El año 2020 fue el año de la oficina en casa. Nunca antes tanta gente había trabajado desde casa. La pandemia de Corona hace necesario que la gente se separe todo lo posible. Sin embargo, la pandemia trae consigo un aspecto positivo: un cambio en la forma de pensar de muchas empresas, así como la aparición de muchas tecnologías modernas a un precio asequible. Esto incluye también la telefonía a través de sistemas de telefonía VoIP. Pero, ¿qué es la voz sobre IP? ¿Cuáles son sus ventajas y cómo se utiliza este método para trabajar eficazmente?

¿Voz sobre IP? ¿En qué consiste?

En primer lugar, es importante entender qué se entiende por Voz sobre IP. Como su nombre indica, cuando se hace una llamada telefónica, la voz se transmite por IP. Se trata de una contrapartida a la típica RDSI, que se acopla a la banda ancha con IP. La voz sobre IP permite transmitir llamadas telefónicas a través del IP, es decir, el «Protocolo de Internet». VoIP también se conoce coloquialmente como telefonía por Internet. Actualmente se utiliza cada vez más con los smartphones, pero también sirve para reducir los costes telefónicos en la oficina doméstica a través del PC.

2 ¿Cuáles son las ventajas?

Dado que muchas empresas han tenido que cambiar a la oficina en casa con muy poca antelación, surge la pregunta de cómo pueden seguir trabajando los empleados de forma eficaz. La VoIP ofrece muchas ventajas a quienes ahora trabajan o han trabajado desde un despacho en casa. Uno de los aspectos más importantes del trabajo desde casa es la accesibilidad.

Problema: quienes no pueden ser localizados o no pueden ponerse en contacto con sus compañeros se ven apartados de las actividades laborales cotidianas. Esto repercute negativamente en el trabajo. Para una accesibilidad fiable, hay que optar por la VoIP.

Las ventajas de la tecnología VoIP son evidentes:

Obtendrá la máxima flexibilidad. Al fin y al cabo, ahora las llamadas no sólo llegan al smartphone, sino que se reciben en todos los dispositivos deseados. Más bien, los sistemas de telefonía en la nube aparecen en diversas formas: Ya sea el smartphone, el ordenador con auriculares o el portátil con webcam y micrófono. Basta con una simple llamada a través de una aplicación. Esta tecnología le permite estar en contacto con sus colegas de forma eficiente. Además, te ahorras el coste de una llamada convencional al hacer llamadas más baratas.

Otro aspecto importante de la oficina en casa: debe ser más fácil conciliar el trabajo y la vida privada. Al fin y al cabo, ya no existe una separación espacial entre el trabajo y la vida privada. Por eso, muchos trabajadores quieren flexibilidad. Esto puede conseguirse con la telefonía VoIP. El sistema de telefonía VoIP puede conectarse y desconectarse en cualquier momento. Además, con el software adecuado, tiene la opción de especificar su estado. ¿Está disponible, ausente o en una llamada? Sólo tiene que indicarlo con un clic del ratón.

La telefonía VoIP en pocas palabras:

• Telefonear y trabajar más eficazmente gracias a la visualización de estados
• Puede utilizarse en numerosos dispositivos finales como PC, portátil o smartphone
• Numerosos proveedores de telefonía VoIP para Windows y Mac
• Puede utilizarse desde cualquier lugar: ya sea desde el coche, la oficina en casa, la oficina o durante una visita a un cliente
• Llamadas gratuitas a través de Internet

3 ¿Cómo cambiar a la telefonía VoIP en Windows?

En primer lugar, debe recopilar todo lo que necesita saber sobre el sistema de telefonía VoIP y una posible migración de la telefonía RDSI o analógica a la telefonía IP para realizar el cambio con el mayor éxito posible. La plataforma voipspezialist.de explica detalladamente qué características tienen estos sistemas de telefonía, cómo utilizarlos eficazmente y por qué debería elegir el sistema.

Una vez realizada la investigación inicial, queda claro que es indispensable disponer de una conexión a Internet. Ésta debe tener un ancho de banda suficiente, de unos 100 Kbps. Un ancho de banda menor puede reducir la calidad de la voz y provocar llamadas interrumpidas. Cuanto mayor sea el ancho de banda, más fluidas serán las llamadas. También puede beneficiarse de conexiones más estables durante periodos de tiempo más largos.

Además de la conexión a Internet, necesitas el hardware correspondiente. Aquí hay una gran variedad. Para la oficina en casa, básicamente basta con un portátil o un ordenador con sistema operativo Windows. Al fin y al cabo, estos dispositivos finales también pueden utilizarse para el trabajo en general. Si sus colegas también pueden comunicarse con usted mientras va de compras o conduce, el smartphone también debería estar equipado con VoIP. Especialmente prácticos son varios programas que ofrecen una interfaz de usuario agradable y un manejo sencillo. Existen numerosos servicios VoIP para Windows. Coordine dentro de la empresa qué software se ajusta a sus necesidades.

Digresión: VoIP es mucho más que telefonía

Sin embargo, la eficacia de la VoIP no radica únicamente en telefonear a través de Internet. Más bien, esta aplicación ofrece muchas más posibilidades de colaboración y comunicación eficaces. Por ejemplo, puede iniciar reuniones con varios participantes para encontrar juntos soluciones rápidamente. Además, puedes iniciar videoconferencias fácilmente. Esto le permite presentarse al cliente cara a cara, lo que crea una relación mucho mejor con el cliente.

También es posible compartir datos y documentos a través del chat integrado. Esto le ahorra el envío de correos electrónicos o el almacenamiento y descarga de datos en una nube.

La telefonía VoIP es la tendencia del año y una parte esencial de la digitalización de las empresas. Las características especiales de la tecnología VoIP hacen posible que las empresas reduzcan costes, mantengan un mejor contacto con sus clientes y lleven a cabo la comunicación dentro de la empresa en todo el mundo de una forma divertida y actual.