En un primer artículo ya se trataron los cambios generales de Office 2007, pero también ha habido algunos cambios en los programas individuales detrás de la nueva interfaz. De entre las muchas funciones de Word 2007, Jörg Schumacher (PCDjoe) ha seleccionado algunas que son importantes para cambiar de una versión anterior pero que no son visibles a primera vista y las presenta aquí.

Cambiar

En primer lugar, me gustaría asegurar a todos los recién llegados que, desde mi punto de vista, se puede trabajar con el nuevo Word sin problemas y cómodamente al cabo de poco tiempo – siempre y cuando se haya identificado el mando situado en la parte superior izquierda (botón Office) como el botón central de control y no se haya descartado como un adorno. Los usuarios experimentados de Word notarán rápidamente que algunas cosas importantes son completamente diferentes al trabajar con la nueva versión: Faltan las barras de herramientas personalizadas, los atajos de teclado y las macros, pero la autocorrección funciona.

Este comportamiento diferente se debe a que algunos de los ajustes se almacenaban en el antiguo Normal.dot y ahora faltan porque Word, a diferencia de versiones anteriores, no transfiere el antiguo Normal.dot al nuevo formato al actualizar, sino que crea un nuevo archivo en el nuevo formato. A pesar de todas las circunstancias, me pareció positivo, mi viejo Normal.dot realmente necesitaba ordenarse. Cómo hacerlo, más adelante.

Las entradas de autocorrección, por otra parte, se almacenan en un archivo separado, que también se pone a disposición de la nueva versión. Sin embargo, si los complementos estaban instalados en la versión anterior, se almacenan en una pestaña llamada Complementos. Por lo tanto, los que cambian a la nueva versión se enfrentan inicialmente a la tarea de revivir los ajustes individuales en el marco del nuevo Word. El esfuerzo necesario para ello depende en gran medida de la configuración antigua.

Ilustración 1: Controles importantes durante el cambio Haga clic en la imagen para ampliarla

A continuación, muestro una forma sencilla sin la limpieza anunciada y una forma de realizar el cambio que requiere un poco más de tiempo, pero que, no obstante, es recomendable. Word 2007 no tomó automáticamente el Normal.dot de la versión anterior, pero tampoco lo eliminó. Encontrarás un Normalxx.dot en la ubicación de almacenamiento original, donde xx representa el número de la versión anterior. Todas sus propias macros, todos los atajos de teclado, plantillas de formato, barras de herramientas y autotextos siguen contenidos allí. La nueva plantilla de documento estándar se llama Normal.dotm, por lo que también puede contener macros (véase el artículo 1). Ahora, los usuarios pueden elegir entre seguir utilizando el antiguo Normal.dot como complemento del nuevo o transferir los elementos que contiene a la nueva versión y prescindir del antiguo Normal.dot más adelante.

Volver a utilizar la antigua configuración

Si quieres utilizar tus antiguos ajustes de forma sencilla, sólo necesitas un paso. Es cierto que es un poco largo, pero sólo es necesario una vez: partiendo del mando, el camino lleva a través de las opciones de Word a los complementos.

Figura 2: Antes Extras->Plantillas y complementos, hoy un poco más lejos. Haga clic en la imagen para ampliarla

Seleccione Word Add-Ins en la lista de la parte inferior, en Manage, y haga clic en Go to. El siguiente cuadro de diálogo es ahora idéntico al cuadro de diálogo Plantillas y complementos de documento de las versiones anteriores. Aquí, tras hacer clic en Añadir, localizas las plantillas de documento que necesitas en la nueva versión. En mi caso hay dos, una es la antigua Normal.dot y la otra es una plantilla de macro. Antes de confirmar con Aceptar, es importante que las tildes estén activadas. Después de estos pasos, casi todo vuelve a ser como antes: Puedes encontrar tus propios ajustes para menús y barras de herramientas en la pestaña Add-Ins, AutoTexts, macros y atajos de teclado funcionan como antes.

Figura 3: Activación del antiguo Normal.dot

Aplicar ajustes específicamente

Tan simple como la primera forma era, tiene una desventaja: Si el antiguo Normal.dot era propenso a fallos, probablemente ahora has transferido estos ajustes heredados al nuevo Word. Además, las macros centrales de la antigua plantilla estándar como AutoExcec, AutoExit y otras auto-macros sólo funcionan cuando llegan al nuevo Normal.dotm. Así que si todavía le falta algo, tendrá que entrar en detalle como se describe a continuación.

Un paso preparatorio para mostrar las llamadas herramientas de desarrollador es útil. Esto le da acceso directo a algunos de los elementos que estaban almacenados en el menú Extras en la versión anterior. Una vez más, todo comienza con un clic en el botón y el botón Opciones de Word. A continuación, hay que activar y confirmar la casilla de verificación de la opción Mostrar pestaña de desarrollador en la cinta de opciones. Después de eso, la pestaña ofrece acceso a las plantillas de documentos, por ejemplo, que en la primera parte sólo se podía llegar de una manera tan larga.

Ilustración 4: Activación de la pestaña Herramientas de desarrollo Haga clic en la imagen para ampliarla

En primer lugar, asegúrese de que para los pasos siguientes el antiguo Normal.dot no está montado como plantilla global, tal y como se ha descrito en los pasos anteriores. De lo contrario, los pasos descritos no funcionarán. ¿Qué se puede transferir del antiguo Normal.dot al nuevo y qué no? Puedes transferir las plantillas de formato, las macros y los autotextos, pero no tus propias combinaciones de teclas.

Si los atajos de teclado son tan importantes para ti que no quieres restaurarlos individualmente (recomendado), entonces crea una copia del antiguo Normal.dot y renómbralo por ejemplo Atajos de Teclado.dot. A continuación, abra el archivo para editarlo y elimine todas las macros de esta plantilla mediante el comando Herramientas de desarrollo -> Macros después de haber seleccionado la plantilla en el campo de entrada Macros en: para ver sólo estas macros.

Cualquier Autotexto también debe ser eliminado de este archivo. Pero más sobre esto más adelante en la sección «Organizar AutoTextos». Si monta esta plantilla como plantilla global después de haber terminado todo el trabajo, las combinaciones de teclas volverán a estar disponibles. Personalmente, sin embargo, creo que tiene más sentido rehacer individualmente los atajos de teclado que recuerde o utilice con frecuencia («Knubbel» -> botón Opciones de Word -> Personalizar atajos de teclado).

Organizar plantillas de formato y macros

Para transferir plantillas de formato y macros del antiguo Normal.dot al nuevo Normal.dotm, Word ofrece la función Organizar como en versiones anteriores. Para ello, haga clic en Herramientas de desarrollo -> Plantilla de documento -> Organizar. El nuevo Normal.dotm ya debería ser visible a la izquierda. A la derecha, haga clic primero en Cerrar archivo y después en Abrir archivo (el botón cambia). Abra el antiguo Normal.dot. Entonces encontrará a la derecha los proyectos de macros y las plantillas de formato para la transferencia. Ahora depende de usted lo que se transfiere a la nueva plantilla normal.

Figura 5: Organización de elementos de macroproyectos y plantillas de formato Haga clic en la imagen para ampliarla

Organizar Autotextos

Si te perdiste la personalización de AutoTexts en los pasos anteriores, estabas como yo. Microsoft ha vuelto a los viejos tiempos y ha organizado los Autotextos en su propia plantilla. En el directorio C:\Documents and Settings\Application Data\Microsoft\Document Building Blocks\1031 los nuevos AutoTextos se almacenan en el archivo «Building Blocks.dotx». Word 2007 tiene una gestión de bloques para estos bloques de texto y otros bloques de construcción – por último y para mí un punto culminante de la nueva versión, aunque la vista previa integrada es muy pequeña. Los módulos son contenidos reutilizables u otras partes del documento que se almacenan en catálogos. Para gestionarlos, encontrarás el botón Bloques de construcción rápidos en la pestaña Insertar. En el texto de ayuda, aún puede encontrar información al respecto en Piezas rápidas. Para editar los módulos de texto (AutoTexts) del antiguo Normal.dot, primero debe adjuntar esta plantilla como plantilla global y sólo entonces llamar al organizador.

Después de llamar al organizador de módulos, éstos se hacen visibles. Ahora puede decidir qué AutoTexts del antiguo Normal.dot deben sobrevivir. Simplemente haga clic sobre ellos, seleccione el comando Editar propiedades y cambie la ubicación en el cuadro de diálogo que aparece. Puede elegir entre Building Blocks.dotx y el nuevo Normal.dotm. Sin embargo, te recomiendo una plantilla de documento creada específicamente para este fin, como sugerí en un post anterior. ¿Por qué? El Normal.dotm debe mantenerse escaso por razones de velocidad, el Building Blocks.dotx posiblemente podría ser recreado por Word en caso de una reparación/instalación porque las normas se almacenan allí. Así que primero Knubbel, Nuevo, Documento vacío, luego Knubbel, Guardar como, Plantilla de Word, quizás con el nombre Bloques de texto. A continuación, adjuntar esta plantilla como una plantilla global como ya se ha descrito. Después, este archivo estará disponible en el organizador de módulos como destino para almacenar el Autotexto.

Ilustración 6: Reorganización de AutoTextos en el organizador para módulos Haga clic en la imagen para ampliarla

¿Formato de archivo antiguo o nuevo?

Una cuestión tan importante para los recién llegados como el uso continuado del antiguo Normal.dot es si se debe utilizar el nuevo formato de archivo o cuándo. Después de las primeras pruebas, tiendo a utilizar el modo de compatibilidad sólo cuando es absolutamente necesario. Forzar la compatibilidad con versiones anteriores significa que se pierden nuevas características y a menudo hay un atisbo de funciones desactivadas. Bloguear desde Word 2007 en conexión con WordPress, por ejemplo, sólo funciona en este nuevo formato.

En mis primeras recomendaciones de uso, seguía recomendando el modo de compatibilidad. Ahora, sin embargo, la propia Microsoft ofrece un Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint 2007. Instalando el Paquete de compatibilidad para Microsoft Office 2000, Office XP u Office 2003, se pueden abrir, editar y guardar archivos con los nuevos formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint 2007. El Paquete de compatibilidad también puede utilizarse con Microsoft Office Word Viewer 2003, Excel Viewer 2003 y PowerPoint Viewer 2003 para ver archivos en estos nuevos formatos. Para obtener más información sobre el Paquete de compatibilidad, consulte el artículo 923505 de la Base de conocimientos o descárguelo directamente de WinTotal. Debido al formato de archivo abierto, otras aplicaciones de Office también son compatibles con estos formatos (OpenOffice). Si aún así desea cambiar el modo de guardado, puede encontrar la configuración predeterminada en Knubbel, Opciones de Word en la rama «Guardar». Allí, en la parte superior, se puede establecer el formato de guardado estándar.