En los artículos científicos, a menudo hay que hacer cambios hasta el último minuto. A veces no se decide hasta poco antes del final del día cuál será el orden de los capítulos, qué ilustraciones se incluirán realmente en el texto o cómo deben ser las notas a pie de página. En el peor de los casos, hay que revisar el texto por completo. Word, sin embargo, ofrece todas las funciones para liberar al escritor del trabajo manual y así disponer de tiempo para la actividad relacionada con el contenido. El artículo está escrito utilizando Word 2000 como ejemplo, pero el sentido y las acciones descritas pueden trasladarse a todos los demás programas de tratamiento de textos.

Conceptos básicos

Los artículos científicos y otros documentos largos tienen requisitos especiales. Normalmente se exigen documentos diseñados profesionalmente con un índice de contenidos, listas de figuras, notas a pie de página e índice. También son habituales los encabezados y pies de página con referencias a los títulos de los capítulos. Si todos estos elementos se crean manualmente, cada cambio conlleva una cola de trabajo adicional: revisión del índice, comprobación de las notas a pie de página, revisión de la numeración de los esquemas y mucho más. Para evitar este trabajo manual, es necesario utilizar las funciones de Word ya en la fase de creación del documento. Y son muchas: Word ofrece multitud de funciones para trabajar con textos largos y aprovecha al máximo las capacidades del ordenador, aplicando criterios formales y trabajando cuidadosamente de acuerdo con ellos. Para este trabajo, Word sólo exige que se sigan ciertas reglas: Word sólo ofrece ayuda con la preparación adecuada.

Trabajar correctamente con Word requiere algunas consideraciones previas desde el punto de vista del trabajo científico. En primer lugar, es importante planificar la estructura del documento -en el apartado sobre el trabajo con esquemas encontrará información más detallada al respecto-. Si utilizas esta herramienta para organizar el texto, podrás mantener una visión de conjunto incluso en documentos largos. La vista de esquema de Word y la estructura del documento utilizan el esquema predefinido para la disposición de la pantalla. Sólo son visibles los niveles de encabezamiento deseados: La vista de la estructura lógica es libre. Al trabajar con la vista de esquema, el documento también se prepara automáticamente para un índice.

Fig. 1: Cómodo y sin errores – Si es necesario, Word reescribe completamente el índice, registrando automáticamente cada cambio en la secuencia de páginas. Haga clic en la imagen para ampliarla

Para los índices automáticos (véase la fig. 1), deben utilizarse plantillas de formato. Debe evitarse el formateo directo con ayuda de símbolos o comandos de formato. Las plantillas de formato son información sobre elementos de diseño específicos almacenados bajo un nombre. En las primeras versiones de Word, estos elementos se denominaban hojas de estilo de impresión; los términos estilo de párrafo y diseño de párrafo también son comunes para ellos. Si, por ejemplo, la hoja de estilo Título1 se asigna a un párrafo, Word transfiere al párrafo los formatos almacenados en ella, por ejemplo, para la fuente y la alineación.

Con el formato directo, las secciones de texto se editan directamente con los cuadros de diálogo del menú Formato o con los botones de símbolos o combinaciones de teclas responsables del formato. Esto no hace que estos formateos formen parte de las hojas de estilo, sino que están supeditados a las hojas de estilo. En lenguaje llano, esto significa que estos formateos hechos manualmente impiden que las plantillas de formato reformateen el texto si es necesario. Deben eliminarse de nuevo antes de trabajar con hojas de estilo, lo que es esencial para explotar los puntos fuertes de Word para documentos largos.

Para ello, existen combinaciones de teclas con las que se puede eliminar el formato directo. [Ctrl]+[Espacio] o [Ctrl]+[Mayús]+[Z] cancelan el formato manual de caracteres. [Ctrl]+[Q] elimina el formato manual de los párrafos: sangrías, alineaciones, posiciones de tabulación. De este modo, los párrafos incluidos en una marca vuelven a la configuración de las hojas de estilo. [Ctrl]+[Mayús]+[N] asigna el estilo Estándar a todos los párrafos seleccionados.

Las afirmaciones anteriores sobre el formateo directo, sin embargo, sólo se aplican en sentido estricto a las versiones de Word hasta 2000. En las nuevas versiones Word 2002/2003, Word registra las actividades de formateo en segundo plano. Como medida de precaución, se generan plantillas de formato especiales a partir de cada variante, que tienen nombres como Estándar+Negrita. Si se vuelve a dar formato de la misma manera, Word asigna automáticamente un estilo similar. Si el documento se revisa posteriormente, estas plantillas automáticas pueden aprovecharse: Con un nombre diferente, cumplen el propósito deseado. A la hora de dar formato en Word 2002/2003, también resulta ventajosa la nueva función de marcado múltiple. Con un solo clic del ratón, Word marca todos los pasajes de texto con el mismo formato a petición. Para ello, se hace clic con el botón derecho del ratón en un texto con formato especial (sin las líneas onduladas rojas del corrector ortográfico). El comando correspondiente se encuentra en el menú contextual. Tras este clic, Word marca todas las apariciones para que pueda asignarse fácilmente una hoja de estilo.

Las hojas de estilo

Las hojas de estilo determinan el aspecto de los distintos elementos de un documento, como los títulos, los subtítulos y las partes de texto. Cuando se aplica una hoja de estilo propia o una ya existente a un párrafo o palabra, estas hojas de estilo asignan una variedad de formatos de carácter o de párrafo, o una combinación de ambos, en un solo paso. Para cambiar el formato de elementos de texto recurrentes en todo el documento, basta con cambiar el estilo asociado a ese elemento. Con estas propiedades, las hojas de estilo facilitan enormemente el formateo de un documento. Además, sirven como bloques de construcción para esquemas y tablas de contenido o proporcionan referencias para su uso en campos.

Fig. 2: Lista de hojas de estilo existentes – Vista previa de las hojas de estilo de Word. Para ver las hojas de estilo integradas, mantenga pulsada la tecla Mayús al abrir la lista. Haga clic en la imagen para ampliarla

Algunas hojas de estilo están siempre presentes. Junto a los encabezados, hay una plantilla llamada Estándar – normalmente cada párrafo en Word tiene este estilo sin ninguna intervención.

La lista de hojas de estilo se abre haciendo clic en la flecha de lista del campo Lista de estilos de la barra de herramientas Formato (véase la Fig. 2). Las aproximadamente 90 hojas de estilo incluidas en Word ofrecen un conjunto considerable de opciones, incluso sin necesidad de editarlas. Un clic en una de las hojas de estilo mostradas la asigna a uno o más párrafos, dependiendo de la selección. Para asignar un estilo a un único párrafo, basta con que el cursor se encuentre dentro del párrafo. No es necesario realizar ninguna otra marca.
El comando Formato -> Plantilla de formato proporciona más información sobre las plantillas de formato (véase la Fig. 3). Si se abre el cuadro de lista Visualizar en el cuadro de diálogo, aparecen todas las plantillas de formato. Tras seleccionar una plantilla, todas las herramientas están disponibles para su modificación a través de los botones.

Fig. 3: El cuadro de diálogo Plantilla de formato regula el acceso a las plantillas de formato: es el punto central para crear, editar y asignar.

Cuando se trabaja de forma coherente con las hojas de estilo, hay dos formas de trabajar que revisten especial importancia: asignar atajos de teclado a las hojas de estilo y determinar la hoja de estilo que se utilizará para el párrafo siguiente.

Con un atajo de teclado asignado al estilo, ya se puede asignar un estilo al texto durante la introducción del mismo. Este procedimiento es especialmente recomendable porque ahorra un paso de trabajo a la hora de editar el documento posteriormente, ya que las correcciones pueden hacerse más tarde. Para asignar atajos de teclado a las hojas de estilo, está disponible el comando Extras -> Personalizar -> Teclado con la categoría Hojas de estilo.

En las nuevas versiones Word 2002/Word 2003, el manejo de las hojas de estilo se ha revisado a fondo y se ha hecho más fácil de usar. Un área de tareas especial, situada en el borde derecho del área de trabajo, asume las tareas de varios cuadros de diálogo y comandos de menú. La vista previa de la plantilla de formato descrita aquí utilizando Word 2000 como ejemplo también se sitúa en esta área. Sin embargo, se recomienda recuperar la funcionalidad «antigua» de Word. Los comandos antiguos también pueden colocarse en el menú de formato con Extras -> Personalizar. Esto es particularmente útil para los comandos de Word Formato -> Hoja de estilo y Formato -> Editar hoja de estilo, que son difíciles de alcanzar a través del área de tareas.

Funciones de Word para documentos largos

Si se va a realizar un artículo científico u otro documento largo con Word, es necesario conocer las funciones existentes y su finalidad. Sólo si se utilizan eficazmente las herramientas disponibles se podrá dominar un documento de este tipo de forma relativamente cómoda y sin estrés. Por lo tanto, un breve resumen.

• Las hojas de estilo combinan las propiedades de los párrafos – fuente, tamaño de fuente, sangría – en una colección bajo un mismo nombre. Se puede acceder a esta colección de formatos a través del nombre del estilo a un objeto de texto seleccionado. Las hojas de estilo correctamente asignadas y no modificadas manualmente son el requisito previo para reordenar el texto, las tablas de contenido y las referencias.
• Los encabezados y pies de página son áreas especiales del documento en las que se repiten contenidos similares en páginas seleccionadas. Son necesarios para numerar las páginas y referenciar los títulos de los capítulos.
• Word puede incluir numeración y esquemas en las hojas de estilo y de esta forma numerar o estructurar las áreas de texto automáticamente – los cambios posteriores no afectan al documento. Word cambia la numeración de forma independiente.
• Las notas a pie de página y las notas finales incluyen, por ejemplo, referencias o comentarios. Word puede contarlos automáticamente y colocarlos al final de una página (nota al pie) o recogerlos al final del texto (nota al final).
• Word crea un índice automáticamente con sólo pulsar un botón; los preparativos para ello se realizan en el texto con el uso de plantillas de formato.
• Para un índice, que también se crea automáticamente, las entradas deben definirse en un paso preparatorio – Word reúne las entradas del índice en el índice y determina los números de página o las referencias de forma independiente.
• Los índices de ilustraciones, tablas, gráficos y fórmulas también se preparan al insertar los objetos. Diagramas de Microsoft Excel o Graph, ClipArts, organigramas o tablas: se puede insertar lo que se necesite. A continuación, el etiquetado se realiza con la función de etiquetado de Word. De este modo se crea simultáneamente la base para otros directorios (véase la Fig. 4).

Fig. 4: En el cuadro de diálogo Índice y directorios se puede diseñar el aspecto de los directorios y controlar así la creación automática por parte de Word.

• Si es previsible que un documento sea extenso, conviene dividirlo en varios archivos. Para ello, Word ofrece la función de gestionar varios documentos ramificados en un documento central. La estructura de los documentos se ha revisado en Word 2002. Lo que es diferente respecto a sus predecesores es sobre todo la terminología: El anterior documento central se denomina ahora documento maestro, y los documentos de rama han recibido el nombre de subdocumentos.
• Una novedad desde Word 2000 es el índice de bases jurídicas. Éste organiza el uso de citas abreviadas y completas junto con la fuente. El índice recopila las fuentes y establece la referencia al pasaje del texto.

Estructura del texto

Rara vez un artículo o informe científico se elabora sin consideraciones previas; más rara aún es la estructura utilizable desde el primer intento. A menudo hay que rehacerlo: cambiar el orden de los capítulos, añadir nuevos capítulos, reducir la importancia de otros. Word apoya este trabajo con una función con vista propia: el esquema (véase la Fig. 5).

Los informes o artículos científicos siempre tienen una estructura similar: El documento está estructurado a propósito y ayuda al lector a obtener una visión de conjunto y a captar inmediatamente la información esencial. Como ocurre con muchas otras funciones de Word, sólo se puede acceder a toda la gama de funciones si Word se utiliza correctamente. Para aprovechar las ventajas de la función de esquema, ponga en práctica las ideas para el documento desde el principio utilizando las herramientas proporcionadas. Puede que primero tenga que acostumbrarse a esta forma de trabajar, pero las ventajas reconocibles le convencerán.

Fig. 5: El esquema correcto es importante, por ejemplo, para la inserción automática de un índice. Haga clic en la imagen para ampliarla

Comience a trabajar en la implementación de su idea utilizando un nuevo documento y cambiando inmediatamente al modo especial para delinear con el comando Ver ? Contorno para cambiar al modo especial para trabajar con esquemas. Al principio, esta vista parece sin adornos. Una característica especial es una barra de herramientas que sólo está disponible en la vista de esquema y que proporciona todas las herramientas esenciales para trabajar con esquemas. El cursor se encuentra al principio del documento, detrás de un signo menos grueso (véase la Fig. 6).

Además, el cuadro de lista Estilo muestra la entrada Título 1: el párrafo tiene automáticamente un estilo diferente del habitual por defecto.

Fig. 6: Inusual pero útil – vista de esquema de Word con barra de herramientas, visualización de la hoja de estilo y el punto de inserción detrás de la barra «menos». Haga clic en la imagen para ampliarla

Word utiliza automáticamente hojas de estilo integradas cuando trabaja en la vista Esquema: los niveles de encabezado. Estas hojas de estilo forman una jerarquía en la que la hoja de estilo Título 1 representa el nivel más alto y la hoja de estilo Título 9 el nivel más bajo. Sin embargo, para trabajar con esquemas no está obligado, como en versiones anteriores, a utilizar las plantillas de encabezado. Mediante Formato ? Párrafo, puede asignar un nivel jerárquico a cualquier párrafo con la configuración del cuadro de lista Nivel de esquema. El texto sin nivel de esquema es el cuerpo de texto con la plantilla de formato Estándar.

Crear esquemas

En la vista Esquema, introduzca los textos para los encabezamientos – empiece por el título. Al final del título, pulse la tecla Retorno. Esto crea un nuevo párrafo, que inicialmente también tiene el nivel Título 1.

A continuación, continúe con el siguiente epígrafe del mismo nivel o baje el nivel del epígrafe para introducir un epígrafe subordinado. Para ello, utilice la tecla Tabulador, que tiene una función inusual en la vista de esquema. En lugar de generar un carácter de tabulación como es habitual, esta tecla baja un nivel un párrafo en la jerarquía.

• Para crear subdivisiones bajo un encabezamiento, pulse primero la tecla Tabulador y, a continuación, escriba el texto.
• La tecla Retorno al final de dichos párrafos vuelve a crear párrafos del mismo nivel hasta que descienda o suba uno de los párrafos siguientes.
• Para subir un párrafo, utilice la combinación de teclas [Mayús]+[Tabulador].
• Si necesita convertir una entrada de encabezamiento a texto normal, utilice el botón Convertir a texto del cuerpo o la combinación de teclas [Ctrl]+[Mayús]+[N].
• En la barra de herramientas Esquema encontrará botones con flechas y la misma funcionalidad. Revelan su significado a través de la información sobre herramientas: si el puntero del ratón pasa por encima de un botón, Word muestra un texto informativo.
• Con los botones de número se reduce o amplía el número de capas visibles. (véase la Fig. 7).

Fig. 7: Después de introducir el texto, se puede seleccionar la vista de las capas – un clic en el botón 3 oculta todas las capas inferiores. Haga clic en la imagen para ampliarla

En Word 2002, la barra de herramientas Esquema ha cambiado considerablemente. Los antes habituales botones con números han dado paso a un campo de lista, lo que dificulta algo el cambio de vista. En su lugar, un campo de barra adicional muestra el nivel jerárquico del párrafo marcado. Esto resulta especialmente ventajoso si se utilizan plantillas de formato especiales para el esquema, a las que se ha asignado un nivel de esquema mediante el comando Formato -> Párrafo.

La vista Esquema revela más información una vez introducidos los primeros títulos. El signo más delante de un título indica que hay más subdivisiones o que ya hay texto bajo ese título. La vista Esquema sólo es adecuada para trabajar con texto o esquemas de documentos. No es adecuada para introducir texto continuo. Para introducir texto, cambie a la vista Normal, por ejemplo. Si es necesario, cambie a la vista Contorno para modificar el contorno.

A partir del momento en que hay varios títulos, la función de contorno se vuelve realmente útil. Si selecciona los niveles de contorno mostrados mediante los botones de símbolos e inserta un nuevo título al final de un párrafo con Retorno, se creará inmediatamente un nuevo título del mismo nivel. Aunque los niveles subordinados sólo se reconocen por los signos más, se asignan a los encabezamientos. Utilice los botones de flecha para cambiar el orden: los títulos seleccionados se desplazan hacia arriba o hacia abajo en el esquema en función del botón seleccionado, con todas las subdivisiones y cuerpos de texto adjuntos (véase la Fig. 8).

Fig. 8: Si sitúa el punto de inserción en un encabezamiento, puede utilizar el botón Expandir para hacer visibles las subdivisiones de este encabezamiento. Haga clic en la imagen para ampliarla

Desde Word 2000, las vistas Esquema y Documento central se han combinado en una sola vista de trabajo. El cambio de la vista Esquema a la vista para trabajar en el Documento Central sólo se realiza mediante el icono de la barra de herramientas Esquema. Esto también se realiza en Word 2002/2003, el botón Vista Documento Maestro realiza el cambio. La barra de herramientas Contorno ampliada contiene el botón Crear documento de rama en el área Documento central. Utilice este botón para dividir el documento en archivos individuales en función del nivel de encabezamiento superior. Esto facilita el tratamiento de documentos de gran tamaño y el uso de las ventajas de la función de esquema para los esquemas de documentos.

Esquemas numerados

Con las muchas opciones para trabajar en la vista de esquema, Word proporciona naturalmente numeración automática en el formato de esquema. De este modo, puedes utilizar y numerar un máximo de nueve niveles de esquema. Sin embargo, dado que un documento con más de cuatro niveles pierde claridad, se trata de una extensión que rara vez se utiliza en la práctica. En el ámbito de los estudios jurídicos, sin embargo, este tipo de subdivisión es habitual: Word también puede realizar las combinaciones habituales de números romanos, números arábigos y secuencias de letras para los respectivos niveles de encabezamiento si se realiza la preparación adecuada.

Desde Word 2002 se puede trabajar de forma especialmente eficaz con la numeración. Mientras que en las versiones anteriores una numeración adaptada se guardaba de alguna forma «clandestina» en el documento, ahora existen plantillas de formato de lista para este fin. Este nuevo tipo de hoja de estilo guarda los formatos de numeración asignados para los respectivos niveles y puede asignar esta numeración a cualquier párrafo.

Word ofrece el comando Formato -> Numeración y viñetas para el diseño de números de esquema. Se ahorrará mucho trabajo manual si Word numera los encabezados automáticamente. Esto es de gran ayuda con esquemas extensos, especialmente si posteriormente mueve capítulos o los cambia de jerarquía. Esta numeración también puede realizarse cuando el esquema ya ha sido creado. Para utilizar la numeración automática, primero haga clic en el título que desea numerar. Con el comando de menú Formato -> Numeración y viñetas se accede al cuadro de diálogo del mismo nombre (véase Fig. 9).

Fig. 9: En el cuadro de diálogo Numeración y viñetas puede elegir entre distintos formatos de numeración.

La pestaña Esquema sirve para trabajar con esquemas. Puede seleccionar una de las siete plantillas diferentes o adaptar una de las plantillas. Para ello, haga clic en la vista previa de la plantilla que desee modificar y pulse el botón «Adaptar». Así podrá modificar los formatos de esquema predefinidos según sus propios deseos. Así conseguirá una presentación individual. Los cambios en las plantillas son permanentes hasta que pidas a Word que los descarte. Por tanto, una vez creados los formatos individuales, se conservan para otros documentos.

Fig. 10: Cuadro de diálogo Personalizar esquema en la vista ampliada: se puede cambiar todo, desde el tipo de letra hasta el formato de los números y la posición de los elementos de numeración, si el esfuerzo es realmente necesario.

En el cuadro de diálogo Ajustar esquema se realizan los ajustes para cada nivel jerárquico por separado. Dispone de una vista reducida y otra ampliada del cuadro de diálogo (véase la Fig. 10). En la vista ampliada del cuadro de diálogo Adaptar contorno merece la pena activar la casilla de verificación «Numerar según norma». Esto limita un poco el número de opciones de diseño, pero evita formatos demasiado exóticos.

En el área Nivel, establezca el nivel de esquema cuyo formato desea adaptar. Repase uno tras otro todos los niveles que desee utilizar. Cada nivel puede tener su propio formato. Sin embargo, es mejor utilizar el formato del nivel superior para los niveles inferiores. Esta configuración se realiza en el cuadro de lista Nivel de esquema anterior. Nota: Word coloca la numeración automática en un área de texto especial fuera del párrafo. Por lo tanto, esta numeración sólo puede eliminarse de nuevo con el cuadro de diálogo. Por tanto, puede dar el formato que desee a estos elementos utilizando el botón Personalizar del cuadro de diálogo.

• Para cambiar la fuente de la numeración, pulse el botón Fuente. Aparece el cuadro de diálogo Carácter.
• En las áreas Posición del número y Posición del texto se determina la posición relativa del elemento de contorno correspondiente. Alinéelos a la izquierda o a la derecha o céntrelos – usted determina la posición al milímetro.
• En el área inferior (ampliada) del cuadro de diálogo asigne, por ejemplo, la plantilla de numeración que acaba de crear a un nivel de encabezamiento. Confirme con OK para adoptar el nuevo formato en su esquema.

Fig. 11: En el cuadro de diálogo Plantilla de formato también puede dar a los encabezados del esquema un formato diferente – tras confirmar el cuadro de diálogo Word cambia todos los encabezados con esta plantilla de formato.

Como alternativa al procedimiento descrito anteriormente, puede cambiar las plantillas de los encabezados con el comando Formatear ? Formatear plantilla para cambiar las plantillas de los encabezados. Seleccione la plantilla (de encabezado) deseada y haga clic en Editar. A continuación, podrá acceder a todos los formatos, incluida la numeración (véase la Fig. 11). Para ello, debe utilizar el botón para cambiar los formatos, contiene el comando Numeración.

Una alternativa al procedimiento descrito es utilizar la función de campo AUTONUMOUT (Word 97: AutoNrGli). Con esta función de campo se inserta un campo de numeración automática en el texto en formato de esquema. Esto evita parte de la aleatoriedad o dificultades que a veces se producen con la numeración automática.

Encabezados y pies de página

Muchos documentos requieren un contenido recurrente en las páginas siguientes. Especialmente con textos largos, a menudo es necesario incluir números de página u otros elementos de texto en todas las páginas. Para ello, Word ofrece los encabezados y pies de página, un nombre algo confuso para elementos de texto especiales que no se limitan en absoluto a una sola línea.

Los encabezados y pies de página en Word repiten textos, funciones de campo, gráficos y elementos de diseño después de que usted los haya especificado. Sin embargo, debes hacer el trabajo mental previo. Si trabajas con notas a pie de página en el documento, las páginas se numeran en el encabezado. Si desea encuadernar el trabajo, son necesarios encabezados y pies de página diferentes para las páginas izquierda y derecha. Normalmente, los números de página con números pares están siempre a la izquierda en los trabajos encuadernados. Así que primero decida qué tipos diferentes necesita. Word proporciona encabezados y pies de página de sección para las páginas pares e impares del documento, si es necesario, y también puede tratar la primera página de cada sección por separado. Nota: No cree y formatee los encabezados y pies de página hasta el final de su trabajo, cuando los requisitos estén claros. Así evitará trabajo adicional. Hasta entonces, confórmese con simples números de página, que puede crear automáticamente, por ejemplo, con el comando Insertar -> Números de página.

Secciones en los documentos

Sin más ajustes, cada documento consta inicialmente de una sola sección. Para trabajar con encabezados y pies de página, divida el documento en varias secciones. Para dividir un documento en secciones, inserte un salto de sección en los puntos deseados mediante Insertar -> Cambio manual (o Salto). Si está trabajando con documentos ramificados dentro de un documento central, Word crea los saltos de sección por sí mismo al crear los documentos ramificados.

A continuación, sitúe el cursor en la sección correspondiente y active el cuadro de diálogo Archivo -> Configurar página. Allí, la pestaña Márgenes ofrece en primer lugar la posibilidad de definir el espacio de los encabezados y pies de página. Cambie los valores en el área Distancia del margen de página para modificar el valor predeterminado de 1,25 cm. En primer lugar, tenga en cuenta que en el cuadro de lista Aplicar a se determina el área del documento a la que se aplican los ajustes. Cuando determine el espacio, debe utilizar la configuración Todo el documento para establecer los encabezados y pies de página de la misma manera para todas las páginas.

A continuación, cambie a la vista de página o imprima una página de muestra para probarlo. Si ha colocado el encabezado o el pie de página en el área que no llega a la impresora, es posible que se pierda contenido.

Otra forma de crear los saltos de sección necesarios es editar el documento posteriormente en la vista Esquema. Cuando vaya a dar formato al texto en bruto una vez terminado, puede que le interese empezar siempre los capítulos en una página impar, por ejemplo. De este modo, después de encuadernar la obra, cuando abra la copia, los capítulos empezarán en principio en las páginas de la derecha. No tiene que preocuparse de si esto requiere una página en blanco porque el capítulo anterior ya termina en una página impar. Con el cambio de sección a la derecha, Word lo hace por sí solo.

Para resolver la tarea descrita, active la vista de esquema y reduzca la vista a los capítulos de nivel superior. Seleccione todo el capítulo haciendo clic en el signo más situado delante del título. Active el comando Archivo -> Configurar página y cambie a la pestaña Diseño de página. Seleccione primero la opción Secciones marcadas en el campo de lista Aplicar a. A continuación, abra la lista desplegable Inicio de sección¸seleccione Página impar. Decida qué encabezados y pies de página diferentes necesita y confirme el cuadro de diálogo. Word ha creado los saltos de sección necesarios para el capítulo, que puede ver usted mismo en la vista de esquema. Repita el proceso para los demás capítulos.

El cuadro de diálogo Configurar página de Word 2002/2003 funciona de forma similar. Sin embargo, el cuadro de diálogo, que a primera vista parece algo diferente, contiene las mismas funciones que las descritas, pero en algunos casos -como ocurre con los ajustes para encabezados y pies de página- es responsable una pestaña diferente.

Contenidos para encabezados y pies de página

Después de configurar los encabezados y pies de página, se accede al modo de edición de estas secciones de texto especiales con Ver -> Encabezado y pie de página – una barra de herramientas regula el acceso y proporciona las herramientas necesarias. El texto, los gráficos y otros formatos que realice en este modo se repetirán ahora en los encabezados o pies de página correspondientes. Empiece siempre por el principio de la primera página para determinar el contenido sección por sección, retomando el contenido de las secciones anteriores si es necesario. Hay una nota importante que debe tener en cuenta: Asegúrese de guardar el documento antes de empezar a editar encabezados y pies de página complicados. Considere cuidadosamente si desea activar los encabezados y pies de página para la primera página o para las líneas pares e impares. Los cambios en la configuración después de rellenar con contenido a menudo conducen a la pérdida de información en los encabezados o pies de página.

Word ofrece ayuda para la distribución del contenido. En el borde superior izquierdo del marco discontinuo que delimita el área del encabezado o pie de página aparece una referencia al tipo de área. La designación «Encabezado impar – Sección 1» significa que se trata el encabezado de una página normal con un número de página impar de la sección con la que comienza el documento.

Fig. 12: Una opción para encabezados y pies de página en obras más largas – Word introduce automáticamente los números de capítulo y de página, distinguiendo las páginas izquierda y derecha. Haga clic en la imagen para ampliarla

Dado que las páginas impares siempre están a la derecha, también debe justificar a la derecha el número de página (véase la fig. 12). Si está editando un encabezado o pie de página que se activa como primera página de una sección, la referencia «Primera página» también aparece con el nombre del encabezado o pie de página. En la mayoría de los casos, estas páginas deben tener un contenido diferente al de las páginas siguientes.

Fig. 13: Todos los tipos de contenido requeridos frecuentemente para encabezados y pies de página son ofrecidos por la barra de herramientas Encabezado y Pie de Página detrás del botón Insertar Autotexto. Haga clic en la imagen para ampliarla

Para las funciones estándar, la barra de herramientas Encabezado y Pie de Página ofrece botones con iconos. Los números de página, formatos para números de página y fecha pueden ser alcanzados con ellos, algunos requerimientos especiales como «Página 1 de 7» deben ser insertados vía entradas de AutoTexto (ver fig. 13). Word activa en este caso las funciones de campo necesarias. Aplique el formato habitual al contenido del encabezado o pie de página. Debería cambiar las plantillas de formato de encabezado y pie de página utilizadas automáticamente por Word con el comando Formato -> Plantilla de formato para garantizar la uniformidad en el documento. Si utiliza una hoja de estilo especial para documentos largos, debe guardar la actualización de las hojas de estilo modificadas en la plantilla del documento. Para ello, utilice la casilla «Añadir a plantilla de documento» o el comando Extras -> Plantillas y Añadir Ins. En el cuadro de diálogo del mismo nombre encontrará el botón con el que se organizan las plantillas de formato.

Referencias

En los documentos largos, a menudo se desea que los títulos de los capítulos o subcapítulos aparezcan en los encabezados o pies de página de las páginas correspondientes. Si trabajas de forma coherente con las hojas de estilo, este deseo no supone un problema especial. Word dispone de una función de campo que permite reconocer el texto de un párrafo al que se ha asignado una hoja de estilo.

Primero hay que considerar qué hoja de estilo tienen los encabezados deseados. A continuación, decida el caso (poco frecuente) de que dos o más de estos encabezados se encuentren en una misma página. Como alternativa, puede repetir el texto del primero o del último de estos encabezados en el encabezado o en el pie de página. Para ello, active el comando Ver -> Encabezados y pies de página y sitúe el cursor en la posición deseada. Abra el cuadro de diálogo del mismo nombre con el comando Insertar -> Campo.

Fig. 14: La función de campo StyleRef de la categoría Vínculos y referencias lleva el texto de un párrafo a la posición deseada.

Active la entrada Enlaces y referencias en el área Categorías. Después de seleccionar la función de campo StyleRef (Word 97: FVRef) haga clic en «Opciones» (ver Fig. 14). En el cuadro de diálogo Opciones de campo encontrará la pestaña Estilos. En el área Nombre, haga clic primero en la hoja de estilo deseada y después en Añadir (véase fig. 15). El clic en Añadir es de especial importancia: si sólo confirma el cuadro de diálogo con Aceptar, el estilo no se adjuntará a la función del campo.

Fig. 15: En la pestaña Plantillas de formato, seleccione la plantilla de formato correcta – utilice el botón Añadir. Si confirma ambos cuadros de diálogo, terminará de configurar el campo: el texto del estilo aparecerá en todos los encabezados o pies de página de las páginas siguientes hasta que Word encuentre el siguiente estilo con el mismo nombre y sustituya el texto.

Éste era el procedimiento en Word 2000. Al trabajar con campos, la versión Word 2002 es mucho más fácil de usar que sus predecesoras. La variante descrita también está disponible. Principalmente, sin embargo, Word presenta un cuadro de diálogo modificado en el que se pueden seleccionar cómodamente interruptores y opciones mediante cuadros de lista o casillas de verificación. Word se encarga de la sintaxis correcta. Otra novedad es la posibilidad de editar un campo que ya existe en el documento: El menú contextual de los campos insertados contiene el comando necesario.

Crear directorios

Para crear un índice, también llamado índice de palabras clave, se procede en dos pasos. En el primer paso, se crean los requisitos previos: Se marcan las entradas que se incluirán en el documento como entradas del índice. Word hace el resto del trabajo por ti. La creación de tablas de contenido o tablas de figuras tampoco supone ningún problema en Word y se ejecuta automáticamente.

Los índices y las tablas de contenido son elementos habituales en los documentos largos. Si tuvieras que crearlos manualmente, emplearías algún tiempo en un trabajo propenso a errores. Con Word es más rápido: para crear un índice automático, es absolutamente necesario utilizar plantillas de formato en el documento. Si ha creado los títulos de los capítulos con la vista de esquema, se cumple este requisito.

El cuadro de diálogo Índice y directorios, que se activa con el comando de menú Insertar -> Índice y directorios, facilita la creación de índices y la generación de un índice de contenidos. El cuadro de diálogo consta de cuatro (Word 97: tres) pestañas – con un clic en Aceptar se crea el directorio activado con la pestaña mostrada en el cursor.

• En la pestaña Índice se controla el tipo, el número de columnas, el idioma y el diseño del índice que se va a insertar. Además, los botones conducen a la definición de las entradas y a la edición de las plantillas de formato utilizadas para el índice.
• En la pestaña Índice se establecen los valores por defecto del índice.
• Utilice la pestaña Lista de figuras para seleccionar si desea formatear y crear una lista de figuras, una lista de tablas o una lista de ecuaciones.

Índices

Para buscar un término es necesario disponer de un índice lo más completo posible. Los términos más importantes se enumeran al final de la obra por orden alfabético y se indican los números de página donde puede encontrarse información sobre ellos. Antes de crear un índice, hay que marcar las entradas correspondientes en Word:

Para ello, marque la palabra o palabras del texto que sean importantes como entradas del índice. Active el cuadro de diálogo Establecer entrada de índice con el comando Establecer entrada de la pestaña Índice del cuadro de diálogo Índice y directorios. Para establecer una entrada de índice sin este desvío, marque primero la entrada en el texto y active después el cuadro de diálogo descrito con [Alt]+[Mayús]+[X].

Fig. 16: En el cuadro de diálogo «Definir entrada de índice» se define la entrada o subentrada principal y también se puede introducir un texto de referencia cruzada en lugar de un número de página. Tras confirmar la entrada, verá el resultado en el texto. Haga clic en la imagen para ampliarla

Acepte o edite la entrada principal que hace referencia al pasaje de texto en el índice (véase fig. 16). Defina una subentrada si es necesario. La subentrada aparece sangrada o a ras de la entrada principal en el índice terminado, según el formato seleccionado. Haga clic en Fijar y la entrada del índice estará lista.

Verá el resultado en el documento. La entrada aparece entre corchetes con fondo gris – Word activa para ello la visualización de caracteres de formato no imprimibles. El contenido consiste en la nota «XE», que indica que se trata de un índice, y el título de la entrada.

El cuadro de diálogo para definir las entradas del índice permanece abierto para que pueda definir más entradas en una sola operación. Para ello, haga clic junto al cuadro de diálogo en el documento, busque la siguiente entrada deseada, márquela y haga clic de nuevo en el cuadro de diálogo. Word transfiere automáticamente la selección al campo Entrada principal.

Cuando haya insertado todas las entradas para el índice en el documento, sitúe el cursor en el punto donde desea que aparezca el índice. Utiliza el comando Insertar -> Índice y directorios y abre la pestaña Índice. Realice todos los ajustes y formateos necesarios. Haz clic en OK para crear el índice (ver Fig. 17).

Fig. 17: Con el cuadro de diálogo «Índice y directorios», el índice no sólo se crea, sino que se diseña de antemano.

Word actualiza la paginación, escanea el documento de principio a fin, encuentra las entradas y determina el número de página asignado a la entrada. Un índice terminado, al igual que los demás índices, se integra en el texto mediante una función de campo. La visualización de esta función de campo es siempre la situación en el momento de su creación. Si posteriormente modifica el documento, añade o suprime entradas del índice, no se produce ninguna actualización automática. Por lo tanto, siempre debe actualizar antes de imprimir, ya que las especificaciones de página del índice se modifican con los cambios en la estructura del documento.

Para actualizar los campos de directorio existentes después de añadir más entradas, haga clic en el directorio y pulse la tecla de función [F9]. Para que Word actualice automáticamente los directorios antes de imprimirlos, active la casilla «Actualizar campos» en Extras -> Opciones en la pestaña Imprimir.

Trabajar con tablas de contenido

Los índices enumeran -normalmente al principio de un documento- los títulos presentes en el documento y establecen la referencia a los números de página. Esto garantiza que el lector del documento sólo tenga que encontrar la página asignada para leer el texto que hay debajo del encabezamiento. Por supuesto, Word sólo puede crear un índice de este tipo según criterios formales. Por lo tanto, para un índice se necesitan encabezados que se hayan creado utilizando las plantillas de formato para encabezados. Sin embargo, éste es sólo el caso más sencillo. Word puede utilizar cualquier plantilla de formato a la que haya asignado un nivel jerárquico en el formato de párrafo para un índice. Normalmente, esto se hace automáticamente: cualquier estilo hasta el tercer nivel jerárquico inclusive se utiliza automáticamente para el índice.

Sitúe el cursor en la posición deseada y seleccione el comando Insertar -> Índice y directorios. En la pestaña Índice, configure las opciones para la creación. Se proponen varios formatos, entre los que puede seleccionar uno o, como en el caso del índice, editar una plantilla. Puede determinar la visualización y alineación de los números de página, seleccionar caracteres de relleno y dictar la profundidad, es decir, el número de niveles mostrados. Un clic en OK añade el índice al cursor. Word 2000/2002/2003 ejecuta automáticamente el índice con hipervínculos: Con un clic en una entrada (Word 2002/2003 con la tecla[Ctrl] pulsada, se pasa inmediatamente al pasaje de texto correspondiente mientras se trabaja en la pantalla.

Puede actualizar un índice seleccionando el directorio y pulsando la tecla [F9]. Puede elegir si el directorio se crea de nuevo o si sólo se actualizan los números de página (véase la Fig. 18).

Fig. 18: Un índice aparece inmediatamente en el documento después de su creación – puede elegir si desea actualizarlo. Haga clic en la imagen para ampliarla

• Puede confirmar la selección «Actualizar sólo números de página» si no ha modificado la redacción de los títulos en el documento. En este caso, se conservan las correcciones manuales del índice. Puede tratarse de cambios en la redacción o de formateo que haya realizado en líneas de contenido individuales por motivos visuales.
• La selección «Actualizar todo el índice» es necesaria tras revisiones extensas del documento. Este es especialmente el caso si ha cambiado el orden del texto o la redacción de los títulos.

Lista de figuras

Las listas de ilustraciones -normalmente al final del documento- enumeran las ilustraciones incluidas en el texto. Son habituales las listas separadas según el tipo de ilustración, por ejemplo, una lista separada para figuras, fotos y tablas. Un requisito previo para el correcto funcionamiento de los pies de ilustración automáticos es un flujo de trabajo correcto. Primero considere qué elementos está utilizando en su documento. A continuación, cree un pie de foto distinto para cada elemento independiente, que luego utilizará para un directorio asociado. Puede que tenga que crear una nueva categoría antes del primer subtítulo. Para ello, utilice el botón Nueva designación en el cuadro de diálogo Designación. Con el nombre de la categoría, defina también el pie de foto estándar, por ejemplo Foto xx.

Para etiquetar un elemento, ya sea una tabla o una ilustración, insértelo primero en el texto. No importa si incrusta o enlaza el objeto. Inmediatamente después, active el comando Leyenda en el menú Insertar. Se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente (véase la Fig. 19). Asegúrese de que el campo de entrada Posición está activado al abrir el cuadro de diálogo. De lo contrario, cierre el cuadro de diálogo para seleccionar el elemento insertado. A continuación, abra de nuevo el cuadro de diálogo para etiquetar el elemento.

Fig. 19: En el cuadro de diálogo Etiquetado tiene a su disposición todas las funciones con las que puede etiquetar elementos de las distintas categorías de forma uniforme.

Comience en el área Opciones. Seleccione la categoría deseada en el cuadro de lista Categoría. Por defecto hay tres para elegir: Figuras, Ecuaciones y Tablas. Si crea sus propias etiquetas (Word 97: botón Nueva categoría, si no, Nueva etiqueta), éstas también aparecerán en la lista.

La línea Título contiene el texto que se utiliza como título para el objeto asignado. En este texto se añade manualmente el texto individual del objeto después del número.

En el campo de lista Posición se determina dónde aparece el título.

Puede cambiar el tipo de numeración mediante el botón correspondiente. Puede incluir los números de capítulo en la numeración y utilizar diferentes separadores entre los números de capítulo y de elemento.

Una vez realizados los ajustes necesarios, finalice el proceso pulsando OK. Algunas etiquetas aparecen en un cuadro de texto, otras como texto normal. En cualquier caso, la propia secuencia numérica se realiza como un campo. Cuando trabaje con campos, debe hacerlos visibles en el documento. Para ello, el cuadro de diálogo Opciones de la pestaña Ver ofrece el ajuste Sombreado de campos: Siempre, que es más práctico que el ajuste por defecto Al seleccionar.

Automatizar el etiquetado

Puede automatizar el etiquetado de objetos. Sin embargo, debe ser reconocible para Word, es decir, los objetos deben estar registrados en el sistema. Con el etiquetado automático, usted ordena a Word que proporcione automáticamente a todos los objetos una numeración y la introducción para el etiquetado ya al insertarlos. Para ello existe el botón Autoetiquetado en el cuadro de diálogo Etiquetado.

En el cuadro de diálogo Autoetiquetado (véase Fig. 20), seleccione de la lista el tipo de objeto que desea insertar. A continuación, asigne una etiqueta existente o cree una nueva previamente.

Fig. 20: La función Autoetiquetado automatiza el etiquetado de objetos dentro de las categorías asociadas.

A continuación, Word crea inmediatamente la leyenda correspondiente en el momento en que usted inserta en su documento un objeto del tipo seleccionado. Deje que Word le mime: Establezca un tipo de leyenda automática para cada tipo de objeto que desee utilizar. Cada vez que insertes un objeto de este tipo, se etiquetará inmediatamente con la categoría correcta. Así ya no tienes que preocuparte por este problema: sólo hay que añadir manualmente el texto concreto, por supuesto. Pero Word hace las cosas formales de forma fiable: incluso si inserta objetos de otro tipo entre medias, Word recuerda el número actual del tipo de objeto correspondiente.

Tras este trabajo preparatorio, Word se encarga del resto en la versión final del documento: se coloca el cursor en la posición deseada del documento, se selecciona el cuadro de diálogo Índice y directorios, la pestaña Índice de figuras y la categoría deseada. Al confirmar el cuadro de diálogo se activa la creación del directorio.

Al trabajar con directorios en documentos centrales (Word 2002: Documentos Maestros) hay que tener en cuenta una serie de consideraciones especiales. El propio documento central no suele contener más texto que un título y un prefacio; contiene los enlaces a los documentos derivados. Por lo tanto, el lugar habitual para un índice es la zona del documento central situada antes de los documentos derivados. Todos los demás índices también deben figurar en el documento central, pero al final, después de todos los documentos secundarios.

Notas a pie de página y notas finales

Las notas a pie de página se utilizan principalmente en obras científicas. Sirven para incluir información adicional que pertenece al texto y enumerarla colectivamente al final de la página. Las referencias son el uso clásico de las notas a pie de página. Pero estos elementos también pueden ser útiles en documentos «normales». En un informe, por ejemplo, las notas a pie de página pueden hacer referencia a afirmaciones de informes anteriores o simplemente a comentarios de documentos. A diferencia de las notas a pie de página, que van al final de la página en la que se inserta la nota, las notas al final recogen la información al final del texto. Las notas a pie de página y las notas finales no son mutuamente excluyentes: Puede trabajar con ambos elementos de texto en un documento si es necesario. Luego, al insertarlas, decida qué tipo desea.

Hay algunos problemas especiales que resolver en relación con estos elementos de texto concretos. Los textos necesitan una ubicación determinada, una relación con el pasaje del texto y una numeración identificativa. Si cambia el número de notas a pie de página, por ejemplo, la secuencia de numeración debe adaptarse. Así no tendrá que comprobar todas las notas a pie de página cada vez que inserte otra, por ejemplo.

En la mayoría de los casos, los pasajes de texto con notas a pie de página se identifican mediante una cifra en superíndice que numera las notas consecutivamente y las asigna claramente al texto. Esta cifra se denomina marca de nota a pie de página, y el texto con la información adicional se denomina texto de nota a pie de página. Las notas a pie de página se insertan eficazmente mediante la combinación de teclas[Ctrl]+[Alt]+[F].

En Word, sólo tienes que preocuparte de dar formato o numerar las notas a pie de página en casos especiales. Word automatiza el trabajo. La línea de separación al final de la página bajo la que aparecen las notas a pie de página también se genera automáticamente si es necesario.

En versiones anteriores había un error que a veces provocaba desplazamientos en los formatos de página de las notas a pie de página. El remedio en estos casos es cambiar las plantillas de formato de los párrafos del documento. Todas las plantillas de formato utilizadas deben ajustarse a Exacto con la altura de línea asignada mediante el comando Formato de párrafo a interlineado. La pauta aquí es aproximadamente tamaño de fuente + 1,5 puntos.

Insertar notas a pie de página

Para insertar notas a pie de página o notas finales en el documento, primero mueva el cursor a la posición apropiada en el texto. A continuación, active el comando Insertar -> Nota al pie. Aparecerá el cuadro de diálogo «Nota a pie de página y nota final», en el que podrá realizar los ajustes necesarios (véase la fig. 21).

Fig. 21: Cuadro de diálogo Nota al pie y nota final: decida si desea crear una nota al pie o una nota final y seleccione el tipo de numeración.

Detrás del botón Opciones encontrará otras variantes interesantes. Las opciones que se pueden establecer afectan a todas las notas a pie de página y notas al final del documento. Por ejemplo, puede determinar si la numeración debe ser continua en todo el documento o empezar de nuevo con cada sección o página (véase la Fig. 22).

Fig. 22: Después de hacer clic en el botón Opciones, obtendrá más opciones de configuración para las notas a pie de página y las notas al final.

Después de crear la nota a pie de página, la vista normal es interesante. En la parte inferior de la pantalla aparece el área para el texto de la nota al pie, mientras que en la superior, como antes, se ve la «normal» (ver Fig. 23). En el texto verá el carácter de la nota a pie de página detrás de la parte de texto correspondiente. Si está activada la visualización de caracteres no imprimibles, la figura aparece enmarcada por un pequeño recuadro discontinuo. En el área de la nota al pie verá la misma figura detrás de la cual el cursor espera el texto de la nota. En medio, como separador entre las dos áreas, hay un botón en la vista normal para cerrar esta vista y un cuadro de lista con el que puede insertar y luego ajustar la línea de separación de la nota al pie, por ejemplo.

Cambie a la vista Diseño de página o a la Vista de página para ver las notas a pie de página en su forma impresa. En la vista Diseño de página, Word muestra las notas a pie de página tal y como se imprimirán. Como normalmente se utiliza un tamaño de letra pequeño para el texto de las notas a pie de página, es más eficaz trabajar en la vista Normal.

Todos los elementos de diseño de las notas al pie y al final se formatean automáticamente mediante hojas de estilo: Para mantener la coherencia, sólo debe cambiar los textos de las notas y los caracteres a través de las hojas de estilo asignadas Texto de nota al pie, Caracteres de nota al pie y Encabezamiento de nota al pie/fin.

Fig. 23: Así es como aparece la nota al pie al final de la página para su edición. Por supuesto, puede agotar las opciones de formato enriquecido. Aquí puede ver la nota al pie y el texto de la nota al pie en vista normal. Haga clic en la imagen para ampliarla

En cuanto el cursor parpadee detrás del carácter de la nota al pie, introduzca el texto de la nota. Cuando haya terminado, continúe con la creación de más notas al pie o notas al final o cierre la vista y vuelva a la vista habitual del documento. En la vista Diseño de página, basta con hacer clic en el texto «normal».

Word tiene una característica especial en esta función: Mueva el puntero del ratón sobre un pasaje del texto original para el que exista una nota a pie de página. No importa en qué vista se encuentre en ese momento. Espere un momento y el texto de la nota a pie de página aparecerá junto al texto en un tooltip mientras el puntero del ratón permanezca sobre el texto. Por lo tanto, para comprobar los textos de las notas a pie de página en la vista normal, no es necesario cambiar a la vista correspondiente. En la vista de diseño de página, no es necesario desplazarse hasta el final de la página para ver el texto. Esta función es especialmente práctica para las notas finales, que se concentran al final del documento o de la sección. Si el procedimiento descrito no funciona, active la casilla Información sobre herramientas a través de Herramientas -> Opciones en la pestaña Vista.

A diferencia de las notas a pie de página, puede reunir las notas al final del documento o de la sección. Si está trabajando con un documento central, entonces los documentos de rama representan automáticamente secciones separadas, al final de las cuales las notas finales pueden aparecer colectivamente. Las diferencias en el manejo de las notas finales son menores. La inserción mediante el teclado se realiza con[Ctrl]+[Alt]+[D] (Word 2000/XP/2003); de lo contrario, utilice el mismo comando de menú que para las notas a pie de página. El resto de opciones de configuración son en gran medida las mismas que para las notas a pie de página. Es útil, pero no es necesario decidir inmediatamente qué método utilizar cuando se trata de notas a pie de página y notas al final. Con el botón Convertir del cuadro de diálogo Opciones para notas a pie de página y notas al final, tiene en sus manos la decisión posterior de convertir o intercambiar las notas.