Muchos empresarios no empiezan su actividad por cuenta propia en lugares de renombre o en grandes oficinas. No, empiezan en su propio salón, ático o garaje. Un lugar de trabajo así suele ser suficiente en los escasos días iniciales de una start-up. En teoría, un fundador puede planificar el trabajo e incluso vincular diferentes áreas de negocio sin ayuda de software. En algún momento, sin embargo, llega el momento en que el apoyo es necesario. Ahora un sistema ERP se vuelve interesante, después de todo no sólo vincula las áreas de trabajo sino que también ayuda a detectar el potencial de mejora. Pero, en cualquier caso, ¿qué es el sistema? ¿Qué requisitos previos son necesarios y en qué áreas es ideal? Este artículo ofrece una visión general.

Sistema ERP: ¿qué es en realidad?

La abreviatura ERP significa «Planificación de Recursos Empresariales». El software integra diversas aplicaciones empresariales y datos operativos. Estas áreas se reúnen en una base de datos central y se procesan allí. La mayoría de los sistemas ERP integran las siguientes áreas:

• Recursos humanos – todo lo relacionado con los empleados, el personal temporal y también la gestión pasa por esta área.
• Aplicaciones móviles – la mayoría de los empresarios trabajan con aplicaciones móviles. Para garantizar una sincronización constante, las aplicaciones pueden combinarse con esta área del sistema.
• Gestión dedocumentos – albaranes, facturas, hojas de personal, etiquetas de mercancías y albaranes – los documentos pertenecen a esta área.
• Gestión deproyectos – la agenda de un fundador. Aquí puede crear proyectos y planificarlos para poder terminar el trabajo a tiempo.
• Flujo de trabajo – esta sección a veces cubre los pasos de trabajo necesarios.
• Inteligencia empresarial – esta sección del sistema evalúa los procesos individuales y ayuda a identificar el potencial de mejora.

Las principales tareas que asume el ERP varían de una empresa a otra. La solución puede mostrar su particular fortaleza en las empresas manufactureras, ya que puede utilizarse para garantizar la planificación de las necesidades de material hasta el más mínimo detalle.

¿Qué ventajas ofrece un sistema ERP?

Cualquiera que haya tratado alguna vez con software o soluciones informáticas conoce los tópicos. Por supuesto, todo sistema y todo programa tiene ventajas, pero para el individuo a menudo no está claro por qué este sistema en particular es bueno para él o ella. En cierto modo, esto también se aplica a la solución ERP, porque aquí, también, cada uno debe decidir por sí mismo si el sistema es una buena opción para él y si las ventajas del sistema pueden ayudar a su propia empresa:

• Base dedatos – el sistema ERP realiza una base de datos que es la misma y accesible para todos los departamentos. De este modo, se mejora el flujo de información entre departamentos. Este punto también se aplica a los informáticos que colaboran con otras personas en proyectos. Por ejemplo, el diseñador gráfico podría acceder a los datos que también ve el programador.
• Transparencia – como el software vincula a todos los departamentos de la empresa y se puede acceder al contenido, aumenta la transparencia.
• Optimización – en cuanto se instala un sistema ERP, se comprueban automáticamente los procesos de trabajo anteriores. El software apoya el cumplimiento de determinados procesos y, gracias a la programación, garantiza que la documentación legal sea correcta y directa.
• Colaboración – a través de los documentos en red y el sistema de gestión, los equipos de otras ubicaciones también pueden colaborar de forma sostenible y acceder a datos actualizados.
• Ahorro de tiempo – la documentación de un sistema ERP requiere un procedimiento determinado. Esto afecta a la realización de tareas, ya que el software le guía más o menos a través del proceso. Como toda la información está en un solo lugar, se reduce el esfuerzo de búsqueda. Esto proporciona a muchas empresas una ventaja competitiva.
• Reducción de costes: a menudo, un sistema ERP reduce el esfuerzo administrativo. Como las entregas de mercancías o los pedidos repetidos pueden programarse con precisión, incluso puede reducirse el mantenimiento de existencias.
• Motivación: en todas las empresas hay tareas rutinarias que a nadie le apetece hacer y que resultan aburridas. El sistema ERP vincula automáticamente muchas de estas tareas a otros procesos para que no sea necesario introducir grandes cantidades de datos de una sola vez. Como resultado, se eliminan las tareas rutinarias y, a menudo, las horas extraordinarias.

Requisitos

Ahora, por supuesto, surge la pregunta de qué requisitos debe cumplir un sistema ERP en primer lugar. ¿El fundador de una empresa manufacturera, que hasta ahora no ha tenido problemas con un portátil y quizás un PC, tiene que instalar una sala de servidores en el garaje? Por supuesto que no. Los sistemas ERP están disponibles en diferentes versiones para que todo el mundo pueda utilizarlos:

• Usuarios de Windows: hay varias ofertas para usuarios de Windows. Incluso Microsoft tiene su propia solución ERP, pero está dirigida a grandes usuarios.
• Usuarios deaplicaciones: también en este caso hay, por supuesto, muchas soluciones en el mercado.

En última instancia, sin embargo, es irrelevante el sistema que tenga el PC final. Dado que los datos se fusionan en un servidor, sólo son decisivos los puntos de acceso. Dependiendo del tamaño del sistema, un servidor privado puede no ser suficiente. Los fundadores o las empresas más pequeñas suelen estar mejor asesorados con un sistema ERP basado en la nube:

• Almacenamiento – los datos se almacenan en la nube y se puede acceder a ellos en todo momento.
• Servicio – el servicio que ofrecen los servicios en la nube suele ser también muy bueno para las pequeñas empresas. No es necesario disponer de un departamento informático propio en la empresa.
• Coste – los sistemas ERP basados en la nube son más baratos en comparación con los costes de mantenimiento de un servidor propio, su mantenimiento y el personal informático.

Es importante saber que cada ERP puede adaptarse a las propias necesidades. Para ello, sin embargo, los fundadores deben examinar detenidamente qué incluyen los acuerdos de licencia individuales y si es necesario comprar algunos elementos adicionales. Especialmente los productos para grandes empresas no siempre están claramente regulados a este respecto. Todo empresario debe tener en cuenta también la formación al principio, ya que hay que aprender los sistemas para que todo funcione correctamente. Cualquiera que haya trabajado con SAP, por ejemplo, sabe por qué.

Conclusión: útil a largo plazo

A largo plazo, un sistema ERP adaptado a una empresa es sin duda útil. Es bueno si se integra en el trabajo lo antes posible, ya que así se elimina la necesidad de transferir datos y el potencial de errores durante la transferencia de datos es significativamente menor. Además, los procesos de trabajo pueden profesionalizarse desde el principio, lo que, por supuesto, ahorra costes y permite empezar mejor como empresario.