Las cartas escritas a mano son ya una rareza hoy en día. La mayor parte de la correspondencia entre empresas, particulares y empresas, pero también entre particulares, se realiza hoy en día a través de procesadores de texto. Aunque Word y compañía ayudan con la corrección tipográfica y ortográfica, las plantillas para cartas que vienen con ellos no cumplen en absoluto las normas actuales. Por ello, en el siguiente artículo hablaremos de las normas DIN 5008 (normas de redacción y maquetación en los procesadores de texto) y DIN 676 (maquetación de cartas comerciales).

DIN – ¿para qué?

En Alemania, país del orden, existe un gran número de normas fijas, las llamadas normas DIN, que son formuladas por el Deutsches Institut für Normung e. V. (DIN) principalmente para regular de manera uniforme un proceso o la naturaleza de un objeto. A nivel internacional, las normas son establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Aquí encontrará un resumen de todas las normas DIN. Las normas DIN tienen carácter de recomendación y, por tanto, no suelen ser vinculantes. Sin embargo, empresas como Deutsche Post siguen estas normas DIN, por ejemplo, para facilitar la legibilidad mecánica de las direcciones de los destinatarios.

Las normas DIN DIN 5008 y DIN 676 son relevantes para el tema del título de este artículo.
Lamentablemente, Beuth Verlag GmbH sólo distribuye las normas DIN en línea como referencia previo pago, por lo que no es posible consultarlas en Internet.

DIN 5008 – Diseño de letras

Una carta comercial debe basarse en la norma DIN 5008. Esta norma DIN regula las reglas de redacción y diseño para el tratamiento de textos y, por tanto, también para las cartas electrónicas. Lo que se aplica al sector empresarial también debería aplicarse al sector privado. Lamentablemente, Word y compañía sólo pueden ayudar al usuario con sus plantillas hasta cierto punto en el cumplimiento de la norma DIN, ya que muchos errores sólo se producen por la introducción de datos por parte del usuario.

DIN 676 – Diseño de cartas

La norma DIN 676 describe la maquetación conforme a DIN de las páginas DIN A4.

La línea de alineación a la izquierda (margen de página) es de 24,1 mm, a la derecha de 8,1 mm. No se prescribe un margen inferior. Se recomienda entre 20 y 30 mm. Nosotros utilizamos 30 mm.

Hay dos formas diferentes:

Formulario A para cartas comerciales con membrete pequeño

El membrete aquí tiene 27 mm de altura – adecuado principalmente para el pequeño formulario corto sin logotipo. El campo de dirección se encuentra junto al membrete a 33,9 mm. La primera marca de plegado se mide a 87 mm de la parte superior de la hoja, la segunda marca de plegado a 105 mm medidos desde la parte inferior, de modo que hay un desplazamiento debido al plegado.

Forma A Haga clic en la imagen para ampliarla

Forma B para cartas comerciales con membrete ampliado

El membrete tiene 45 mm de altura y ofrece espacio suficiente para un logotipo y otra información. El campo de dirección se fija al membrete a partir de 50,8 mm. La primera marca de plegado se mide a 105 mm del borde superior de la hoja, la segunda marca de plegado a 87 mm del borde inferior de la hoja. Al plegarse, la carta se cierra al ras.

Forma B Haga clic en la imagen para ampliarla

Estructura de una carta comercial

Una carta se divide en las siguientes secciones:

– Membrete
– Campo de dirección y bloque de información
– Línea de referencia
– Campo de asunto
– Campo de texto
– Pie de página

Membrete

El membrete suele incluir el nombre de la empresa, el logotipo, etc. Dependiendo del formato de carta utilizado (DIN 676), tiene una altura de 27 mm (variante A) o 45 mm (variante B), medida desde la parte superior de la página.

Campo de dirección

El campo de dirección propiamente dicho es el que contiene más errores, sobre todo desde que la norma DIN se modificó y se hizo obligatoria el 01.01.2007. La norma DIN debe respetarse aquí sobre todo porque el campo de dirección está diseñado para ser legible por máquina para una clasificación totalmente automática. El tipo de letra debe ser legible por máquina en 10 a 12 pt, por ejemplo Arial, Courier, Helvetica.

El campo de dirección tiene un tamaño de 45×85 mm, comienza a una altura de 33,9 mm (Formulario A) o 50,8 mm (Formulario B) y está situado a 20 mm del margen izquierdo de la hoja. Con un margen de 24,1 mm, el campo de dirección sobresale 4,1 mm hacia la izquierda. Los primeros 5 mm del campo de dirección permanecen vacíos o pueden utilizarse para la dirección del remitente en forma abreviada. En este caso, sin embargo, debe estar en una fuente mucho más pequeña (6 pt) para distinguirla de la dirección real.

Debido al plegado en la disposición de la carta según la forma B, la dirección del remitente sigue siendo visible en la ventana de dirección del sobre.

El campo de dirección consta de un total de 9 líneas. Las 3 primeras líneas se destinan a adiciones y notas, mientras que las 6 siguientes sólo contienen la dirección. Las líneas que no son necesarias se dejan en blanco en la parte superior o inferior.

Estructura:

1 hasta aquí para notas
2 y añadidos como
3 Correo certificado, personal, no reenviar, rellenado de abajo arriba (3, 2, 1)
4 La dirección comienza siempre aquí.
5 El resto de las líneas
6 simplemente vacías
7
8
9 Hasta aquí para la dirección

Ejemplo:

1
2 Personal
3 Correo certificado
4 Ejemplo de empresa
5 Mujer
6 Maria Mustermann
7 Calle de la muestra 1
8 11111 Ciudad de la muestra
9

La línea en blanco entre la calle y el lugar de residencia, que se utiliza a menudo, se ha suprimido desde la modificación de la DIN. Esto mejora la legibilidad a máquina, simplifica la entrega y proporciona una línea adicional para la dirección del destinatario. También se ha suprimido la línea en blanco entre la zona para adiciones/comentarios y la dirección.

Si el destinatario vive en el extranjero, el nombre de la ciudad y el país del destinatario (en alemán) se escriben en mayúsculas. Se omite la letra del país antes del código postal.

Ejemplo:

1
2
3 Correo certificado
4 Ejemplo de empresa
5 Mujer
6 Maria Mustermann
7 calle muestra 1
8 1111 CIUDAD DE MUESTRA
9 PAÍS DE MUESTRA

Los distritos de una ciudad se insertan antes de la calle, si es necesario. (véase también el folleto informativo de la oficina de correos).

Ejemplo

1
2
3 Personal
4 Ejemplo de empresa
5 Sra. Maria Mustermann
6 Beul
7 Calle de la muestra 1
8 53225 Bonn
9

Bloque de información

Una carta también puede contener un bloque de información. Comienza a la misma altura que el campo de dirección (33,9 o 50,8 mm) a una distancia del margen de página de 125,7 mm (o 101,6 mm de la línea de alineación con un margen de página de 24,1 mm).

El bloque de información contiene una línea de comunicación si se necesita más información, como fax, correo electrónico o Internet. La posición está predefinida (información desde el borde de la página o desde la línea de alineación): Telefax (125,7/101,6), eMail (151,1/127,0), Internet (176,5/152,4). Los textos de las 3 posiciones se escriben justificados a la izquierda a continuación.

El bloque de información también puede contener la información de una línea de signo de referencia y, por tanto, la sustituye. Contiene la misma información que la línea de referencia, con la fecha en la primera posición y dos puntos después de cada una de las palabras principales, como «Su mensaje de», seguidas del texto correspondiente. Los encabezamientos dobles como «Su signo», «Su mensaje de» se escriben en dos líneas. Todos los interlineados empiezan a 125,7 mm del borde de la página o a 101,6 mm de la línea de alineación.

Línea de referencia

La línea de referencia suele contener información sobre el número de expediente o la fecha de la referencia, el número de expediente propio, el autor y el número de extensión, así como la fecha. Comienza a una altura de 80,4 mm para el FormularioA y de 97,4 mm para el FormularioB. La distancia de encabezamiento a encabezamiento es de 50,8 mm.

También puede diseñar la línea de referencia con una tabla, etc. No obstante, es mejor utilizar una línea más pequeña. Sin embargo, es mejor utilizar un tamaño de letra más pequeño (6 pt ha demostrado ser eficaz).

Si no utiliza una línea de referencia, la fecha debe colocarse en el bloque de información (véase más arriba) en la primera línea debajo del campo de dirección (a 125,7 mm del borde izquierdo de la página o a 101,6 mm de la línea de alineación).

La ortografía de la fecha está regulada en la norma DIN EN 28601. Sin embargo, en las cartas comerciales la fecha se escribe numéricamente 2007-03-19 (AAAA-MM-DD) o alfanuméricamente 19 de marzo de 2007. La antigua notación (DD.MM.JJ) se descartó con la nueva DIN, pero aún se utiliza.

Asunto

El asunto de una carta sigue 2 líneas después de la línea de caracteres de referencia.
Si no se utiliza línea de referencia, el asunto sigue 2 líneas después del campo de dirección, entendiéndose aquí el final máximo del campo de dirección y no el final real. Por consiguiente, el asunto comienza en la 12ª línea.

1
2
3 hasta aquí Espacio para notas
4 Sra.
5 Maria Mustermann
6 Calle Field 1
7 11111 Test City
8
9 Fin del campo dirección
10
11
12 Asunto

El asunto no contiene la palabra Asunto, como aún se lee a menudo, puede extenderse más de 2 líneas y no termina con punto. El asunto puede acentuarse visualmente, por ejemplo, mediante negrita.

Después del asunto hay 2 líneas en blanco antes de que comience el campo de texto.
Si no utiliza asunto, el campo de texto (de 2 líneas de altura) ya ocupa el lugar de la línea de asunto.

Campo de texto

El campo de texto con el saludo, el texto y la felicitación sigue 2 líneas después del asunto. El saludo propiamente dicho debe estar separado del texto por una línea, al igual que el saludo. El saludo va seguido de la empresa del autor, luego hasta 3 líneas en blanco (para sello y firma) y por último el nombre del autor.

1 Saludo
2
3 Empresa
4
5
6
7 Sr. Mustermann

No ponga el nombre en la línea de cierre entre paréntesis o entre guiones.

Una nota sobre anexos o una lista de distribución también se separa del nombre del autor con al menos una línea en blanco (4 han demostrado ser útiles) y también puede colocarse a la derecha del saludo (según DIN a 125,7 milímetros del borde izquierdo de la página). La palabra anexo puede mencionarse, pero no se escribe con dos puntos ni se subraya.

Membrete

El último componente de una carta DIN 5008 es el pie de página. Por regla general, incluye los datos de contacto completos de la empresa, información sobre la forma de negocio y el director gerente, datos de contacto, datos de la cuenta bancaria, etc.

Tenga en cuenta también las siguientes instrucciones de estructuración:

• Los códigos postales no se subdividen:
  11111 Teststadt
• Los códigos bancarios se dividen en dos bloques de tres y un bloque de dos, precedidos de la abreviatura BLZ sin dos puntos:
  BLZ 123 123 12
• El IBAN internacional, por su parte, se divide en 5 grupos de cuatro y un grupo de dos:
  IBAN 1234 1234 1234 1234 1234 12
• Los números de apartado de correos se dividen en dos dígitos desde la derecha:
  Apartado de correos 1 12 12
• Los números de teléfono no se subdividen. Ponga un espacio entre el prefijo y el número de teléfono:
  040 123456, internacional +49 40 123456
• Un número de extensión puede separarse con un guión:
  040 122-110
• Para una mejor legibilidad, las partes del número pueden resaltarse en color:
  040 122-110
• Los prefijos internacionales se escriben según la norma DIN 5008 de la siguiente manera:
  +49 621 122-0

Modelo de carta DIN para descargar en formato DOC

En WinTotal encontrará una plantilla basada en la anterior en formato 676A y 676B para descargar gratuitamente. Puede adaptar fácilmente la plantilla a sus deseos. La plantilla establece correctamente la marca para las páginas de continuación en la parte inferior derecha (…).

¿Ha olvidado algo?

En mi opinión, las normas para DIN 5008 y 676 son muy complejas. Si encuentra errores claros en esta breve presentación o si cree que necesitamos incluir urgentemente alguna pista, escríbanos. Lo completaremos de inmediato. Por lo demás, queremos insistir una vez más en que las directrices DIN son sólo recomendaciones. Muchos detalles son también cuestión de gusto y muchas empresas los manejan de forma variable (por ejemplo, los márgenes de las páginas).

Otros enlaces

• Información sobre DIN 5008
• Taller DIN 5008
• Información sobre DIN 676
• DINbrief.de