¿Qué es SharePoint? Muchos usuarios de Windows no saben qué pensar de este término. En este breve artículo, le presentaremos el software de Microsoft del mundo de la ofimática, explicado de forma sencilla.

1 Microsoft SharePoint: ¿qué es?

Para responder a la pregunta de qué es SharePoint, tenemos que echar un vistazo más de cerca a la cartera de Office de Microsoft.

Con Word, Excel y PowerPoint, Microsoft ya ofrece tres de los productos ofimáticos más importantes de su propia casa. Mientras que los usuarios individuales o los departamentos más pequeños pueden arreglárselas con un simple sistema de almacenamiento de archivos, las cosas se vuelven rápidamente confusas y caóticas en los entornos de oficina más grandes: la falta de versiones, la falta de niveles de autorización, la falta de colaboración conjunta en documentos y la búsqueda más difícil de documentos de Office en estructuras de carpetas confusas frenan la coordinación y la colaboración sin problemas en la vida cotidiana de la oficina.

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Sólo OneNote, si los archivos se almacenan en una unidad de red, puede ser utilizado por varios usuarios al mismo tiempo en una base de datos mediante sincronización sin ningún problema. Para Microsoft Outlook y sus funciones de equipo, ya es necesario un servidor Exchange para utilizar calendarios, correos y buzones compartidos o listas de tareas. Para Word, Excel y PowerPoint , en cambio, la plataforma elegida es SharePoint, que ofrece funciones adicionales más allá del simple intercambio de documentos.

Con SharePoint, las empresas pueden crear sus propias páginas de intranet para departamentos y subgrupos, en las que los documentos compartidos no sólo son más fáciles de encontrar gracias a la metainformación, sino que también permiten el acceso (lectura, escritura).

1.1 Las ventajas de SharePoint para los usuarios

Las páginas de la intranet pueden contener más información, como noticias en forma de blog, wikis, calendarios, chats de equipo y, por supuesto, un repositorio de documentos. Las ventajas de SharePoint para el usuario son que

• se puede acceder a todo el contenido a través de un navegador web tanto en el escritorio como en el móvil y también se puede editar en el navegador con Office Online.
• los documentos como textos o tablas con metadatos y palabras clave se pueden recuperar mucho mejor que en una estructura de archivos clásica.
• varios empleados pueden trabajar en un documento en diferentes plataformas (PC, Mac o dispositivo móvil).
• idealmente, la página de inicio también puede contener otra información importante, como órdenes de trabajo, instrucciones, fechas importantes o anuncios.

2 SharePoint explicado de forma sencilla: ¿qué funciones ofrece SharePoint?

SharePointcomprende seis áreas funcionales, que Microsoft denomina y define de la siguiente manera:

• Sitios
  Los sitios son el elemento central de SharePoint. Las empresas pueden diseñar y personalizar sitios web utilizando plantillas o el programa gratuito SharePoint Designer, dividirlos en cualquier número de subintranets para departamentos subordinados y llenar las páginas con contenidos como una biblioteca de documentos, noticias y anuncios a modo de blog, calendario y listas, así como otros elementos como aplicaciones de terceros. SharePoint actúa como un sistema de gestión de contenidos (CMS), pero adaptado a las necesidades de los entornos de trabajo productivos.
• Comunidades
  SharePoint está diseñado para promover y facilitar la comunicación entre empleados y departamentos. Esto es posible ofreciendo información y noticias en forma de blog, pero también funciones de chat a través de herramientas de Microsoft como Teams o Skype.
• Contenido
  

  

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  El corazón del software es la biblioteca de documentos. Archivos como documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, imágenes, archivos PDF, etc. pueden almacenarse en SharePoint y enriquecerse con metadatos, como categorías y contenido, para una recuperación más rápida. El contenido almacenado puede editarse directamente en el navegador o en la aplicación de, por ejemplo, Word, y posteriormente almacenarse de nuevo en SharePoint de forma actualizada. Los documentos pueden compartirse, publicarse, gestionarse y editarse simultáneamente con otros usuarios o grupos.
• Búsqueda
  La función de búsqueda de SharePoint no sólo indexa los nombres de los archivos, sino también los metadatos e incluso el contenido. De este modo, los documentos pueden encontrarse mucho más rápidamente que a través de una estructura clásica de carpetas.
• Compuestos
  Microsoft utiliza el término Composites para describir la función de combinar varios elementos de otras aplicaciones de Office, así como de aplicaciones de SharePoint de terceros, en una página de SharePoint. Para ello, en SharePoint existe una SharePoint Store cuyas apps amplían considerablemente el alcance funcional de las páginas de SharePoint, por ejemplo, un programa de formularios, un glosario Wiki o complejas apps de flujo de trabajo para soluciones individuales.
• Insights
  Los datos de la empresa, como los análisis de ventas o los gastos de explotación, pueden prepararse a partir de diversas fuentes en SharePoint y presentarse como listas o gráficos.

Microsoft ofrece una formación en vídeo sobre SharePoint que explica el inicio rápido, la introducción a SharePoint, cómo crear sitios web, mensajes y listas, y cómo compartir y sincronizar archivos.

¿Cómo utilizar Microsoft SharePoint en la empresa?

Microsoft ofrece a los clientes dos formas de utilizar el programa en su propia empresa.

3.1 SharePoint Online

Con SharePoint Online como parte de la familia Office 365, las empresas pueden utilizar el servicio en línea por tan solo 4,20 euros netos por usuario. Todos los archivos y datos de los usuarios se almacenan en una nube de Microsoft y tienen la ventaja para las empresas de que no necesitan un servidor propio. Con la ayuda de OneDrive for Business, que ha sustituido a SharePoint Workspace, los datos locales pueden sincronizarse en línea.

Microsoft ofrece varias opciones en línea, que en la variante más grande (Office 365 E3) por algo menos de 20 euros por usuario y mes no solo ofrece potentes funciones de SharePoint, sino también acceso a los productos de Office Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access y Publisher, así como un servidor Exchange en línea, OneDrive para la Empresa, Skype, Teams, Yammer y otros servicios.

3.2 Microsoft SharePoint Server

Para empresas más grandes con infraestructura y conocimientos informáticos suficientes, Microsoft también ofrece un servidor independiente que aloja la intranet propia de la empresa en un servidor central. Los costes de la variante de servidor se basan en el uso de un modelo de servidor/CAL (Client Access License). Por lo tanto, no sólo necesitará una licencia para el servidor SharePoint, sino también para cada persona/cliente que acceda al servidor SharePoint. Encontrará más información al respecto en la sección de licencias.