Opciones para procesar la liquidación de nóminas en línea

Especialmente para las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas, a menudo no merece la pena pagar a un empleado propio para la contabilidad de nóminas. Como los asesores fiscales convencionales y las oficinas …

Opciones para procesar la liquidación de nóminas en línea

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Especialmente para las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas, a menudo no merece la pena pagar a un empleado propio para la contabilidad de nóminas. Como los asesores fiscales convencionales y las oficinas de nóminas son muy caros, cada vez más empresas externalizan su contabilidad de nóminas en línea. Los distintos proveedores difieren en la gama de funciones y en términos de automatización/apoyo personal. En esta guía, descubrirá qué opciones existen para externalizar la contabilidad de nóminas en línea. Además, le informamos sobre los servicios típicos de los proveedores y le mostramos posibles alternativas.

  • En la contabilidad de nóminas online, normalmente sólo tiene que introducir todos los datos relevantes en la nube o en el software. A continuación, su proveedor de servicios se encarga de la creación de extractos, informes para la Agencia Tributaria y mucho más.
  • Además, los proveedores comprueban la exactitud y verosimilitud de sus entradas para evitar errores comunes en las nóminas.
  • Los asesores fiscales también ofrecen sistemas online. Con ellos pagas un poco más, pero a cambio tienes una persona de contacto personal que comprueba tus datos no sólo por su exactitud, sino también por su eficacia.

1. qué hace la liquidación de nóminas online

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Con el software adecuado, puede enviar los datos pertinentes a la Agencia Tributaria de forma sencilla.

La imagen ideal de la contabilidad de nóminas online es en realidad bastante sencilla de explicar: introduces todos los datos relevantes de tus empleados y no tienes que preocuparte de nada más. Las nóminas, las altas y bajas de los empleados y todas las notificaciones pertinentes a la Agencia Tributaria o a las instituciones de la Seguridad Social están automatizadas. Esto contribuye a agilizar enormemente el proceso contable.

Además, el programa de contabilidad llama su atención sobre los justificantes necesarios en función del tipo de empleo. Los formularios utilizados pueden ser utilizados por profanos en la materia en el mejor de los casos y, aun así, ofrecen espacio para procesos empresariales complejos.

Los modelos que existen actualmente en el mercado se diferencian principalmente en 2 cosas:

  1. La introducción de datos se realiza a través de un software de contabilidad (por ejemplo, de Lexware o DATEV) o directamente en el navegador a través de una solución en la nube.
  2. Opcionalmente, los datos preparados pueden enviarse después a un asesor fiscal. Esto ahorra tiempo al asesor fiscal y dinero a usted.

Tanto las soluciones en la nube como las de software suelen ofrecer una recuperación muy cómoda de todos los datos relevantes. Los modelos más sencillos ofrecen la gestión de las cuentas de nómina, la creación de nóminas y un mantenimiento de los datos maestros de los empleados. Por otro lado, existen paquetes completos que cubren todas las áreas relevantes para el personal, gestionan la contabilidad por partida doble y también pueden preparar estados financieros.

Otras posibles características de las herramientas son:

  • Comprobación de la plausibilidad de las entradas para evitar errores directamente.
  • Interfaz DATEV para la transmisión de datos al asesor fiscal.
  • Interfaz Dakota para la transmisión de informes a las instituciones de la seguridad social.
  • Interfaz ELSTER para la transmisión de datos a la Agencia Tributaria.
  • Posibilidad de conceder a los auditores fiscales acceso a sus datos.
  • La preparación o ejecución automática de transferencias bancarias.
  • La consideración de las leyes específicas del sector.
  • La creación de un análisis de gestión empresarial (BWA).

Información: Algunos proveedores (especialmente bufetes de abogados especializados en asesoramiento fiscal) sólo ofrecen paquetes completos que incluyen una persona de contacto personal por un poco más de dinero. Esta persona comprueba la exactitud de sus datos, organiza lo que hay que organizar manualmente y está disponible durante un periodo limitado de tiempo al mes para responder a cualquier pregunta que pueda tener.

2. requisitos legales de la contabilidad de nóminas

Certificado GKV

El certificado GKV distingue a los proveedores que cumplen los requisitos legales para la transmisión de datos a las cajas de enfermedad.

En principio, todo empresario está obligado a entregar a cada trabajador una nómina en la que figure la composición exacta del salario o sueldo. La ley establece qué información debe figurar en la nómina.

Además, deben respetarse y cumplirse las obligaciones de los trabajadores en materia de seguros. Todos los documentos relacionados con el cálculo de la nómina deben conservarse de forma inalterable. También deben cumplirse las notificaciones prescritas a la Agencia Tributaria y a las instituciones de la Seguridad Social.

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Hoy en día, los datos pertinentes para el impuesto sobre el salario también se transmiten electrónicamente
.

Además, según el GoBD, ahora es obligatorio facilitar a la Agencia Tributaria todos los datos pertinentes en formato digital (como soporte de datos o interfaz) en caso de auditoría fiscal. Cualquier cambio futuro en la ley también deberá ser tenido en cuenta por un programa en el futuro.

Un programa de cálculo de nóminas en línea debe hacer todo esto para garantizar el cumplimiento de la normativa legal. Al fin y al cabo, en caso de errores, éstos y los costes asociados a su detección deben abonarse en el plazo de un mes.

3. cuánto cuesta la liquidación de nóminas online

Por regla general, los programas informáticos o las soluciones en la nube que funcionan automáticamente o soportan procesos manuales son los más baratos. Por regla general, cuanto más pequeña es la empresa, más barato es un programa de contabilidad adecuado.

Hoy en día, la mayoría de los proveedores han pasado de un nuevo software de publicación anual a un programa que se actualiza constantemente y se paga por suscripción. El siguiente resumen muestra las ofertas de los principales proveedores para pequeñas empresas. También hay ofertas más completas que cubren a 200 empleados o más.

Proveedor Precio Empleados incluidos
Sueldo y salario WISO desde 112,81€ al año 15
lexware desde 17,90€ al mes 50
sage one 67 euros al mes 20

Consejo: Si quiere utilizar estos programas por su cuenta, debe tener al menos conocimientos básicos de legislación laboral, de seguridad social y de IRPF. Es aconsejable que los no profesionales gasten un poco más de dinero para poder contar con un soporte constantemente disponible en caso de dudas y para aprender los conceptos básicos.

Lospaquetes completos que incluyen la liquidación de nóminas en línea, así como posibles correcciones por parte de un asesor fiscal, pueden contratarse a partir de unos 10 euros al mes y empleado.

gründer sitzt an schreibtisch und macht seine lohnbuchhaltung online
Llevar la contabilidad de nóminas online puede aliviar la carga de las pequeñas y medianas empresas
.

Averigua deantemano qué funciones necesita tu empresa y cuánto tiempo o personal puedes invertir. Puedes informarte sobre los proveedores y la gama de funciones en una prueba completa de software de contabilidad, por ejemplo.

A continuación, puede probar gratuitamente la mayoría de los proveedores y decidir finalmente cuál se ajusta mejor a sus necesidades. También es importante leer detenidamente el catálogo de servicios de las ofertas y prestar atención a una política de precios transparente. A menudo se cobran tasas adicionales por determinados certificados o servicios, por ejemplo.

3.1 Software de contabilidad gratuito

Los programas gratuitos sólo son capaces de contribuir a la contabilidad de nóminas en una medida muy limitada. Los programas puramente gratuitos no suelen cumplir los requisitos legales, no disponen de las interfaces necesarias o, al menos, no se actualizan constantemente.

Las versiones gratuitas de programas que, de otro modo, serían de pago, suelen estar tan limitadas que, a más tardar tras un periodo de prueba, hay que pagar por determinados servicios esenciales de los programas.

Por lo tanto, desaconsejamos las herramientas gratuitas de cálculo de nóminas. No le ofrecen la seguridad suficiente de que se cumplan todas las normas legales.

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