Todo proyecto depende de su organización. Por eso, una solución sencilla y clara para la planificación y el diseño de los procesos operativos es elemental, sobre todo para las empresas. Para ello, existen diversas formas de organización empresarial en el sector de las TI.

Los sistemas ERP en la nube están en auge. En este artículo, aprenderá qué son exactamente los sistemas ERP en la nube, qué ventajas aporta a las empresas trabajar en la nube y para qué fines se puede utilizar el ERP en línea.

1. Definición de ERP: Un sistema ERP está específicamente diseñado para optimizar los negocios

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Un sistema ERP es una forma de planificación de recursos empresariales. Su propósito es hacer que los procesos operativos de una empresa sean planificables y estén claramente ordenados. El uso del software ERP moderno se basa en el uso de plataformas en la nube. Así, los módulos individuales de una empresa deben poder vincularse entre sí de forma óptima.

La planificación de recursos empresariales hace referencia a las diferentes áreas de la empresa que se pueden planificar, como:

• Gestión de compras y almacenes
• Gestión de pedidos
• Finanzas y contabilidad
• Recursos humanos y planificación de personal
• Ventas y distribución

En el pasado, el ERP se utilizaba principalmente para la coordinación en grandes empresas. Pero ahora se dice que la solución de software también aporta ventajas a las medianas empresas. Las pequeñas empresas, como las de nueva creación, también deberían poder ahorrar dinero a largo plazo con la ayuda de ERP en la nube.

2 Trabajar en la nube tiene muchas ventajas

El ERP en la nubese promociona actualmente como una solución integral para una amplia variedad de modelos de negocio. Con él se supone que los recursos se planifican de forma óptima, especialmente el trabajo en logística y gestión de mercancías se supone que funciona sin fricciones. De hecho, trabajar con la ayuda del software en la nube aporta muchas ventajas y simplifica las estructuras empresariales.

2.1 El hardware necesita mantenimiento, el software no

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Una ventaja obvia es el hecho de que el ERP es una solución de software. Por lo tanto, se elimina el mantenimiento constante y el cuidado de las instalaciones de hardware. La resolución de problemas y la actualización del ERP se realizan en línea. De este modo, se consigue una reducción de los costes operativos a largo plazo.

2.2 Visión general de la planificación financiera

Especialmente en la planificación financiera, los distribuidores de sistemas ERP en la nube anuncian claridad. A través del diseño sencillo y la facilidad de uso general, debería ser posible tratar de forma preventiva las fuentes de error y los cálculos discontinuos en los sectores de finanzas e inversión de las empresas. De este modo, la planificación financiera se hace posible con menos riesgos.

2.3 El software ERP funciona de forma modular

Quizás la mayor ventaja para las empresas sea la modularidad de los servicios ERP en la nube. Especialmente para las empresas de nueva creación que aún están en desarrollo, la expansión flexible del software ERP es posible en cualquier momento. La forma modular de trabajar también es ventajosa en estructuras empresariales más grandes y complejas. Aquí, los procesos de trabajo individuales se pueden vincular entre sí y los procesos operativos generales se pueden mantener siempre a la vista.

2.4 Optimización de los procesos de trabajo

No sólo en el área financiera de las empresas, sino también en la planificación de recursos, el software ERP debe echar una mano. El alto grado de claridad y la vinculación de las distintas áreas de trabajo permiten reconocer posibles ahorros. Así, trabajar con software ERP persigue principalmente el objetivo de ahorrar recursos.

Nota: Además, los procesos de trabajo también se pueden comprobar sobre la marcha. Esto garantiza una flexibilidad aún mayor a los directivos de las empresas que trabajan mucho de viaje.

2.5 Los empleados pueden concentrarse en lo esencial

La automatización de los procesos de trabajo manuales permite a los empleados disponer de más tiempo para centrarse, por ejemplo, en la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Así, el ERP online no sólo puede optimizar los procesos operativos, sino que los empleados también pueden trabajar en sus tareas de forma más eficiente. A largo plazo, esto se traduce en un aumento del volumen de negocio.

Las ventajas de un sistema ERP en la nube se resumen una vez más en este vídeo de SAP:

https://www.youtube.com/watch?v=TU96mOjlNso

3. los servicios en la nube también tienen desventajas

Los servicios en nube tampoco tienen sólo ventajas. Aunque la tecnología es fácil de instalar para cualquier empresa, por otro lado, pueden surgir dificultades de aplicación. Además, no todas las empresas se benefician del software.

3.1 Los módulos no pueden vincularse sin problemas

Una de las grandes ventajas del software ERP es la vinculación de los distintos sectores, pero esto puede verse mermado por problemas en la aplicación. Las quejas sobre problemas de integración en estructuras ya existentes dificultan el cambio al ERP en la nube, especialmente en estructuras corporativas complejas. Los críticos también opinan que sólo se produce el traslado de las aplicaciones existentes a la nube sin ninguna optimización o mejora.

Por este motivo, la instalación de sistemas ERP tiene más sentido en sectores que se están construyendo en la actualidad o en los que de todos modos se está llevando a cabo una reorganización. Las empresas de nueva creación que optan por un sistema ERP desde el principio también suelen eludir los problemas de integración.

3.2 Todavía no hay muchos servicios de ERP en la nube

Aunque algunas grandes empresas como SAP ya ofrecen servicios en la nube, la oferta no es muy amplia. Por este motivo, la variedad de servicios aún no está tan madura como podría. Para algunas empresas, la falta de personalización o flexibilidad puede ser un inconveniente.

3.3 Los usuarios y clientes temen los riesgos de seguridad

Los detractores de la nueva tecnología en nube se abalanzan sobre todo contra los posibles riesgos de seguridad. Los clientes también expresan su preocupación por la protección y seguridad de los datos. Asimismo, hay advertencias sobre el acceso remoto móvil a contenidos en la nube, ya que la seguridad de la red no suele estar garantizada en movimiento.

Por este motivo, es importante informarse previamente sobre las normas de seguridad existentes por parte del proveedor. Por ejemplo, hay que asegurarse de que los servidores se encuentran en el propio país y de que el distribuidor del ERP en la nube dispone de una copia de seguridad de los datos en un centro de seguridad certificado. Almacenar los datos en varias ubicaciones también aumenta su seguridad.

Nota: Se recomienda utilizar tecnologías propias de autenticación y cifrado para garantizar una mayor seguridad de los datos.

3.4 Una conexión online estable es un prerrequisito

Un problema probablemente menor es la dependencia de una conexión online continua. Dado que ésta suele existir de todos modos, sólo se producen paradas en el proceso operativo en caso de problemas de conexión.

Una desventaja mucho mayor puede ser la falta de control sobre las actualizaciones. El mantenimiento y el desarrollo del ERP también se llevan a cabo a través de la conexión en línea. Pero las actualizaciones sirven esencialmente para mejorar el software. Para evitar retrasos en las operaciones diarias, las actualizaciones automáticas pueden posponerse o instalarse más tarde, en un momento más oportuno.

4 Resumen de las ventajas e inconvenientes de trabajar con un software ERP

5 Para estos sectores, crear un ERP en línea tiene sentido

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Debido a la constante expansión y desarrollo de los servicios de ERP en línea, cada vez más empresas tienden a instalar el software. Especialmente para las empresas con producción a pequeña escala o subcontratada, el ERP online ofrece la visión de conjunto necesaria. Por ello, las empresas del:

Pero también las empresas de servicios que quieren garantizar a sus clientes un manejo sencillo se benefician del ERP online. Por este motivo, también se utiliza en:

• Comercio,
• servicios sociales y sanitarios,
• empresas de crédito y seguros, así como
• la hostelería.

6. costes de adquisición

Los modelos de financiación de un ERP en la nube son tan diversos como las funciones del ERP online. Sin embargo, la mayoría de los proveedores tienen una ventaja en común: se factura mediante una tarifa plana mensual. Esto significa que estos gastos también pueden planificarse.

Algunos distribuidores como la empresa Weclapp, por ejemplo, trabajan con métodos de trabajo híbridos. La gestión se realiza a través de la nube, mientras que determinadas áreas también se gestionan únicamente de forma interna. Weclapp ofrece diferentes modelos con distintos grados de cobertura, que van desde los 15€ por usuario al mes hasta los 40€ por usuario al mes.

Otros proveedores, como Sage-Office-Line 24, ofrecen un ERP en línea creado principalmente para ampliaciones. También se puede controlar a través de diferentes aplicaciones que se pueden vincular entre sí. Sin embargo, este servicio comienza en 89 euros por usuario al mes.

Otras empresas ofrecen tarifas planas para varios empleados. MyFactory Cloud, por ejemplo, cuesta 300 euros al mes. Por este precio, cinco usuarios pueden acceder al ERP en línea.