Todos los meses, los empleados reciben una nómina. Pero lo que los empleados dan por sentado es una tarea que lleva mucho tiempo a los empresarios. Si la empresa acaba de abrir sus puertas y el empresario aún no tiene experiencia en cuestiones de contabilidad de nóminas, esta tarea puede llevar varios días. De hecho, hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes.
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¿Cuál es la composición de la nómina?
En primer lugar, hay que aclarar qué debe contener exactamente la nómina. Dado que se utiliza para calcular las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones fiscales, éstas se enumeran individualmente.
Cotizaciones a la Seguridad Social:
- Seguro de enfermedad
- Seguro de dependencia
- Seguro de pensiones
- Seguro de desempleo
Deducciones fiscales:
- Impuesto sobre el salario
- Impuesto eclesiástico
- Recargo de solidaridad
Esto puede parecer sencillo a primera vista, aunque al final hay mucho más que tener en cuenta, como también aclara un artículo de imacc.de. Además, hay que tener en cuenta que pueden aplicarse distintos porcentajes de un trabajador a otro, por ejemplo en el caso del impuesto eclesiástico. Diversos parámetros de cálculo, casos especiales y exenciones complican por añadidura el principio. En consecuencia, la emisión de la declaración del impuesto sobre la renta se convierte en una tarea que requiere mucho tiempo.
Dado que el cálculo de las nóminas es obligatorio por ley y que, por tanto, un empleado puede exigírselo al empresario en cualquier caso, no es de extrañar que muchas empresas externalicen el cálculo de las nóminas de su propia empresa y, en su lugar, confíen esta tarea a un asesor fiscal, por ejemplo; al fin y al cabo, de esta forma pueden fallar muchas menos cosas y el empresario puede volver a dedicarse a su actividad principal.
Pero el problema es obvio: se generan costes adicionales. Una empresa con ánimo de lucro que sigue creciendo tendrá que gastar, por tanto, mucho dinero en la preparación de las nóminas.
Así que, al final, al empresario le quedan aparentemente dos opciones: Poner sus propios datos en manos de otros, pagar mucho dinero y contratar a una persona externa para que haga el trabajo (y confiar totalmente en sus conocimientos técnicos) o hacer las nóminas él mismo, dedicar mucho tiempo a ello y -debido a la consiguiente pérdida de trabajo en otros lugares- perder también dinero.
Sin embargo, existen varias formas de realizar las nóminas internamente y seguir ahorrando tiempo y dinero, gracias a un moderno software de nóminas.
Paquetes de software que tienen sentido
- Sueldos y salarios WISO
La mayoría de la gente conoce el programa de televisión WISO. Cada lunes, la revista de economía y consumo de la ZDF propone temas interesantes para diferentes grupos destinatarios. En la página de inicio del programa, los usuarios pueden encontrar diversas guías, la mayoría de ellas bien fundamentadas. La redacción también se ocupa de los empresarios y ha lanzado el software «WISO Lohn & Gehalt» (Sueldo y Salario), un programa que facilita el cálculo de las nóminas, especialmente a las pequeñas empresas.
Pequeñas empresas porque se pueden contabilizar hasta 15 empleados. Los datos importantes de las compañías de seguros de enfermedad y las agencias de empleo ya están almacenados en el programa y se mantienen constantemente actualizados. Además, es posible la declaración en línea de los datos de la seguridad social según el artículo 22 del DEÜV y la declaración en línea de los impuestos sobre nóminas con ELSTER. Gracias a la banca en línea integrada, las liquidaciones pueden incluso realizarse directamente desde el software.
Dado que se definen más de 30 CC-nóminas diferentes, con este programa también es posible crear una nómina para miniempleados, etc. En general, con «WISO Lohn & Gehalt» el usuario obtiene un paquete completo en el que se ha pensado en todo. Sin embargo, tiene que rascarse un poco el bolsillo: el programa cuesta 99,99 euros durante 365 días – ¡pero al final está garantizado que es más barato que la factura de un asesor fiscal!
- Declaración salarial 2014 de Lexware
Con «Lexware Lohnauskunft 2014», el comprador obtiene un programa que no es tan solidario como el de WISO, pero que sigue cumpliendo su función. Aquí, por un precio de 49,99 euros, se muestran sobre todo soluciones. Aquí se explica de forma fácil de entender cómo debe ser la contabilidad de nóminas. Además, el usuario recibe información importante sobre otros temas como las clases de impuestos y los coches de empresa. Por lo tanto, este software podría considerarse más una guía que un programa que facilite el trabajo, pero sigue siendo útil para quienes en el futuro deseen llevar ellos mismos toda la contabilidad de nóminas.
- Lexware Sueldo + Salario 2014
Otro programa de Lexware, «Lohn + Gehalt 2014», en cambio, ofrece un alcance mucho mayor a sus usuarios. Según la propia Lexware, más de 100.000 empresas ya utilizan este programa. No es de extrañar, ya que ofrece numerosas ayudas. Por ejemplo, se puede ahorrar mucho tiempo con la posibilidad de enviar directamente a la Agencia Tributaria las declaraciones de impuestos sobre el salario y las declaraciones de cotizaciones.
La ventaja de este software es también claramente que es posible llevar la contabilidad de mucho más de 15 empleados. Hasta 50, para ser exactos, con la edición pro/premium incluso hasta 500. Aquí también es posible crear una buena visión general administrativa con la ayuda de numerosos asistentes (gestión de ausencias, gestión del seguro médico, por ejemplo).
Sin embargo, por un precio a partir de 16,90 euros al mes (o 249,90 euros por una compra única), el paquete de software no es necesariamente una buena relación calidad-precio.
- Sage einfachLohn
Sage Software es un proveedor de software y servicios de gestión empresarial que opera en todo el mundo. Sage einfachLohn es -como su nombre indica- otro software para la contabilidad de nóminas que puntúa especialmente por su funcionamiento. Un intuitivo asistente de nóminas guía al usuario a través de los distintos pasos, de modo que al final sólo tiene que imprimir las nóminas proporcionadas. Además, con este software también es posible hacer que se creen las notificaciones legalmente requeridas para que sólo haya que enviarlas. La administración de empleados y los calendarios de ausencias también están disponibles, por lo que este programa, que incluye un empleado a un precio de 5,90 euros al mes, es especialmente adecuado para pequeñas empresas. Para una primera prueba, el software está disponible, por ejemplo, a través de TelekomCloud.
- Productos gratuitos
También existen en el ámbito del software de contabilidad de nóminas: los productos gratuitos. No cabe duda de que son tentadores. Supuestamente ofrecen una serie de servicios por los que en otras empresas hay que pagar bastante dinero. Pero en este caso hay que ser prudente y, sobre todo, plantearse la siguiente pregunta: ¿Por qué se puede ofrecer este tipo de software de forma gratuita cuando empresas de renombre piden dinero por él? La respuesta es obvia: porque estos programas no suelen ser serios (las excepciones confirman la regla, por supuesto). Empieza por el hecho de que los programas están anticuados y no integran la normativa legal vigente. O que una empresa dudosa quiere acceder a datos sensibles de la empresa. O que el usuario no ha visto la letra pequeña y de repente ha caído en una trampa de suscripción cara. Así que los empresarios deberían utilizar más bien productos de pago pero de buena reputación.