se pretende, en particular, estandarizar los procesos para poder utilizar más ampliamente las facturas electrónicas.

3.2 Creación de facturas mediante ZUGFeRD

ZUGFeRD, abreviatura de Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (Guía del usuario central del Foro de facturación electrónica de Alemania), es un tipo de factura en la que los archivos PDF están vinculados al archivo XML legible electrónicamente.

Puede descargar y utilizar ZUGFeRD gratuitamente. Cumple la norma de la UE igual que la XInvoice, pero se creó teniendo en cuenta los requisitos de la economía.

En definitiva, ambos estándares pueden utilizarse sin problemas, si bien ZUGFeRD suele preferirse cuando se envían facturas entre empresas, mientras que XInvoice se utiliza cuando se crean facturas electrónicas para el gobierno federal o se interactúa de otro modo con la administración federal en la contabilidad.

4. ¿Cómo envío la factura creada?

Crear una factura electrónica puede parecer un obstáculo al principio, pero enviarla no lo es. Por regla general, el envío y la recepción del archivo se hacen simplemente por correo electrónico.

Sin embargo, algunos clientes, como el gobierno federal, también permiten que los archivos se carguen manualmente en su sitio web en lugar de por correo. Y en algunos casos, se ofrece como alternativa el DE-Mail, que puede facilitar la identificación de la autenticidad.

Además, existe la opción de utilizar la red Peppol para la transmisión.

No obstante, en todas las variantes la transmisión puede realizarse rápidamente y sin costes adicionales. Tanto si crea su factura anual como si gestiona operaciones de pago diarias, la transmisión de facturas se realiza con un solo clic.