Trabajar en casa en tiempos de Corona. Desde el comienzo de la pandemia, cada vez más gente se siente atraída por la oficina en casa, pero trabajar en un escritorio en casa también conlleva nuevos retos. Incluso en la oficina más inteligente, no todo es digital y casi nadie puede prescindir de una impresora y una fotocopiadora. Sin embargo, elegir el dispositivo adecuado no siempre es fácil, porque los requisitos de una oficina en casa son muy diferentes de los de una empresa.
En este artículo te mostramos qué criterios son importantes para una impresora de oficina en casa y qué debes tener en cuenta antes de comprarla.
En la oficina doméstica, normalmente sólo una o dos personas acceden a la impresora, por lo que la velocidad de impresión es menos importante que las características. Sin embargo, esto depende sobre todo de tus necesidades individuales.
El coste de propiedad se calcula a partir del coste inicial del aparato y los cartuchos de impresión, el número estimado de páginas, las funciones adicionales necesarias y la vida útil prevista. En el capítulo 2 de este artículo te explicamos cómo calcular el TCO de tu aparato.
Por ley, los contratos deben imprimirse en un formato a prueba de documentos (es decir, a prueba de falsificaciones). Encontrarás más información sobre este tema en la sección «Impresión a prueba de documentos».
Índice de contenidos
1. impresoras para la oficina en casa: consejos para la compra
En primer lugar, no existe LA impresora para la oficina en casa. El modelo que mejor se adapte a tus necesidades dependerá en primer lugar de tus requisitos individuales. Además de la calidad y la cantidad de sus impresiones, los costes de impresión y el espacio disponible también desempeñan un papel decisivo en la elección del dispositivo.
1.1 ¿Impresora multifunción o dispositivo único?
En lugar de tener tres o cuatro aparatos encima o al lado de tu mesa, puedes combinar las funciones de impresoras, escáneres y similares en un solo aparato multifunción que ahorra espacio. También te beneficias económicamente, porque no sólo consumes menos electricidad, sino que también ahorras dinero en los costes de adquisición en comparación con la compra de varios dispositivos individuales.
He aquí un pequeño ejemplo de cálculo:
Si suponemos que un aparato necesita unos 100 vatios de electricidad y está encendido 10 horas al día, el consumo diario es de 1 kWh. Con una estimación de 225 días laborables, esto supone la friolera de 225 kWh. Un kilovatio hora de electricidad cuesta de media 25 céntimos, lo que supone unos 56 euros al año de gasto en electricidad, ¡por UN aparato!
Si además de la impresora tienes un escáner, una fotocopiadora o un fax, puedes ahorrar rápidamente mucho dinero. Sólo por eso ya merece la pena tener un sistema multifunción. Sin embargo, si no necesitas la función de copiadora o fax para tu trabajo, un equipo multifunción es, por supuesto, innecesario y puedes comprar simplemente una impresora «normal».
1.1.1 ¿Pueden los equipos multifunción seguir el ritmo de las disciplinas individuales?
En el deporte, los combinados tienen fama de no poder rendir nunca tan bien como los veteranos en las disciplinas individuales. Y aunque las impresoras multifunción ahora realizan todas las funciones de forma fiable, también tienen algunas desventajas en comparación con los dispositivos individuales:
- En términos de velocidad de impresión y copia, los dispositivos multifunción no suelen acercarse al rendimiento de un dispositivo independiente.
- A la hora de copiar, el precio por página es mucho más elevado que con una fotocopiadora estándar debido a los ajustes de impresión.
- Además, la función de fax del equipo multifunción permanece encendida por la noche, lo que supone un mayor consumo de energía en comparación con un fax convencional.
- Si el dispositivo multifunción está defectuoso, todas las funciones se bloquean a la vez.
- Los costes de mantenimiento y reparación (por ejemplo, de los cartuchos) suelen ser más elevados en los aparatos multifunción.
1.2 La mejor impresora para casa: ¿láser o de inyección de tinta?
Una impresora de inyección de tinta puede ser suficiente para imprimir las fotos de tus vacaciones o una tarjeta de cumpleaños para tu sobrino, pero para uso empresarial siempre debería ser una impresora láser. Son más caras, pero la calidad de impresión y la velocidad de salida son mucho mayores porque, a diferencia de las impresoras matriciales, no imprimen en líneas individuales, sino en páginas completas. Y en cuanto a costes de funcionamiento, la impresora láser también va por delante, porque puede imprimir unas cinco veces más páginas que una impresora de inyección de tinta antes de tener que recargar el tóner.
1.3 ¿Color o blanco y negro?
La respuesta a la pregunta de si necesitas imprimir en color o si basta con hacerlo en blanco y negro depende de las necesidades de tu empresa. Si imprimes principalmente facturas, presupuestos o documentos similares, el blanco y negro suele ser perfectamente adecuado. Si, por el contrario, trabajas con planos, gráficos, bocetos y diseños, es mucho mejor que utilices una impresora en color.
1.4 Impresión fiel al documento
Los notarios, los abogados, las autoridades públicas, las empresas de formación y las escuelas están obligados por ley a imprimir determinados documentos a prueba de documentos (es decir, a prueba de falsificaciones). Se trata, por ejemplo, de contratos, escrituras o certificados. El papel puede archivarse durante mucho tiempo sin perder su durabilidad. Sin embargo, esto no significa que toda impresión sea automáticamente a prueba de documentos. Una impresión a prueba de documentos no debe poder alterarse bajo ninguna circunstancia y debe ser resistente a las manchas, a la borradura, al borrado, a la luz y al agua.
Conviene saberlo: La solidez de los documentos se refiere, entre otras cosas, a las propiedades del soporte de escritura (p. ej., birretratos, tinta de impresora o pluma estilográfica) utilizado para la ejecución de documentos, certificados o contratos, así como a los utensilios en los que se conserva. Las condiciones exactas se establecen en la norma ISO 12757-2.
En contra de la creencia popular, las impresoras láser tampoco imprimen siempre a prueba de documentos. Sin embargo, las impresiones de las impresoras láser en blanco y negro son mucho más resistentes y duraderas que las de las impresoras de inyección de tinta (e incluso que las láser en color). Además, el tóner negro es muy resistente a la luz y la humedad, a prueba de manchas y no se puede borrar ni eliminar sin dejar rastro.
Además del cartucho y del papel utilizado, la impresión a prueba de documentos también depende del modelo. Para obtener una impresión «realmente» a prueba de documentos, necesitas una impresora que haya obtenido el «certificado de impresión a prueba de documentos» («certificado DONot»). Puede averiguar si su modelo tiene uno directamente del fabricante o en el sitio web Druckerpunkt.de.
1.5 Impresoras para oficinas domésticas: prácticas funciones adicionales
Muchos de los modelos de impresora más recientes incorporan funciones adicionales prácticas que facilitan el trabajo diario. Por ejemplo
- WLAN/ Bluetooth para transferir fotos y documentos directamente desde el smartphone o la tableta a la impresora sin necesidad de una red cableada.
- Si la impresora se encuentra cerca del router de todos modos, una conexión LAN no es de despreciar. La conexión por cable no sólo es más estable, sino que la transferencia de documentos de gran tamaño es mucho más rápida.
- Una pantalla táctil simplifica el manejo de la impresora y sustituye a otros dispositivos de entrada como el ratón o el teclado.
- Con un lector de tarjetas , los documentos pueden imprimirse sin desviarse a través del PC (por ejemplo, las fotos de la cámara digital). En este contexto, también es práctica la pantalla, que permite volver a ver las imágenes antes de imprimirlas.
¿Cuáles son los costes de funcionamiento de una impresora?
Se pueden comprar impresoras y equipos multifunción por menos de 50 euros, pero en este caso barato no significa barato al mismo tiempo. Si ahorras en el precio del aparato, lo normal es que luego pagues mucho más por los costes de impresión. El precio es sólo uno de los muchos factores que debes tener en cuenta a la hora de comprar una impresora para tu oficina en casa.
El coste total de propiedad (CTP) también incluye el coste del tóner o la tinta, la vida útil y el posible tiempo de inactividad. Por eso, antes de correr a la tienda de electrónica más cercana, hay que pensar en el uso que se le va a dar a la impresora:
- ¿Cuántas páginas calcula que imprimirá al mes?
- ¿Cuántas de ellas serán en color?
- ¿Qué funciones adicionales necesitas? (por ejemplo, impresión A3, impresión en sobres)
- ¿Cuánto tiempo piensa utilizar la máquina?
A partir de las respuestas a estas preguntas, puede crear una lista de impresoras que cumplan sus requisitos. El siguiente paso es determinar el coste total de propiedad, que incluye cuatro variables además de la información anterior:
- Precio de compra de la impresora
- Capacidad del cartucho inicial (tóner o tinta)
- Precio y capacidad de los cartuchos de repuesto
- Compra o leasing
2.1 Impresoras para oficinas domésticas: cómo calcular el TCO
Comparación de costes de impresión: la forma más sencilla de calcular el TCO es utilizar una hoja de cálculo de Excel o un gráfico de barras, pero en caso de duda basta con una calculadora, lápiz y papel.
La forma más sencilla de calcular el coste total de propiedad es utilizar una hoja de cálculo Excel. Introduce todos los datos y luego crea un gráfico de barras en el que introduzcas los costes relativos de cada dispositivo en cuestión. Pero también puedes alcanzar tu objetivo en pocos pasos con bolígrafo, papel y una calculadora:
- Multiplica el número de páginas que imprimes al mes por el número de meses que calculas que tendrás el aparato en uso. Tienes que hacer este cálculo dos veces: Una vez para el número total de páginas y otra vez para las páginas impresas en color.
Si imprimes el 40% de las páginas en color, en un ejemplo de cálculo queda así:
1250 páginas al mes x 36 meses = 45.000 páginas
500 páginas en color al mes x 36 meses = 18.000 páginas
- Ahora resta el número de páginas que puedes imprimir con el cartucho de inicio del número total de páginas. Con 3.000 páginas, obtendrás el siguiente resultado en nuestro ejemplo:
45.000 páginas en total - 3.000 páginas con el cartucho de inicio = 42.000 páginas en total
18.000 páginas en color - 3.000 páginas con el cartucho de inicio = 15.000 páginas en color
- A continuación, divida el número total de páginas (restantes) por la capacidad del cartucho de repuesto. En nuestro ejemplo son 5.000 páginas:
42.000 páginas en total : 5000 = 6,8
Como no se pueden comprar cartuchos «parciales», el valor se redondea a siete (cartuchos). En el cálculo de los cartuchos de color necesarios hay que tener en cuenta los tres tóneres diferentes (amarillo, cian y magenta):
15.000 páginas en color : 5000 = 3,0rtuchos
3 x 3 = 9 ca
- Ahora podemos calcular cuántos cartuchos necesitará la impresora a lo largo de su vida útil. En nuestro ejemplo, nos referimos a los precios medios de una impresora estándar del mercado electrónico:
Cartuchos negros: 7 x 50 euros = 350 euros
Cartuchos de color: 9 x 75 euros = 840 euros
Coste total de los cartuchos: 1190 euros
Vaya sobre seguro con la ampliación de garantía
- Una impresora estándar de la tienda de electrónica tiene dos años de garantía del fabricante. En la mayoría de los casos, sin embargo, se utilizará durante al menos un año más. Con una ampliación de garantía, te aseguras de que el año extra también está cubierto. En nuestro ejemplo, esto cuesta 30 euros (por año).
- En el último paso, sumamos todos los costes:
Precio de compra de la impresora 275 euros
Cartuchos (negro y color) 1190 euros
Ampliación de la garantía 30 euros
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Total gastos de funcionamiento 1495 euros
Conviene saberlo: El empresario está obligado contractualmente a proporcionar el equipo necesario para el desempeño del trabajo (por ejemplo, PC, ordenador portátil, pantalla, teclado, ratón, escritorio y también impresora y cartuchos). Esto también se aplica a la oficina en casa.
3 Nuestras recomendaciones: Las mejores impresoras y equipos multifunción para la oficina en casa
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Impresora multifunción HP OfficeJet 6950
Enlace a la página web del fabricante |
Potente impresora de inyección de tinta con una amplia gama de funciones. Funciona rápida y eficazmente como escáner, impresora y copiadora y dispone de conectividad Wi-Fi. |
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Brother MFC-J5730DW
Enlace a la página del fabricante |
Multifuncional de tinta empresarial 4 en 1 para grandes exigencias. Permite la conexión de varios usuarios a través de LAN, WLAN o aplicación de smartphone y también es capaz de imprimir en A3. |
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Canon Pixma TR8550
Enlace a la web del fabricante |
Impresora de inyección de tinta en color rápida y asequible con muchas opciones de conectividad (incluida una conexión WLAN), ranura para tarjetas SD y pantalla táctil. |
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Epson WorkForce Pro WF-C5710DWF 4 en 1 Enlace a la web del fabricante |
Rápida impresora de inyección de tinta con WiFi y Ethernet. Alta cobertura de tinta de hasta 5.000 páginas en cuatro cartuchos individuales separados. Función dúplex para imprimir, escanear, copiar y enviar faxes a doble cara. |
Puedes encontrar más impresoras multifunción para la oficina en casa en la comparativa de impresoras de nuestro portal asociado Vergleich.org y en la prueba de impresoras grandes de Stiftung Warentest.
Consejo: Comoalternativa a la compra de una impresora, también puedes alquilar una impresora «todo incluido«.En este caso, pagas una cuota mensual fija que incluye no sólo el aparato, sino también toda la tinta o el tóner necesarios y el servicio (por ejemplo, en caso de avería). Algunos proveedores también lo cobran en forma de «alquiler con opción a compra» o leasing. Esto significa que, en función del importe de la cuota, al final del plazo usted es propietario del aparato o puede comprarlo a un precio reducido.