Casi todos los días recibimos llamadas de usuarios que no han hecho una copia de seguridad de los datos del programa Microsoft Outlook y Outlook Express antes de una nueva instalación o de un traslado de ordenador y que ahora buscan consejo sobre cómo recuperar sus antiguos correos. Con un poco de conocimiento sobre qué cliente de correo almacena sus datos y dónde, y las herramientas adecuadas, trasladar los datos del programa a otro ordenador o hacer una copia de seguridad antes de una nueva instalación ya no es un problema.

1. ¿qué es dónde?

Microsoft Outlook y Outlook Express sólo tienen en común el nombre. Por lo demás, apenas hay similitudes entre ambos programas. Esto también es evidente en el tipo de archivos que ambos programas crean y gestionan.

Nota: A continuación se tratan algunos archivos del sistema que pueden no ser visibles para usted porque aún no se ha modificado la configuración del Explorador en Herramientas -> Opciones de carpeta -> Ver. Por lo tanto, para este artículo deberá realizar allí los siguientes ajustes:

Activar la visualización de archivos y carpetas ocultos

Mostrar la extensión de los tipos de archivo conocidos

Atención: Las siguientes explicaciones para Microsoft Outlook no son válidas para el funcionamiento con un servidor Exchange.

1.1 Outlook Express

Outlook Express sólo sirve para enviar correo y grupos de noticias. El programa guarda estos archivos en diferentes ficheros en una carpeta separada. Normalmente se encuentra en C:³³Documents and Settings³USERNAME³Local Settings³Application Data³Identities³{Número de identidad}³Microsoft³Outlook Express.

Archivos de Outlook Express

Además, el propio Outlook Express también muestra la ruta a la carpeta de correo. El cuadro de diálogo correspondiente se oculta tras Herramientas -> Opciones -> Mantenimiento -> Carpeta de almacenamiento.

Carpeta de almacenamiento de Outlook Express

Los contactos se almacenan por separado en la libreta de direcciones de Outlook Express. La ruta a esta se puede encontrar en el registro en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft WAB\WAB4\Wab Nombre dearchivo y suele ser C:\Documents and Settings\USERNAME\Application Data\Microsoft Address Book\USERNAME.wab

Outlook Express guarda el resto de configuraciones como reglas de filtrado y remitentes bloqueados en el registro, así como los datos de la cuenta de correo y grupo de noticias.

1.2 MS Outlook

El corazón de todos los archivos de MS Outlook es el archivo «Personal Store», o archivo PST para abreviar. En este archivo MS Outlook almacena toda la información excepto categorías, firmas, reglas, libretas de direcciones personales, diseño de la barra de Outlook, configuración de impresora y página, así como cuentas de correo.

El archivo PST se llama Outlook.pst y se encuentra por defecto en la carpeta C:\Documents and Settings\USERNAME\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook, o C:\Used\USERNAME\AppData\Local\Microsoft\Outlook, dependiendo del sistema operativo.

Sin embargo, usted mismo puede averiguar fácilmente la ubicación de su archivo PST. Para ello, haga clic en Herramientas -> Opciones -> Configuración de correo electrónico y, a continuación, en Archivos de datos. Aquí se enumeran todos los archivos PST utilizados.

Carpeta de almacenamiento de MS Outlook del archivo PST

En Configuración encontrará más información sobre cada archivo PST.

Carpeta de almacenamiento de MS Outlook del archivo PST

Otra forma de averiguar la ruta de acceso a su propio archivo PST es a través del menú contextual de la «Carpeta personal» y allí a través de las propiedades.

Carpeta de almacenamiento de MS Outlook del archivo PST a través del menú contextual

En el botón «Avanzado» del siguiente menú encontrará entonces la ruta exacta del archivo PST utilizado.

Carpeta de MS Outlook del archivo PST

En la carpeta de almacenamiento Outlook .pst también puede encontrar un Archive. pst. Esto representa el archivo al que MS Outlook traslada los elementos durante el archivado y, por tanto, los elimina del archivo PST real. Los ajustes para el archivado se definen globalmente en el propio MS Outlook en Herramientas -> Opciones o individualmente para cada carpeta de elementos a través de su menú contextual.

Los ajustes para el icono y la barra de menú se almacenan en el archivo outcmd.dat. El archivo se encuentra en C: ³ Documentos y configuraciones³ nombre de usuario³ Datos de aplicación³ Microsoft³ Outlook.

El archivo extend.dat (en la misma carpeta que outcmd.dat) contiene información sobre los complementos instalados para MS Outlook.

Signatures can be found under C:\Documents and Settings\USERNAME\Application Data\Microsoft\Signatures and always consist of 3 files per signature.

MS Outlook: Firmas

Si utiliza libretas de direcciones personales en lugar de contactos de Outlook, debe buscar los archivos PAB mediante la búsqueda de archivos de Windows y también guardarlos.

Por el momento, todo lo demás también se encuentra en la base de datos del registro de MS Outlook.

2 Copia de seguridad de los datos – mejor con programas

Hacer una copia de seguridad de todos los componentes de MS Outlook y Outlook Express no es fácil, ya que son necesarios varios pasos. Dependiendo del programa utilizado, habría que hacer una copia de seguridad de la carpeta de correo o del archivo PST, hacer una copia de seguridad de otros archivos y exportar reglas y cuentas de correo de los programas o del registro. Mucho más cómodos y seguros para este fin son los programas, de los que existe una gran selección en forma de gratuitos y shareware.

Para MS Outlook, MOBackup y OutBack Plus han demostrado su eficacia. Ambos programas son capaces de realizar copias de seguridad de todos los ajustes y archivos relevantes para MS Outlook y restaurarlos en caso necesario. Además, también se pueden hacer copias de seguridad de otros archivos, como los favoritos o los de libre definición. Yo mismo he utilizado con éxito OutBack Plus en varias ocasiones. Aunque ambos programas son shareware, pueden utilizarse sin restricciones para transportar datos de correo de un PC a otro dentro de la fase de prueba de 30 o 15 días.

OutBack Plus

Para Outlook Express, además de buen shareware como Express Assist (fabricante de OutBack Plus, véase más arriba), también hay buen freeware para hacer copias de seguridad de todos los archivos, por ejemplo Outlook Express Freebie Backup.

Si aún así quieres hacerlo tú mismo, sigue leyendo a continuación.

3. nota al restaurar datos desde CD/DVD

Si los archivos se restauran desde un soporte de datos como un CD, debe quitarse manualmente el estado «protegido contra escritura» (botón derecho del ratón – > Propiedades -> Quitar la marca de verificación de «protegido contra escritura»).

Quitar la protección contra escritura

4 Copia de seguridad y restauración manual de Outlook Express

4.1 Carpeta de almacenamiento completa

Se puede hacer una copia de seguridad completa de la carpeta de almacenamiento de los correos (véase 1.1). Si desea restaurarla más tarde, copie la carpeta de nuevo en un directorio, elimine la protección contra escritura de todos los archivos y, a continuación, introduzca la ruta con los correos antiguos a través de Mantenimiento -> Carpeta de almacenamiento.

Cambiar la ubicación de almacenamiento de Outlook Express

Outlook Express detecta entonces que se trata de una carpeta de correo diferente e informa de ello.

Cambiar la ubicación de almacenamiento de Outlook Express

Si confirma con Sí, la nueva carpeta de correo y su contenido se utilizarán tras un reinicio.

Este método también se puede utilizar para mover los correos a otra unidad si suele reiniciar el sistema con programas de imagen. Si la carpeta de correo estuviera todavía en C:, los correos volverían al estado anterior tras el restablecimiento de la imagen y se perderían los nuevos.

4.2 Importar correos

Otra forma (en lugar de reemplazar la carpeta de correo completa) es a través de la estructura de carpetas. Primero tiene que volver a guardar la estructura de carpetas completa.

En Archivo -> Importar -> Mensajes ->

Importar mensajes de Outlook Express

seleccione Outlook Express 6 y, a continuación, «Importar correo electrónico de una estructura de carpetas de OE6».

Importar mensajes de Outlook Express

Seleccione ahora la carpeta de almacenamiento que contiene los correos guardados. A continuación, el filtro de importación fusiona los correos guardados con la nueva carpeta de datos.

4.3 Libreta de direcciones

Lo mejor es hacer una copia de seguridad manual de la libreta de direcciones y copiarla posteriormente en la ubicación anterior. Opcionalmente, puede especificar una ruta diferente para el archivo WAB a través del registro y así también moverlo a otra partición.

Opcionalmente, también puede importar y exportar la libreta de direcciones. La función correspondiente se encuentra en Outlook Express, en el menú «Archivo», en «Importar» o «Exportar». Seleccione «Archivo de texto, separado por comas» como formato de archivo.

4.4 Cuentas de correo y noticias

Las cuentas de correo y de noticias deben exportarse primero desde Outlook Express e importarse de nuevo del mismo modo. Puede acceder al menú correspondiente a través de Extras -> Cuentas.

Exportar cuentas de Outlook Express

Atención: Las contraseñas se pierden durante la importación y deben anotarse previamente. Si las ha olvidado, puede hacerlas visibles antes de exportar con herramientas como X-Pass o BulletsPassView.

4.5 Reglas de filtrado

Es más difícil guardar las reglas de filtrado, que se almacenan en el registro. Para exportarlas, vaya a Inicio->Ejecutar en el registro y cambie a la rama HKEY_CURRENT_USER\Identities\{Número de identidad}\Software\Microsoft\Outlook Express\5.0\Rules y guárdela mediante Menú contextual -> Exportar.

Exportar reglas de Outlook Express

Volver a escribir es problemático si el número de identidad cambia debido a una nueva instalación. En este caso, primero debe editar el archivo reg con un editor de texto antes de importarlo y sustituir el número de identidad antiguo por el nuevo. El nuevo ID se puede encontrar en la carpeta de almacenamiento de los datos de correo después de una nueva instalación (ver punto 1.) o en el registro bajo HKEY_CURRENT_USER\Identities.

En el artículo 276511 de la Base de conocimientos, Microsoft vuelve a describir detalladamente cómo restaurar las reglas y los remitentes bloqueados. Tenga en cuenta que el número de ID debe ir siempre entre llaves cuando trabaje con sustituciones. El número ID puro no conduce al éxito. Correctamente, por lo tanto, siempre debe leer HKEY_CURRENT_USER\Identities\{número de identificación} ….

5 Copia de seguridad y restauración manual de MS Outlook

5.1 Archivo PST

Como ya se ha descrito en el apartado 1.2, el archivo PST es el corazón de MS Outlook. Además de la copia de seguridad manual en otro soporte de datos o partición, Microsoft también ofrece un complemento gratuito que realiza copias de seguridad del archivo PST a intervalos regulares. El complemento de MS Outlook: Copia de seguridad de carpetas personales funciona con MS Outlook a partir de la versión 2002.

Existen 3 soluciones posibles para realizar copias de seguridad del archivo PST.

a.)
Simplemente reemplace el archivo PST anterior (probablemente en la carpeta por defecto C:\Documents and Settings\USERNAME\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook o C:\Used\USERNAME\AppData\Local\Microsoft\Outlook) con el archivo respaldado (elimine la protección contra escritura si es necesario).

b.)
Como alternativa, también puede importar los datos del archivo PST del que se ha realizado la copia de seguridad al nuevo archivo a través de Archivo -> Importar -> Importar desde otros programas o Archivos -> Archivo de carpeta personal (.pst).

MS Outlook: Importar PST

MS Outlook: Importar PST

Tiene más opciones para evitar o permitir duplicados.

c.)
Sin embargo, también puede eliminar el archivo PST (consulte más arriba la ruta) que se creó automáticamente tras el primer inicio de programa de MS Outlook. Al reiniciar MS Outlook, el archivo PST aparece como no encontrado. La aplicación pregunta entonces por la ruta del archivo PST. Aquí puede introducir la ruta de la copia de seguridad con el antiguo archivo PST. Tenga en cuenta, sin embargo, que el archivo no está protegido contra escritura. Sin embargo, quien tenga accesos directos individuales en la barra de Outlook, debería abstenerse de utilizar este método, ya que de lo contrario se perderán.

Además, este procedimiento causa un problema con la libreta de direcciones, que puede solucionarse con el consejo del archivo de consejos de WinTotal.

5.2 Reglas

MS Outlook puede importar y exportar reglas de programa, como las utilizadas para los correos, sin intervención en el registro. Los diálogos correspondientes se encuentran para MS Outlook 2002 y 2003 en Herramientas -> Reglas y notificaciones -> Opciones y para MS Outlook 2000 en Herramientas -> Asistente de reglas -> Opciones.

5.3 Cuentas

Para MS Outlook 2000, importar y exportar cuentas de correo no supone ningún problema. En Herramientas -> Cuentas -> Correo encontrará botones para importar y exportar.

Desafortunadamente, las cosas son mucho más complicadas con MS Outlook 2002 y 2003, ya que simplemente no hay opción para importar y exportar. Outlook Express sirve como improvisación. Para ello, se crean todas las cuentas de correo en este programa y se exportan en los llamados archivos AIF. Si se vuelve a configurar el sistema, las cuentas se importan primero a Outlook Express. Si están disponibles allí y se inicia MS Outlook por primera vez, éste reconoce las cuentas de correo de Outlook Express y ofrece hacerse cargo de ellas. El proceso también puede iniciarse manualmente. Para ello, haga clic en Archivo -> Importar -> Importar configuración de cuentas de correo de Internet. A continuación, el siguiente cuadro de diálogo le ofrece hacerse cargo de las cuentas de Outlook Express.

MS Outlook: Importar cuentas de correo

El software descrito en 2. no tiene problemas con la copia de seguridad de las cuentas de correo.

5.4 Otros archivos

Todos los demás archivos de MS Outlook (véase 1.2) pueden copiarse y restaurarse mediante la ruta de copia normal.

5.5 Alternativa para Office XP y 2003

Desde Office XP, se ha instalado un asistente para guardar configuraciones individuales bajo petición. El programa guarda y restaura las configuraciones individuales de todas las aplicaciones de Office.

Asistente de Office 2003

El asistente guarda los datos en un archivo OPS. Si vuelve a configurar Office en el nuevo PC, puede restaurar la copia de seguridad guardada anteriormente. Sin embargo, la herramienta no guarda el archivo PST ni las reglas de filtrado. Encontrará más información en Microsoft.

6 Otros enlaces

En la sección de enlaces de WinTotal se pueden encontrar muchas páginas sobre el tema de la copia de seguridad de datos en MS Outlook y Outlook Express, especialmente para programas de correo.