Mientras que la mayoría de los usuarios están familiarizados con las posibilidades y áreas de aplicación de Word o Excel, existe mucha confusión acerca de Microsoft PowerPoint. En el siguiente artículo, explicamos qué es Microsoft PowerPoint y qué posibilidades y funciones ofrece el software de presentaciones.
PowerPoint es un software de presentaciones y parte integrante de Microsoft Office.
En PowerPoint, puedes crear cualquier contenido en diapositivas, que luego puedes presentar a un público diapositiva a diapositiva a través de un proyector o una pantalla grande.
Con PowerPoint Online, Microsoft ofrece una versión gratuita que no ofrece todas las funciones, pero que puede utilizarse directamente en el navegador.
Índice de contenidos
1 ¿Qué es PowerPoint?
PowerPoint esun software de presentaciones y forma parte de Microsoft Office. Junto con Word, Outlook y Excel, PowerPoint es probablemente uno de los programas más utilizados de la cartera de Office y tiene un dominio del mercado similar al de Word o Excel.
Conocimientos previos: La versión original apareció ya en 1984 con el nombre de Presenter para Apple Macintosh. Más tarde pasó a manos de Microsoft y se publicó en 1990 como PowerPoint para Windows.
1.1 PowerPoint utiliza estos formatos de archivo
PowerPoint utiliza PPTX como formato de archivo. POTX se utiliza para las plantillas. Las versiones más antiguas (97 a 2003) siguen utilizando PPT para las plantillas y PPS para los archivos. Además, PowerPoint ofrece numerosas opciones de exportación para una presentación, que describiremos en detalle en el punto 7.
El software de presentación está disponible tanto para Windows como para MacOS, y los archivos son compatibles entre sí. Por lo tanto, una presentación creada en un PC con Windows también puede reproducirse en un Mac con PowerPoint y viceversa.
Otros programas de presentación, como Impress de LibreOffice o Keynote de Apple, pueden abrir archivos de PowerPoint, pero no admiten todas las funciones y opciones. Por ello, en caso de duda, evite las funciones muy complejas, como las animaciones, a la hora de crear una presentación.
2 Ámbitos de aplicación de PowerPoint
En principio, PowerPoint se utiliza para todos los ámbitos de aplicación en los que se utiliza un retroproyector para lanzar diapositivas a la pared y mostrarlas a la audiencia como complemento.
Hoy en día, la herramienta de presentación se encarga de esta tarea y presenta diapositivas electrónicas a la audiencia a través de un proyector o una pantalla grande. El contenido de las diapositivas debe apoyar el tema o asunto y guiar a la audiencia a través de la presentación o visualizar detalles como cifras trimestrales, fotos de productos, procesos o estructuras como complemento.
Los escenarios típicos para el uso de PowerPoint como herramienta multimedia son, por ejemplo, presentaciones sobre temas específicos, presentación de resultados de trabajo o cifras (facturación, beneficios…), introducciones a un taller, presentación de un nuevo producto o su introducción, etc. Debido a sus amplias posibilidades, el software de presentaciones también puede utilizarse para una presentación de diapositivas interactiva para el 60 cumpleaños de tus padres.
3 Cómo trabajar con Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint funciona del mismo modo que el antiguo retroproyector con diapositivas, que el usuario puede rellenar con numerosos elementos como texto, tablas, gráficos e incluso vídeos y audios.
Al comenzar, verá una diapositiva vacía, que podrá diseñar a su gusto.
En la barra de menú encontrarás numerosos elementos para el diseño, como funciones de texto, formas, colores, diagramas, así como funciones para insertar imágenes, enlaces web, vídeos o archivos de audio.
No sólo puede disponer los elementos como desee, sino también influir en su comportamiento. Por ejemplo, es posible mediante animaciones que para una enumeración no aparezcan todos los puntos inmediatamente, sino punto por punto. El presentador debe entonces pulsar una tecla cada vez para que aparezcan los nuevos puntos. Otras posibilidades de animación son, por ejemplo, «fly in», «zoom» o «fade out».
Menos es más: siempre hay presentaciones sobrecargadas de animaciones y efectos. A muchos oyentes les molesta el exceso de animaciones. Por lo tanto, ten cuidado con las posibilidades. En nuestro artículo Buena presentación de PowerPoint: consejos y trucos encontrarás muchos consejos y trucos de diseño para que tu presentación sea un éxito.
Para facilitar el trabajo con las diapositivas, PowerPoint ya ofrece varios diseños de diapositivas para la introducción, los textos y el contenido, las imágenes, las comparaciones, etc.
Para una apariencia uniforme, PowerPoint también ofrece numerosas plantillas que utilizan las mismas fuentes, colores y elementos de diseño.
También puede utilizar un patrón de diapositivas para crear sus propias plantillas, que se mantienen en el diseño corporativo de su empresa y utilizan elementos recurrentes como el logotipo de la empresa o los colores utilizados en todas las diapositivas.
En Internet se pueden encontrar otras plantillas, algunas de ellas gratuitas. Microsoft, por ejemplo, ofrece plantillas gratuitas para PowerPoint para los suscriptores de Office 365 Premium.
4 PowerPoint ofrece estas posibilidades
Además de diapositivas sencillas con texto e imágenes, PowerPoint ofrece muchas otras opciones de diseño. Por ejemplo, puedes crear una línea de tiempo y utilizarla para visualizar mejor la secuencia de procesos o acontecimientos.
Para estructurar más -sobre todo en presentaciones extensas- PowerPoint también ofrece la posibilidad de crear una agenda con algunos trucos.
Para efectos de texto de todo tipo, PowerPoint también dispone de la función WordArt. Crea texto en 3D con rellenos, contornos y sombras paralelas, y también puede personalizarse utilizando varios tipos de formas.
4.1 Organigramas, listas, procesos y diagramas
Si quieres crear organigramas en PowerPoint, la función SmartArt te ayudará. Con la ayuda de esta herramienta, disponible en todos los programas de Office, podrás crear fácilmente organigramas con diferentes niveles jerárquicos o pirámides.
La herramienta SmartArt también ofrece plantillas adecuadas para procesos, listas, ciclos o relaciones.
La contrapartida de SmartArt es la función de diagrama. Con su ayuda puedes visualizar todo tipo de cifras sin tener que crear primero el gráfico en Excel.
En cuanto seleccionas un tipo de gráfico, PowerPoint muestra una tabla para las categorías y series numéricas que puedes rellenar. Puede cambiar la forma de la visualización mediante varias plantillas rápidas en la barra de funciones, los colores mediante combinaciones de colores ya coordinadas y también cambiar directamente los datos y los valores de las columnas.
4.2 Animaciones y efectos
Las animacionespermiten mover, hacer aparecer u ocultarcualquier objeto como texto, formas uotros elementos de una diapositiva. PowerPoint diferencia entre animación para la entrada y salida de un objeto así como el énfasis de un objeto.
La aplicación es muy sencilla. Se selecciona el objeto en cuestión y luego se elige una de las animaciones deseadas. Para cada animación se puede establecer la duración, el retraso y el inicio de la animación.
A menudo «Al hacer clic» se utiliza aquí. Sin embargo, también son posibles las animaciones en cadena con «con anterior» o «después de anterior». También puede definir eventos desencadenantes, por ejemplo, al hacer clic en una determinada palabra o gráfico. Un ejemplo de las posibilidades sería un gráfico en una presentación. Al hacer clic en él, el gráfico se amplía o aparece una imagen más grande en la presentación, que luego se desvanece la próxima vez que haga clic en él.
Otra característica de la animación son las rutas de animación, donde los objetos se mueven en rutas predeterminadas o de acuerdo a patrones en la presentación. PowerPoint tiene muchas posibilidades para esto.
También se pueden ajustar las transiciones entre diapositivas individuales. PowerPoint ofrece aquí una amplia gama de transiciones, tal y como las conoces de los programas de edición de vídeo o software para presentaciones de diapositivas.
Para los usuarios experimentados, PowerPoint también ofrece una función de macros. Puede utilizarla para grabar secuencias y simplemente repetirlas. Sin embargo, primero debe mostrar las funciones de macro. Para ello, ve a las opciones de Archivo. En la sección «Personalizar la cinta» debes activar la pestaña «Herramientas de desarrollo».
En el siguiente vídeo encontrarás de nuevo un resumen de las funciones más importantes de PowerPoint.
5. presentación de archivos PowerPoint creados
Mediante el teclado, el ratón o un presentador especial, podrá controlar el flujo de la presentación y pasar de una diapositiva a otra. Si se definen animaciones como «aparecer» u otros eventos en una diapositiva, sólo se activan tras pulsar una tecla o en el presentador.
Ventajas de unpresentador: Existen en el mercado presentadores especiales para presentaciones, que sustituyen el teclado y el ratón por un receptor de radio vía USB. Estos prácticos dispositivos, que también incluyen un puntero en color, suelen ofrecer funciones de «avance», «retroceso» y fundido de diapositivas. Los precios empiezan en 10 euros. Los mejores modelos tienen incluso un lector de tarjetas en el receptor, por lo que también pueden utilizarse como memoria USB para la presentación.
Durante la presentación, puedes ver una copia de las diapositivas en el portátil o utilizar una vista especial del orador. Aquí puedes ver la diapositiva actual, la siguiente, tus comentarios sobre cada diapositiva y un temporizador. El público, en cambio, sólo verá la diapositiva actual en el proyector.
6. opciones de uso gratuito y alternativas
Microsoft PowerPoint puede utilizarse durante 30 días con la versión de prueba gratuita de Microsoft Office en alemán. En https://office.live.com/ también se puede utilizar PowerPoint Online con una cuenta de Microsoft. Se trata de una versión en línea reducida del software, que se utiliza directamente en el navegador, pero que debería ser suficiente para muchas tareas.
Una alternativa gratuita es, por ejemplo, Impress, que forma parte de OpenOffice y LibreOffice. Este software de presentaciones se basa en PowerPoint en cuanto a funcionamiento, pero no ofrece todas las funciones y opciones.
Para los sistemas Mac, Keynote es la primera opción, que incluso se ofrece de forma gratuita y brilla sobre todo por su facilidad de uso.
7. Ver archivos de Microsoft PowerPoint sin PowerPoint
Si desea ver un archivo de PowerPoint sin tener el propio programa, solía haber un visor de PowerPoint directamente de Microsoft. Sin embargo, éste ya no se mantiene y sigue estando actualizado con Office 2010 y, además, sólo es apto para sistemas de 32 bits. Por lo tanto, sólo puede utilizar una de las variantes mencionadas en el punto 6.
Además de Word Mobile y Excel Mobile, PowerPoint Mobile también está disponible para Windows 10 en la tienda. Se trata de una versión reducida que, sin embargo, puede utilizarse bien como visor. Sin embargo, para editar archivos de PowerPoint en PowerPoint Mobile, necesitas una suscripción válida a Office 365.
Consejo: Recomendamos acceder a PowerPoint Online directamente desde Microsoft, ya que la solución web no requiere instalación y muestra muy bien las presentaciones existentes.
También puede exportar un archivo de PowerPoint y seleccionar PDF como formato de destino. Cada diapositiva se convierte en una página PDF y puede visualizarse con cualquier visor de PDF o incluso en el navegador. También es posible exportar cada diapositiva en formato PNG o JPG.
Al exportar, PowerPoint también es capaz de guardar una presentación como archivo de vídeo. Puede elegir entre varios formatos y resoluciones. Estos archivos se pueden reproducir en cualquier dispositivo, igual que los PDF.
