Cualquiera que trabaje con Word trabaja con plantillas de documentos. Las plantillas de documentos son patrones para documentos de todo tipo, desde hojas en blanco con la configuración predeterminada de Word hasta patrones funcionales para cartas, faxes o facturas. Las plantillas de documentos almacenan textos, macros, plantillas de formato y configuraciones. Las plantillas de documentos adecuadas para cada propósito de trabajo facilitan la creación de documentos similares o aseguran entornos de trabajo especiales. Hemos recopiladoinformación importantesobre cómo trabajar con la plantilla de documentos Normal.dot y otras plantillas de documentos. El artículo se centra en Normal. dot y más adelante en el trabajo con otras plantillas de documentos.

Nota: El texto está basado en versiones antiguas de Office, pero sigue siendo válido para versiones más recientes. En la actualización Normal.dot(x) y Co. – Word 2007 para recién llegados nos adentramos en las novedades desde el formato dotx.

General

Cada documento que creas o abres en Word se basa en una plantilla de documento existente. No todos los usuarios son conscientes de ello. Además, el hecho de que muchas acciones en un documento impliquen cambios en las plantillas de documento sólo se nota cuando Word, al guardar, pregunta si los cambios en la plantilla de documento también deben guardarse o -a menudo incluso más confuso- señala que los cambios en un archivo llamado Normal.dot no pueden guardarse porque está bloqueado por otro usuario. En la mayoría de los casos, no hay ningún buen consejo y la decisión se toma al azar. Sin embargo, no suele ocurrir nada llamativo en el proceso, por lo que la decisión tomada no se recuerda más. Peor es cuando a menudo se siguen los consejos bienintencionados de los foros y se borra el archivo Normal.dot para conseguir que un Word que no responde o que responde incorrectamente vuelva a funcionar. Después de tal borrado, el Normal.dot del usuario se vuelve a crear con la configuración por defecto. Esto suele solucionar los problemas con Word, pero por otro lado, en este caso todos los cambios realizados consciente o inconscientemente en la plantilla se pierden naturalmente.

Así que cuando se trata de plantillas de documentos, el usuario tiene que lidiar con dos conjuntos de problemas: En primer lugar, no se puede eludir el tema. Aunque hasta ahora no fuera consciente de ello: cada vez que crea un nuevo documento utilizando el botón icono «Nuevo» de la barra de herramientas estándar, crea un documento que se vincula automáticamente a la plantilla de documento Normal.dot. Por lo tanto, es necesario tener conocimientos básicos de esta plantilla. En segundo lugar, en las explicaciones posteriores aprenderá a utilizar las plantillas de documentos de forma específica.

La plantilla de documento estándar

La información más importante sobre las plantillas de documento ya está dada: Word guarda toda la configuración básica de un usuario en un archivo llamado Normal.dot. Sin embargo, este archivo sólo está presente cuando un usuario registrado en Windows inicia Word por primera vez. Al hacerlo, Word pregunta qué información de usuario se va a utilizar. La mayoría de los usuarios se limitan a confirmar esta pregunta, como la mayoría de los demás cuadros de diálogo, y así guardan el primer cambio en el archivo Normal.dot que acaban de crear. Este nuevo archivo se encuentra normalmente en el directorio C:\Documents and Settings\[nombredeusuario]\ApplicationData\Microsoft\Templates o C:\Users(usuario)\[nombredeusuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, dependiendo del sistema operativo. Este archivo propiedad del usuario es de lo que se trata, y no está vacío para empezar. Ya conoce una serie de autotextos breves y otros automatismos, así como la configuración básica de Word. Pero también incluye los ajustes que son importantes para el usuario, como el idioma por defecto, la fuente por defecto y el tamaño de fuente por defecto. Si has leído esto con atención, ya sabes cómo cambiar el tamaño de fuente predeterminado para todos los documentos futuros. Correcto: Busca Normal.dot a través del Explorador de Windows y ábrelo para editarlo. Selecciona todo el documento con [CTRL]+[A], cambia el tamaño o el tipo de fuente y guárdalo. Funciona, pero es complicado. La primera trampa es el Explorador de Windows, porque un doble clic sobre el Normal.dot localizado correctamente no lo abre, sino que crea un nuevo archivo. Para abrir una plantilla de documento, haga clic con el botón derecho en el archivo y, a continuación, en el comando «Editar». Por si los lectores atentos han mirado enseguida en el Explorador de Windows: Sólo podrá ver las extensiones de archivo si las opciones de carpeta están configuradas en consecuencia en el sistema. Para ello, utilice el comando Inicio -> Panel de control -> Opciones de carpeta -> Ver y desmarque la casilla «Ocultar extensiones para tipos de archivo conocidos». En versiones anteriores de Word, sólo existía el procedimiento descrito anteriormente para cambiar la fuente predeterminada. Sin embargo, los gemidos de los usuarios probablemente han llegado a Microsoft y por eso existe un procedimiento fácil de usar para los ajustes básicos importantes.

Cambiar la fuente por defecto

El procedimiento fácil de usar para cambiar una configuración predeterminada se mostrará utilizando la fuente predeterminada como ejemplo, pero con un poco de atención se puede aplicar rápidamente a otras configuraciones. ¿Cómo intentaría cambiar un tipo de letra si no utilizara los iconos de la barra de herramientas Estándar para hacerlo? Correcto, el comando es Formato -> Carácter. Allí establecería el tipo de letra y lo confirmaría. Sin embargo, este mismo procedimiento también sirve para cambiar la fuente por defecto de todos los documentos futuros. Cuanto antes lo hagas, menos documentos tendrás que ajustar después o menos trabajo tendrás que hacer con los documentos que crees desde cero. El procedimiento más seguro es el siguiente:

• Reinicie Word. Aparece un nuevo documento vacío. Se basa en la plantilla de documento NORMAL – utiliza la información del archivo Normal.dot.
• Ahora utiliza el comando Formato -> Carácter. En el cuadro de diálogo que aparece, establezca la fuente que desea utilizar como predeterminada en el futuro, pero no confirme con Aceptar. Esto cambiaría la fuente en el documento actual: Mira a tu alrededor y localiza el botón Predeterminado. Este es el botón responsable: Haga clic en este botón para cambiar la fuente por defecto cuando confirme el siguiente cuadro de diálogo (ver Fig. 1).
• Salga de Word: Esto también guarda los cambios en la plantilla del documento en el archivo Normal.dot.

Dado que todos los nuevos documentos vacíos se basan en la plantilla de documento ahora modificada Normal.dot, sólo tiene que reiniciar Word después para disfrutar de la fuente modificada en el nuevo documento que aparece automáticamente. Si ahora echa un vistazo más de cerca a los cuadros de diálogo utilizados en el futuro, también encontrará el botón Estándar mencionado en los cuadros de diálogo Archivo -> Configurar página; Tabla -> Insertar tabla -> Autoformato; Insertar -> Fecha y hora; y Herramientas -> Idioma -> Establecer idioma.

Fig. 1: Cambiar la fuente predeterminada de Word Haga clic en la imagen para ampliarla

Cambiar la configuración básica

A primera vista, el procedimiento descrito anteriormente sólo es válido para las propiedades de página y los elementos de texto. La mayoría de los ajustes básicos de Word se modifican mediante tres comandos del menú Herramientas.

• Con la ayuda del comando Extras -> Opciones se cambia la forma de trabajar de Word. Encontrarás ajustes para la vista, para guardar y para imprimir. Ten en cuenta, sin embargo, que Word también intenta engañarte en este punto. Si tienes más de un documento abierto y ejecutas este comando, algunos ajustes se aplican sólo al documento actual y no tienen efecto en otros documentos, y mucho menos en los predeterminados. Otros cambian los valores por defecto inmediatamente. Para estar seguro de que está cambiando los valores predeterminados, proceda como ya se ha descrito anteriormente: Reinicie Word, ahora utilice el comando Extras -> Opciones, cambie la configuración y salga de Word: esto también guarda los cambios en la plantilla del documento en el archivo Normal.dot.
• Con la ayuda del comando Herramientas -> Opciones de Autocorrección, puede influir en las funciones automáticas como la autocorrección durante la entrada, AutoTextos (sinónimo de Word para módulos de texto) y otras. Aquí, sin embargo, las cosas se vuelven confusas de nuevo: Mientras que los ajustes para la autocorrección, por ejemplo, terminan en Normal.dot, encontrará la lista de pares de Word (lista de autocorrección) en un fichero con la extensión ACL. Normalmente se encuentra en el directorio C: \Documents and Settings\ [nombre de usuario]\ Application Data MicrosoftOffice. Esta ubicación y el hecho de que encuentre más de un archivo con esta extensión revelan que, en primer lugar, esta lista se aplica a todas las aplicaciones de Office del usuario y, en segundo lugar, se puede encontrar un archivo de este tipo para cada idioma.
• Con la ayuda del comando Extras -> Personalizar, se puede influir en el diseño de las barras de herramientas y los menús de Word. La pestaña Opciones, por ejemplo, se encarga de que los menús se abran completamente de forma inmediata. Pero se recomienda doble precaución. En primer lugar, en la pestaña Opciones de la parte inferior también puedes cambiar la configuración básica de Office. En segundo lugar, sin embargo, el cuadro de diálogo oscurece la vista de lo esencial: Si apuntas y arrastras el ratón sobre un icono mientras el cuadro de diálogo está abierto, el icono te seguirá obedientemente. Así que no lo sueltes, pero pulsa ESC para terminar este proceso. Si lees esto demasiado tarde, utiliza el botón Restablecer de la pestaña Barras de herramientas. Esto restablecerá la barra de herramientas que acaba de marcar a su izquierda a la predeterminada. Tenga en cuenta que el cuadro de diálogo de confirmación proporciona dos informaciones (ver Fig. 2). Una es el nombre de la barra de herramientas que debe restablecerse y la otra es la plantilla de documento a la que debe aplicarse. De ello se deduce que cada modelo de documento puede tener sus propias barras de herramientas. Se trata de una solución práctica si, por ejemplo, en una factura deben ser visibles distintos iconos que en una carta. Para cambiar las barras de herramientas, sin embargo, la plantilla de documento asociada o al menos un documento con esta plantilla debe estar abierto.

Fig. 2: Modificación de una barra de herramientas en Normal.dot

Desgraciadamente, el problema de ajustar la configuración básica no siempre es tan sencillo como se acaba de describir. Pero si se fija bien al formatear o insertar objetos, encontrará términos como Guardar dimensiones para tablas nuevas (Tabla -> Insertar -> Tabla) y formulaciones similares, tras las que se ocultan accesos a valores por defecto para el uso estándar de los objetos correspondientes.

¿Qué guarda Normal.dot?

Ya debería haber quedado claro que el archivo con el nombre Normal.dot guarda la configuración estándar para el funcionamiento de Word. Sin embargo, hay otros objetos que acaban en el Nomal.dot sin que el usuario se dé cuenta al tratar con ellos. El conocimiento de estos objetos puede ser útil para trabajar con Word con la ayuda de una estrategia adecuada.

En primer lugar, la plantilla de documento contiene formatos de caracteres y párrafos en una especie de predeterminación para todos los documentos. Si se hace clic en la flecha de lista de la barra de herramientas Formato con la tecla [MAYÚS] pulsada, Word abre la lista con todas las plantillas de formato contenidas en la plantilla de documento actual (ver Fig. 3).

Fig. 3: Acceso a las hojas de estilo Haga clic en la imagen para ampliarla

Recordatorio: Una hoja de estilo es un patrón para objetos de texto cuyas propiedades pueden transferirse a estos objetos mediante un nombre. Haga la prueba: Escriba texto, cambie al campo de lista Plantilla de formato con la combinación de teclas [CTRL]+[MAYÚS]+[S], escriba allí la palabrita TÍTULO y confirme con [INTRO]. De esta forma tan sencilla, habrás asignado al texto las propiedades de un estilo ya contenido en Normal.dot. Si ha abierto la lista para hacer una prueba, seguramente habrá descubierto más nombres de formato tan interesantes. Ahora puede que quiera adaptar estas hojas de estilo existentes a sus propias ideas. Sigamos con el ejemplo: a partir de ahora, todos los títulos deben aparecer en fuente roja. El camino es ligeramente diferente según la versión, pero siempre conduce al mismo cuadro de diálogo. El primer paso es el comando Formato -> Formatear plantilla. En el cuadro de diálogo que aparece, se marca el estilo del párrafo actual. Cambie a Todos los estilos en la parte superior y seleccione el estilo Título en la lista de la parte inferior. A continuación, haga clic en Cambiar.

Fig. 4: Modificación de una plantilla

En el cuadro de diálogo que aparece, tiene el estilo bajo control: un clic en el botón de la fuente roja es suficiente para el documento actual. Pero nos interesa que el cambio llegue también a la plantilla del documento. Para ello, hay que activar la casilla Añadir a plantilla. Siempre se refiere a la plantilla actual (ver Fig. 4).

Por cierto, tenga cuidado con la casilla Actualizar automáticamente: Si esta casilla está activada, cualquier cambio en un texto con esta plantilla se aplica inmediatamente a todos los textos del mismo documento. Esto es muy grave si afecta a la plantilla de formato general Estándar utilizada en un documento, que todos los párrafos suelen recibir automáticamente al principio. Después, el cambio sólo se guarda en el documento.

El ajuste no se adopta realmente hasta que se ha guardado la plantilla del documento. En el caso de Normal.dot, sin embargo, este guardado automático sólo tiene lugar cuando se cierra Word, para otras plantillas de documento siempre tiene lugar cuando se cierra el último documento abierto basado en esta plantilla. Esto es claramente demasiado tarde, guardar inmediatamente sería mejor. Por lo tanto, en este punto una breve digresión mostrando otros elementos que se guardan en Normal.dot: Combinaciones de teclas para funciones de uso frecuente. En este caso, es ser la definición de una combinación de teclas con la que se desencadena el ahorro de todos los documentos abiertos, incluyendo las plantillas de documentos.

Active el comando Herramientas -> Personalizar. Haga clic en el botón «Teclado» de la parte inferior. El resto es relativamente sencillo: seleccione el comando FileSaveAll a la derecha y, a continuación, haga clic en el campo de entrada New key combination. Ahora pulsa la nueva combinación de teclas, por ejemplo [ALT]+[CTRL]+[SHIFT]+[F12], que no se utiliza habitualmente. Ahora presta atención a la información que aparece junto a la entrada Guardar en. Normalmente los atajos de teclado terminan en Normal.dot, pero cualquier otra plantilla de documento abierta sería posible como selección. En el caso de conflictos con las mismas combinaciones de teclas en varias plantillas abiertas al mismo tiempo, Word procedería de forma bastante pragmática: Siempre da prioridad a la plantilla de documento asignada al documento activo. Las acciones concluyen con un clic en Asignar y otro en Cerrar (véase la Fig. 5).

Fig. 5: Asignación de una combinación de teclas Haga clic en la imagen para ampliarla

Además de los formatos de carácter y párrafo y los atajos de teclado, Word también almacena entradas de Autotexto en la plantilla del documento. Sin embargo, este no es el tema aquí porque ya hay un artículo sobre esto en WinTotal: «Plantillas de documento y Autotexto en Word».

Plantillas de documento especiales

Es muy eficaz crear plantillas de documentos especiales para documentos recurrentes. Puede ser una plantilla de documento para cartas normales (por ejemplo Brief.dot), para faxes (Fax.dot) y para documentos más largos con carácter de informe (Konzept.dot). Cada plantilla está provista de estructuras típicas y agiliza así el proceso de trabajo. Esta segunda parte del artículo sobre plantillas de documentos en Word ofrece una visión general de las posibilidades de trabajar con plantillas de documentos especiales.

Nota: Para Word 2007, véase nuestro artículo separado Normal.dot(x) y Co. – Word 2007 para recién llegados.

General

Las plantillas de documentosson patrones para documentos recurrentes que proporcionan textos y funciones adecuados para un propósito específico. Una plantilla de documento de este tipo contiene, por ejemplo, formatos de caracteres y párrafos, Autotextos y macros específicas. Sin embargo, también puede contener textos que un documento nuevo ya debería contener: un membrete con la dirección, un gráfico con el logotipo de la empresa, un campo de dirección prefabricado, un texto de formulario o un contrato con pasajes de texto prescritos. Las plantillas de documentos son ideales para tener a mano plantillas de formatos específicos para determinados trabajos.

Lo primero que distingue una plantilla de documento de un archivo de texto normal en Word es la extensión del archivo. La plantilla de documento tiene la extensión dot, el documento normal la extensión doc. La ubicación de almacenamiento también es diferente. Aunque puede guardar los documentos en cualquier carpeta, debería guardar todas las plantillas de documentos para que estén disponibles inmediatamente cuando invoque el comando Archivo -> Nuevo. Al crear una plantilla de documento, Word se encarga automáticamente de la ubicación de almacenamiento correcta. Con la asignación del tipo de documento Plantilla, el documento recibe una marca interna que lo identifica como plantilla.

Tiene acceso rápido a las plantillas suministradas con Word. Cuando crea un archivo con el comando Archivo -> Nuevo, Word espera que seleccione una plantilla en el área Comenzar con plantilla (o Plantillas en mi equipo) del área de tareas Nuevo documento. Normalmente encontrará allí las plantillas de documentos instaladas (ver Fig. 6).

Fig. 6: Acceso a las plantillas instaladas

Sin embargo, si define adicionalmente una carpeta de documentos, por ejemplo como carpeta para grupos de trabajo, con el comando Herramientas -> Opciones en la pestaña Ubicación del archivo, Word trata los documentos «normales» contenidos en ella en el cuadro de diálogo Nuevo como plantillas de documentos – independientemente de la extensión del archivo. Tras hacer clic en Aceptar, entra en juego la característica especial de las plantillas definidas de esta carpeta: Word no abre el archivo en sí, sino que pone a disposición una copia como documento nuevo para su edición.

Por lo tanto, los documentos y las plantillas tienen mucho en común en Word. Con una excepción, puede trabajar con documentos de la misma manera que con plantillas. Una diferencia importante es que puede adjuntar la funcionalidad oculta de una plantilla de documento a otra plantilla. Por ejemplo, puedes hacer que una plantilla esté disponible para otras áreas con macros especiales o combinaciones de teclas (para más detalles, consulta el artículo «Plantillas de documentos y autotextos en Word»).

Observe también un procedimiento ventajoso en las versiones más recientes de Word (a partir de 2002): Con el comando Nuevo a partir de documento existente también se accede a un documento «normal»: pero se abre como una copia como una plantilla de documento.

El contenido de las plantillas de documentos

En muchos cuadros de diálogo de Word -por ejemplo, al especificar entradas de Autotexto o después del comando Herramientas -> Personalizar- tiene la posibilidad de especificar la ubicación de sus especificaciones. Esto ya se ha explicado en la primera parte del artículo. Por lo tanto, si decide específicamente qué acción aplicar a cada plantilla de documento, con el tiempo convertirá las plantillas de documento en entornos de trabajo para fines especiales o la plantilla de documento global Normal.dot en una completa herramienta individual. En el proceso, cada plantilla de documento para fines especiales incorpora todo lo necesario para completar la tarea especial:

Insertar texto en la plantilla de documento, que sirve de base para la revisión después de asignar la plantilla de documento a un nuevo documento.

• Crear entradas AutoTexto como bloques de construcción para el propósito apropiado. Por ejemplo, podría crear dos saludos completamente diferentes en una plantilla de documento Carta privada y en una plantilla de documento Carta de autoridad con la misma abreviatura AutoText «Gruss». Sólo tendría que recordar una abreviatura cuando utilice la entrada Autotexto para el saludo al final de la carta.
• Defina diferentes configuraciones para barras de herramientas, menús y asignaciones de teclas.
• Cree hojas de estilo para distintos fines.

Crear plantillas de documentos.

Word te ofrece dos opciones para crear plantillas de documentos. Puede crear una plantilla desde cero o convertir un documento «normal» en una plantilla.

Así se crea una plantilla de documento completamente nueva:

• Seleccione el comando Archivo -> Nuevo -> Plantilla general (o En mi ordenador). Se abre el cuadro de diálogo Plantillas con las plantillas incluidas.
• En el área Crear nuevo, seleccione la opción Plantilla y también una plantilla de documento existente como base. La plantilla de documento tiene el aspecto de un documento normal. La línea de título contiene el nombre de archivo provisional Templatex.
• Introduzca el texto que servirá de plantilla para otros documentos. Si es necesario, defina entradas de Autotexto y hojas de estilo.
• Guarde la plantilla de documento con un nombre de su elección. Word sugiere una carpeta para la plantilla de documento, que por supuesto puede cambiar.

Sin embargo, lo más frecuente es elegir la otra opción y convertir un documento existente en una plantilla de documento. En el trabajo diario, se suele crear un documento maduro durante un periodo de tiempo más largo, que luego elevas a la categoría de plantilla de documento para protegerlo de cambios involuntarios.

Para convertir un documento en plantilla, basta con guardarlo específicamente:

• Seleccione el comando Archivo -> Guardar como.
• Active la entrada Plantilla de documento en el campo de lista Tipo de archivo. Word proporciona automáticamente una carpeta de plantillas (véase la Fig. 7).
  

  Fig. 7: Guardar como plantilla de documento Haga clic en la imagen para ampliarla

• Cree una nueva carpeta utilizando el botón del mismo nombre para crear una nueva pestaña dentro del cuadro de diálogo Nuevo.
• Dé un nombre significativo a la plantilla de documento.
• Confirme el cuadro de diálogo con Guardar.

A continuación, el documento anterior estará disponible para su selección en la lista de plantillas de documentos del cuadro de diálogo Nuevo.

Modelo de carta con campo de dirección según DIN 5008

Una de las plantillas más importantes es sin duda la de una carta con campo de dirección. Como para muchas cosas en Alemania, también existe una norma DIN para una carta legible por máquina. Esta norma DIN 5008 describe detalladamente cómo debe estructurarse una carta. Hemos creado un artículo sobre este tema Schreib mal wieder… Briefvorlagen und die gültigen DIN-Normen (Escribir de nuevo… Plantillas de cartas y las normas DIN válidas), que describe cómo crear una plantilla según esta norma DIN y también proporciona plantillas adecuadas para descargar.

Guardar cambios en las plantillas de documentos

La plantilla de documento correspondiente se abre siempre con un documento. Los cambios que realice en las plantillas no se guardarán hasta que los guarde. Sólo cuando terminas de trabajar en un documento o guardas los cambios de una sola vez con el comando [Mayús] + Archivo -> Guardar todo se guardan los cambios en la plantilla de documento. Pero, como muy tarde, cuando termines de trabajar con Word, se guardarán todos los cambios que solicites, incluidos los de las plantillas de documentos.

La situación es diferente sólo con la plantilla de documento global Normal.dot. Word guarda los cambios en esta plantilla de documento automáticamente cuando cierra Word hasta que active la casilla Solicitud automática para guardar Normal.dot con el comando Extras -> Opciones en el registro Guardar. Entonces, cada vez que salga de Word, aparecerá un mensaje preguntándole si desea guardar los cambios realizados en la configuración predeterminada. De esta forma también podrás controlar esta plantilla de documento.

Cambiar las plantillas de documentos

Normalmente, tú decides qué plantilla de documento utilizar cuando creas un documento. Sin embargo, las plantillas de documento pueden contener plantillas de formato especiales o entradas de Autotexto que no se encuentran en la plantilla de documento asignada. Para utilizar una plantilla de documento diferente, abra el cuadro de diálogo Plantillas de documento y complementos con el comando Extras -> Plantillas y complementos. Por cierto, con la casilla de verificación «Actualizar automáticamente las plantillas de formato del documento» se asegura de que los documentos tengan siempre las plantillas de formato actuales que se hayan podido modificar entretanto en la plantilla de documento. Una casilla de verificación activada garantiza que las plantillas de formato del documento activo se actualicen cada vez que se abra el documento para que coincidan con las plantillas de formato de la plantilla de documento vinculada (véase la Fig. 8).

Fig. 8: Gestionar plantillas de documento asociadas

Si selecciona el botón Adjuntar, accederá al cuadro de diálogo Conectar plantilla. En este cuadro de diálogo, que debe manejarse exactamente igual que el cuadro de diálogo «Abrir archivo», seleccione la plantilla de documento deseada. A continuación, confirme el cuadro de diálogo y habrá vinculado el documento con otra plantilla de documento. Con este procedimiento, el texto estándar que puede contener la nueva plantilla de documento no se inserta, por supuesto, en el texto. Para utilizar el texto, debe crear un nuevo documento basado en esta plantilla de documento o copiar el texto de otro documento.

Otras plantillas – generalmente disponibles

Sin embargo, no es necesario cambiar la plantilla de documento asignada al documento sólo porque otra tenga, por ejemplo, entradas especiales de Autotexto. También puede elevar plantillas distintas de la plantilla de documento Normal.dot a plantillas globales. Normalmente, esto ocurre automáticamente con las plantillas de ciertos programas que tienen que trabajar con Word (por ejemplo, PDFMaker). Sin embargo, las plantillas que usted mismo copie en el directorio de inicio definido con Extras -> Opciones en la pestaña Ubicación de almacenamiento de archivos también se cargan automáticamente como plantillas globales al iniciar Word.

De este modo, sin embargo, puede acceder temporalmente a AutoTexts o macros de otra plantilla de documento:

• Seleccione el comando Extras -> Plantillas y complementos. En el cuadro de diálogo, utilice el botón Añadir -que de nuevo conduce a un cuadro de diálogo similar al de «Abrir»- para declarar otras plantillas como plantillas globales.
• Las plantillas marcadas posteriormente con una cruz estarán activas. Por cierto, en este caso Word espera que no las pierda de vista. Si todas las plantillas activadas interfieren con la estructura del menú o las barras de herramientas, por ejemplo, o incluso si se definen las mismas combinaciones de teclas para diferentes propósitos, usted es el responsable.
• Si es necesario, decida qué plantilla de documento está activada y cuál no.
• Cuando una plantilla de documento haya cumplido su función, simplemente deseche la plantilla de documento deseada con un clic en el botón Quitar.

La diferencia entre la plantilla de documento global «normal» Normal.dot y las demás plantillas de documento globales es que las plantillas de documento declaradas como globales sólo se pueden modificar a mano (abriéndolas para editarlas), mientras que todas las modificaciones -por ejemplo, de las combinaciones de teclas- se transfieren inmediatamente a la plantilla de documento global «normal».

Gestión de elementos en plantillas de documentos

Si crea regularmente nuevas plantillas de documentos para tareas de trabajo específicas, necesita una herramienta para asignar elementos ya contenidos en otras plantillas de documentos a las nuevas plantillas de documentos. Word ofrece esta herramienta con el botón Organizar en los cuadros de diálogo, por ejemplo, en el cuadro de diálogo al que se accede con el comando Herramientas -> Plantillas y complementos.

Fig. 9: El cuadro de diálogo Organizar es el centro de control para gestionar los elementos de las plantillas. Haga clic en la imagen para ampliarla

En el cuadro de diálogo «Organizar» tiene la posibilidad de hacer que las plantillas de formato, las entradas de Autotexto, las barras de herramientas modificadas o las macros estén disponibles en otras plantillas.

• En el primer paso, seleccione el origen y el destino de sus esfuerzos. Para ello, utilice primero los cuadros de lista como [Plantillas de formato] disponibles como en la parte izquierda y derecha del cuadro de diálogo. Determine el origen y el destino de la acción correspondiente marcándolos.
• Si no encuentra las plantillas de documento o los documentos deseados en los cuadros de lista, aparte primero la plantilla de documento preestablecida con el botón Cerrar archivo. Después, el botón se convierte en Abrir archivo con su leyenda y función. Abra una plantilla de documento o un documento especial como de costumbre.
• Ahora seleccione la pestaña deseada y dentro de la pestaña los elementos a editar. Una vez hecha la selección, utilice los botones situados entre los cuadros de lista para realizar la selección. Por ejemplo, copie las entradas AutoText de izquierda a derecha seleccionándolas en el campo de lista de la izquierda y pulsando después el botón Copiar. Para seleccionar varias entradas de Autotexto una tras otra, mantenga pulsada la tecla [CTRL].
• Si es necesario, dispone de un botón Eliminar. También puede cambiar el nombre de los elementos marcados individualmente. En el área Descripción encontrará ayuda que describe brevemente los elementos que está editando en ese momento. Sin embargo, no puede organizar los atajos de teclado con el procedimiento descrito. Para ello, utilice el comando Herramientas -> Personalizar -> Teclado y el cuadro de diálogo Personalizar teclado.

Entradas de autotexto en Word

Además de los formatos de carácter y párrafo y los atajos de teclado, Word también almacena entradas de Autotexto en la plantilla del documento. Sin embargo, este no es el tema aquí porque ya hay un artículo sobre esto en WinTotal: «Plantillas de documento y autotextos en Word».