Ya sea para uso privado o profesional, Outlook suele ser una de las primeras aplicaciones que el usuario inicia tras arrancar el ordenador, a menos que ya lo haga automáticamente. La herramienta de Microsoft combina las funciones de cliente de correo electrónico, calendario y planificador de tareas bajo una misma interfaz, por lo que se ha convertido en uno de los programas más importantes para el día a día de la empresa. En este artículo, aprenderá qué es exactamente Microsoft Outlook y qué funciones ofrece para facilitarle el trabajo diario.

1. gestionar citas, enviar correos electrónicos: Gestión de la información con MS Outlook

Microsoft Outlook esun cliente de correo electrónico que permite principalmente enviar y recibir mensajes a través de un servidor de correo. Se trata de un sucesor perfeccionado del cliente Microsoft Exchange, cuyas funciones se han combinado con las de Microsoft Schedule Plus.

Pero además, Outlook ofrece otras muchas funciones, como el calendario integrado, con el que puede gestionar y organizar citas o tareas, o las suscripciones RSS para recibir nuevos contenidos interesantes directamente en su bandeja de entrada.

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Las aplicaciones individuales están «entrelazadas» entre sí, de modo que, por ejemplo, puedes introducir las fechas de nacimiento directamente desde los correos electrónicos al calendario. Por eso, a las empresas les gusta utilizar Outlook como software organizador para sus empleados.

Además, Outlook es compatible con programas de trabajo en grupo. Esto significa que todas las funciones del programa están optimizadas para el trabajo en equipo. Sobre la base de un sistema de trabajo en grupo adecuado (por ejemplo, Microsoft Exchange Server), se puede crear un repositorio y una administración central para todos los correos, citas, contactos o tareas dentro de un grupo de trabajo o de la empresa.

1.1 Una herramienta para todos los retos de la actividad diaria

Con Microsoft Outlook puede realizar, entre otras, las siguientes actividades:

• Enviar y recibir mensajes: Aunque esto se refiere principalmente a los correos electrónicos, también puede transmitir faxes directamente desde Outlook o utilizar la función de buzón de voz.
• Crear y gestionar citas y tareas: Outlook se encarga de coordinar tus citas y tareas y te recuerda con tiempo las próximas citas.
• Crear y gestionar contactos: Aquí puede guardar la dirección y el teléfono de sus colegas, clientes y socios comerciales e introducirlos directamente en sus mensajes de correo electrónico si es necesario.
• Gestión de recursos: En combinación con un servidor Exchange, Outlook también puede utilizarse para implantar un sistema de reserva de recursos (por ejemplo, salas o equipos).
• Gestión de documentos: Outlook ofrece diversas funciones con las que puede crear, copiar, eliminar, renombrar o mover carpetas y documentos de Office.

Conviene saberlo: Outlook dispone de numerosas y convincentes funciones de programa, pero los emoticonos no son uno de sus puntos fuertes. Aquí te mostramos cómo puedes dar más individualidad a tus correos electrónicos con expresiones faciales adecuadas.

2 Outlook Mobile: cómo no perder de vista tus mensajes aunque estés de viaje

Además de la «versión completa», que solo se puede adquirir con el paquete Office, Outlook también está disponible en versión móvil para dispositivos Android, iOS y Windows 10. Las apps se pueden descargar gratuitamente en la tienda correspondiente, pero tienen la desventaja, en comparación con la versión de escritorio (de pago), de que solo disponen de una gama limitada de funciones. Sin embargo, las aplicaciones siguen siendo perfectamente adecuadas como complemento para sincronizar mensajes, citas y contactos y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Especialmente práctico: con la aplicación de Outlook también puede abrir documentos de Word, Excel o PowerPoint directamente en su smartphone, por ejemplo, para consultar brevemente la agenda antes de una reunión.

3 Interacción perfecta gracias a la integración con Office

Como ya se ha mencionado, Outlook es un componente de Microsoft Office y, por tanto, también está integrado en gran medida en los demás productos. Esto significa, por ejemplo, que se pueden registrar procesos de trabajo en el diario de Outlook o enviar correos electrónicos desde todas las demás aplicaciones de Office. También puede utilizarse para crear cartas en serie en Word basadas en direcciones de Outlook o para asignar direcciones de remitente específicas a documentos individuales.

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4. adapta Outlook aún mejor a tus necesidades con extensiones

Microsoft Outlook ya ofrece un impresionante abanico de funciones, pero con diversos complementos y plug-ins puedes ampliarlo aún más. Muchas de las extensiones son gratuitas, pero también hay algunas ofertas de pago.

Pero antes de empezar a instalarlas como un loco, debes tener en cuenta que cada herramienta adicional hace que tu cliente sea más lento, lo que significa que puede reaccionar más despacio o tardar más en arrancar. Por lo tanto, sólo instale plug-ins útiles de los que realmente se vaya a beneficiar en su trabajo diario.

Tenga en cuenta también que no todos los complementos son compatibles con todas las versiones de Outlook y que la instalación puede provocar un mal funcionamiento del cliente. No obstante, siempre encontrará la información correspondiente en la descripción detallada del complemento/plug-in correspondiente.

Consejo: Puede ver qué extensiones están ya instaladas en su cliente en «Archivo -> Opciones -> Complementos».

5 Outlook.com – La alternativa gratuita

Si sólo desea enviar y recibir correos electrónicos y por esta razón no quiere comprar todo el paquete Office, Microsoft también ofrece un buzón de correo gratuito con el sucesor de Hotmail, Outlook.com, que es más delgado en su diseño pero sigue teniendo una amplia gama de funciones.

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Con 15 GB, el servicio ofrece mucho espacio de almacenamiento. La carpeta de SPAM integrada garantiza que sólo los contenidos que realmente quieres acaben en tu bandeja de entrada. Gracias a la conexión con Office Online y OneDrive , también puedes cambiar cómodamente entre las versiones web de Excel, Word y compañía y así, por ejemplo, compartir documentos con las otras aplicaciones simplemente haciendo clic sobre ellos. Lamentablemente, no es posible importar archivos *.PST a la carpeta Outlook.com.

Tenga en cuenta lo siguiente: Dado que Outlook.com no es un software, sino simplemente un servicio en la nube, el almacenamiento de los correos electrónicos tiene lugar fuera de Alemania (principalmente en servidores de EE.UU.). El envío, la recepción y la lectura de correos electrónicos se realizan a través del navegador, la interfaz web o las aplicaciones para iOS y Android. Alternativamente, también puede integrar el buzón de Outlook.com en su cliente de correo electrónico existente a través de IMAP o POP3.

En el siguiente vídeo encontrará un curso básico sobre el uso de Microsoft Outlook:

Es bueno saberlo: Si quieres prescindir por completo de una solución de Microsoft, Mozilla Thunderbird es otra alternativa (también gratuita) a Outlook con una gama similar de funciones.