Microsoft Outlook no sólo se utiliza ampliamente en el entorno empresarial, ya que el Gestor de Información Personal de Microsoft ofrece todo lo necesario para la vida cotidiana en la oficina. Sin embargo, un problema frecuente para los usuarios en el entorno corporativo es el límite de tamaño del buzón de correo en el servidor y la cuestión asociada de cómo evitar el borrado de correos recibidos o enviados. Los usuarios que utilizan Outlook como programa local también se quejan de la lentitud con la que se inicia Outlook. La causa suele ser un archivo de datos de Outlook demasiado grande que tarda mucho en cargarse y prepararse.

La función de archivado de Outlook puede ayudarte con ambos problemas. En el siguiente artículo explicamos cómo archivar con Outlook .

El tamaño del buzón del servidor no es suficiente

Si utilizas Outlook en un entorno empresarial, normalmente también se utiliza un servidor Exchange. Aquí, el administrador puede limitar el tamaño del buzón. Si se alcanza este límite, normalmente hay que borrar los correos leídos o recibidos en el buzón para poder volver a trabajar sin problemas. Sin embargo, si no quiere desprenderse de los correos antiguos, también puede archivar los contenidos antiguos y así seguir teniendo acceso a la correspondencia antigua y utilizar también el archivado de Exchange.

Inicio lento de Outlook debido a un archivo PST demasiado grande

Para los usuarios que utilizan Outlook sin un servidor Exchange, el cliente de correo guarda toda la información en archivos locales:

• Archivo PST
  La extensión PST significa Personal Store. En este archivo, Outlook almacena todos los correos enviados y recibidos, contactos, entradas de calendario, notas, tareas, etc.
• Archivo OST
  Si está conectado a una cuenta de correo a través de IMAP o Exchange, Outlook crea un archivo de datos sin conexión (OST) para cada cuenta.

Si estos archivos se han vuelto demasiado grandes, el inicio de Outlook puede tardar bastante más.

También en estos casos es conveniente utilizar la función de archivado de Outlook para eliminar de los archivos elementos antiguos, como correos o entradas de calendario.

Tamaño y ruta de un archivo de datos de Outlook:La forma más sencilla de ver el tamaño de un archivo de datos de Outlook y su ruta es a través de la configuración de la cuenta de Outlook, pestaña «Archivos de datos» y allí a través del botón «Abriralmacenamiento de archivos «. Si desea cambiar la ruta de un archivo PST, nuestro consejo Cambiar la ubicación de almacenamiento de un archivo PST le ayudará.

El archivado de Outlook mueve el contenido a otro archivo PST

Si utilizas la función de archivado de Outlook, puedes archivar tu buzón de correo. Esto implica mover el contenido de un archivo de datos a un nuevo archivo de datos, que aquí llamamos archive.pst, después de una fecha de caducidad establecida. Puedes abrir este archivo de datos en cualquier momento y seguir viendo y editando los contenidos antiguos con normalidad; también se encontrarán en una búsqueda si el archive.pst está abierto.

Archivar Outlook, Archivar correos

Crear un nuevo archivo PST

Primero cambie a la configuración de la cuenta de Outlook, a la que puede acceder en Outlook a partir de la versión 2013 en Archivo.

A continuación, cambie a la pestaña Archivos de datos y añada un nuevo archivo PST a Outlook mediante el botón «Añadir». También puede seleccionar libremente la ruta de almacenamiento del PST en este cuadro de diálogo.

Para nuestro artículo, hemos llamado al archivo Archive.pst.

Nota: Outlook almacenará todo el contenido archivado en este archivo en el futuro.

Configuración del archivo de Outlook, personalización del autoarchivado

En el siguiente paso, cambie a las opciones de Outlook, a las que llegará a través de Archivo->Opciones. En la sección «Avanzado » encontrará la configuración para el autoarchivado.

1. En la configuración del autoarchivado, puede definir si Outlook debe autoarchivar y en qué intervalos. El intervalo de 14 días ha demostrado ser práctico.
2. En la segunda casilla de verificación puede especificar activándola que el autoarchivado de Outlook sólo se inicie tras una confirmación.
3. Debe desactivar la casilla de verificación «Eliminar elementos caducados». De lo contrario, los correos se eliminarán y no se archivarán.
4. La casilla «Archivar o eliminar elementos antiguos» debe estar activada para que los contenidos se muevan posteriormente a archive.pst.
5. Con la marca de verificación «Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas» puede ver la carpeta de archivo en la lista de carpetas de Outlook.
6. En el campo «Eliminar elementos si son más antiguos que» puede especificar la antigüedad que deben tener los elementos, como los correos, antes de ser eliminados. El valor predeterminado es de tres meses. Puede cambiar tanto el número como la unidad (semanas, días).
7. En el campo «Mover elementos antiguos a:» debe seleccionar ahora el archivo archive.pst creado al principio mediante Examinar para que el archivado tenga lugar en este archivo.
8. No debe activar la función «Borrar elementos antiguos permanentemente» a menos que realmente desee borrar los contenidos por completo, ya que el archivado del punto 7 se desactiva automáticamente cuando se activa.
9. El último botón al final le permite aplicar la configuración de archivo realizada anteriormente a todas las carpetas de Outlook o sobrescribir otras configuraciones.

Cambiar específicamente el archivado automático para carpetas individuales

Es posible que desee cambiar la configuración general de archivado para carpetas individuales, por ejemplo, archivar los correos recibidos de una cuenta de correo después de sólo una semana o excluirlos generalmente del archivado. Esto también es posible en Outlook.

Para ello, vaya a la carpeta cuya configuración de archivado desee modificar y vaya a las propiedades a través del menú contextual de la carpeta.

Hay dos pestañas en las propiedades de la carpeta. Cambie aquí a la pestaña Autoarchivar.

En este cuadro de diálogo puede especificar si esta carpeta no se archiva en absoluto, si se aplican los ajustes de archivado estándar o sus propios valores predeterminados. Por ejemplo, puede especificar un periodo de tiempo más corto o más largo a partir del cual se debe archivar un elemento, e incluso especificar un fichero de archivo diferente como destino.

Activar el archivado manualmente

Una vez que haya ajustado la configuración de archivado, recibirá un mensaje cada 14 días preguntándole si debe iniciarse el archivado.

También puede iniciar el archivado manualmente en cualquier momento. Para ello, vaya a Limpieza del buzón en Archivo -> Herramientas.

En el botón Autoarchivar encontrará una forma de activar el archivado manualmente.

Outlook no archiva todos los objetos correctamente

Es posible que al archivar correos observe que Outlook no archiva algunos correos aunque los elementos ya hayan caducado. El motivo es que desde la versión 2010 Outlook no se orienta por la fecha de recepción o envío de un correo, sino por cuándo se modificó el elemento por última vez. En este caso, hay que mover el correo manualmente o utilizar una directiva de grupo o un cambio en el registro para restablecer el comportamiento desde Outlook 2010, como describe nuestro consejo Outlook no archiva todos los elementos correctamente.

Mover objetos al archivo manualmente

Además del archivado automático, también puede mover elementos al archivo manualmente. Para ello, primero debe abrir Archive.pst a través de «Archivo» si el archivo aún no se muestra en la lista de carpetas.

En la lista de carpetas verá ahora su archivo de almacenamiento, así como los demás buzones y carpetas.

Ahora puede arrastrar y soltar elementos del archivo PST normal, por ejemplo, todos los correos de la carpeta Elementos enviados, en la carpeta Elementos enviados del archivo. Si la carpeta en el archivo aún no existe, puede crear esta u otras carpetas allí según sus propios deseos.

Seleccionar elementos en Outlook:Puedes utilizar la tecla CTRL para seleccionar varios elementos si no son consecutivos. Con la tecla MAYÚS, en cambio, seleccionas el primer y el último elemento, con lo que se selecciona toda la lista intermedia.

En lugar de arrastrar y soltar, también puedes utilizar la función «Mover» a través del menú contextual. Sólo tienes que introducir aquí «A otra carpeta» y seleccionar la carpeta de archivo. También puedes archivar carpetas individuales con esta función.

Consejos sobre el alcance con la función de archivo

Mejor designación en la lista de carpetas

Para que siempre sepa qué archivo está utilizando actualmente, también puede cambiar el nombre de las carpetas de archivo en la lista de carpetas . Para ello, haga clic en la carpeta de archivo y, a continuación, en las propiedades del archivo de datos a través del menú contextual.

En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en el botón«Avanzado».

En la ventana situada detrás de «Avanzado» puede ajustar el nombre en el campo «Nombre», que se muestra en la lista de carpetas de Outlook. Esto no cambia el nombre del archivo PST.

Nuevos archivos año por año

Especialmente para los usuarios con un gran volumen de correo, es aconsejable organizar los archivos de correo anualmente. Para ello, tendrías que crear un nuevo fichero de archivo para cada año, por ejemplo archiv2019.pst, y ajustar la configuración de autoarchivado una vez al año, pero esto te daría una mejor visión de conjunto y una forma de clasificar.

Comprimir archivos PST

En las propiedades avanzadas de los archivos de datos también tienes la opción de comprimir los archivos de datos de Outlook. Esto desfragmenta los «huecos» causados por contenidos movidos o eliminados y hace que el archivo sea considerablemente más pequeño y más rápido de leer o escribir.

La compresión es especialmente útil para el archivo principal después de cada sesión de archivado.

No coloque archivos PST en unidades de red

Microsoft desaconseja explícitamente colocar archivos PST en rutas de red si se desea trabajar con ellos. El motivo es que no sólo todas las operaciones tardan considerablemente más, sino que las operaciones de escritura son hasta cuatro veces más lentas que las de lectura. Además, existe el riesgo de dañar el archivo PST si la conexión de red se interrumpe -aunque sea por poco tiempo- durante una operación de escritura, por ejemplo al redactar un nuevo correo electrónico, lo que no es infrecuente, especialmente con conexiones WLAN.

Buscar en Archive.pst

Su archivo de almacenamiento es un archivo de datos de Outlook como cualquier otro. Si lo ha abierto, también puede buscar en el archivo elementos como correos.

Sin embargo, con archivos de gran tamaño, Outlook puede tardar un poco en indexar completamente el contenido para realizar búsquedas.

Copia de seguridad de archivos PST

Crea regularmente una copia de seguridad de los archivos de Outlook. Esto incluye hacer una copia de seguridad de los archivos PST en otra ubicación, como otro disco duro, NAS o memoria USB.

Conclusión

Con la función de archivado mantendrás tu buzón ordenado, Outlook funcionará más rápido y tampoco tendrás que prescindir de los correos antiguos.

Pero no lo olvides: la función de archivado no sustituye a una copia de seguridad de los archivos de Outlook, ya que los correos antiguos sólo se mueven a otro archivo. En nuestro archivo de software de la categoría Outlook encontrarás soluciones para hacer copias de seguridad de correos o de Outlook por completo.

Si, por ejemplo, desea almacenar correos de forma legalmente segura, debería echar un vistazo a la copia de seguridad de datos MailShelf, que almacena los correos localmente en un archivo a prueba de manipulaciones y a largo plazo.