Independientemente de si es empleado, autónomo o empresario: el registro exacto de las horas trabajadas es esencial para la vida laboral, porque sirve de base de cálculo para la remuneración. Mientras que antes había que documentar las horas de trabajo con un reloj de fichar o con lápiz y papel, ahora esta tarea la realizan programas gratuitos de registro de tiempo, que a menudo tienen otras funciones prácticas. Esto no sólo simplifica la burocracia, sino que también mejora la transparencia. En este artículo presentamos las mejores herramientas para documentar el tiempo de trabajo.
Para que la documentación sea conforme a la ley, el empresario debe registrar el inicio, el final y la duración del tiempo de trabajo diario de sus empleados. Las pausas no forman parte del tiempo de trabajo y deben deducirse en consecuencia. Según la Ley sobre el Tiempo de Trabajo (ArbZG), no se prescribe ningún formulario específico para el registro del tiempo. Los registros sólo deben indicar la cantidad de tiempo que no supere el límite máximo de ocho horas diarias.
En este artículo te presentamos varios programas de registro del tiempo de trabajo que se pueden utilizar tanto en el ordenador como en dispositivos móviles. Y la vieja hoja de Excel no está ni mucho menos obsoleta. En Internet encontrarás numerosas plantillas y ejemplos para crear un sistema sencillo de registro del tiempo que, a diferencia de una herramienta comercial, también puede ampliarse y adaptarse como se desee.
Además del registro de tiempos propiamente dicho, que puede realizarse en línea o fuera de línea, una buena herramienta de registro de tiempos también debería ofrecer funciones avanzadas como la generación automática de informes y facturas, la integración de calendarios o la exportación de datos.
Índice de contenidos
1. seguimiento del tiempo gratuito: Los 3 mejores programas de un vistazo
1.1 Toggl Track
Toggl Track es un programa de seguimiento del tiempo basado en la nube para equipos grandes y pequeños. La herramienta permite un seguimiento fácil y flexible de las horas de trabajo y genera automáticamente información sobre cuánto tiempo se ha empleado en un trabajo o proyecto. A partir de ahí, se pueden generar informes y gráficos de uso del tiempo, y los registros de tiempo también se pueden exportar como hojas de cálculo Excel o enviar por correo electrónico si es necesario. La integración con aplicaciones de calendario permite convertir los próximos eventos directamente en entradas de tiempo.
Para mayor transparencia, Toggl Track también permite compartir enlaces de informes públicos con el cliente. El software ya está diseñado para las últimas explicaciones legales y, por lo tanto, también es adecuado para autónomos. Los gestores pueden utilizar el módulo Toggl Plan, que ofrece una visión general de todos los procesos empresariales, los plazos y el progreso de las tareas en una interfaz uniforme. Además, la función de sincronización permite actualizar los datos en tiempo real en todos los dispositivos.
Toogle Track está disponible como programa de escritorio para Windows, Linux y Mac, como versión en línea y como aplicación para iOS y Android, y también puede integrarse en herramientas de facturación y gestión de proyectos de terceros (por ejemplo, Jira, Basecamp o Trello) a través de la API.
1.2 Clockify Time Tracker
Con Clockify Time Tracker puedes llevar un control de los horarios de trabajo de tus empleados , informes, finalización de proyectos y horas facturables y horas extras. Usted puede decidir si las horas deben ser registradas automática o manualmente. Los registros se pueden asignar a los clientes y proyectos pertinentes. Además, se pueden generar informes semanales, mensuales o anuales. Dado que Clockify soporta un tamaño de equipo ilimitado, puede añadir tantos usuarios como desee.
Gracias a las funciones de gestión de proyectos y equipos, también puedes crear tareas y estimaciones de tiempo y gestionar los perfiles de los miembros. Para una mejor visión de conjunto, los proyectos también pueden etiquetarse e incluso visualizarse gráficamente si es necesario. También es posible exportar y compartir datos. La herramienta es adecuada para pequeñas y medianas empresas, autónomos y consultores, pero también puede utilizarse en universidades y escuelas, el sector de la restauración o el comercio.
El despliegue del seguimiento horario gratuito puede ser en la nube, en las instalaciones o como SaaS (Software as a Service) . Clockify está disponible para Windows, Mac, Linux y Chromebook, así como una versión móvil para iOS y Android. Se requiere una cuenta gratuita con el fabricante para su uso, pero alternativamente también puede iniciar sesión con su cuenta de Google.
1.3 Hubstaff
Hubstaff es un sencillo sistema de registro de tiempo para pequeñas y medianas empresas, autónomos y consultores. La introducción de las horas de trabajo se realiza a través de un intuitivo sistema de fichaje. La herramienta ofrece funciones como la supervisión de la actividad, informes avanzados, seguimiento en tiempo real, la opción de facturación automática y seguimiento por GPS que documenta los tiempos mediante captura móvil. El seguimiento de los tiempos puede realizarse tanto en línea como fuera de línea.
Con la ayuda de la función de seguimiento por GPS integrada, los tiempos pueden registrarse y documentarse sobre la marcha en Hubstaff. Esto proporciona a los clientes y supervisores una documentación particularmente completa y transparente de las horas de trabajo.
Hubstaff es por lo tanto una solución óptima para los clientes o supervisores que desean la documentación más completa y transparente posible del tiempo de trabajo. Además, Hubstaff permite a la dirección del equipo enviar facturas a los clientes y pagar a los empleados en función de sus horas de trabajo y con tasas de compensación personalizables.
Es bueno saberlo: desde una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de mayo de 2019, las empresas están obligadas a documentar las horas de trabajo de sus empleados. Esto es para proteger a los empleados y cumplir con las normas legales.
Hubstaff está disponible para Windows, Mac, Linux y como app móvil para iOS y Android y se puede integrar con más de 30 herramientas de terceros (por ejemplo, Trello, Asana, Basecamp, GitHub o PayPal). Para utilizarla, se necesita una cuenta gratuita de Hubstaff, bajo la cual se puede gestionar cualquier número de equipos y proyectos. También tienes la opción de asignar diferentes permisos y configuraciones a tus empleados.
El programa es gratuito para un usuario, las actualizaciones cuestan 7 USD al mes. Actualmente, sin embargo, el programa sólo está disponible en inglés.
2. registro horario gratuito Documente las horas de trabajo con Excel
Uno de los métodos más populares para registrar las horas de trabajo privadas o profesionales sigue siendo la vieja hoja de Excel. En Internet puedes encontrar numerosas instrucciones gratuitas y plantillas de muestra para crear un sistema de registro de tiempo individual y gratuito. Con él, puedes determinar automáticamente tus horas de trabajo e incluso crear facturas e informes con sólo pulsar un botón.
Los patrones se pueden reutilizar tantas veces como se desee y se pueden ampliar y adaptar casi indefinidamente. Sin embargo, a diferencia de las herramientas de control del tiempo mencionadas anteriormente, las plantillas de Excel sólo pueden integrarse en software de terceros con gran esfuerzo o no pueden integrarse en absoluto, por lo que esta solución es adecuada principalmente para autónomos y consultores, así como para equipos más pequeños.