En este artículo aprenderá a utilizar las directivas de grupo en Windows Server 2000/2003 para definir los directorios predeterminados de documentos, archivos de plantilla y archivos de inicio automático (plantillas de Word o Excel que se inician automáticamente al iniciar la aplicación) de las aplicaciones de Microsoft Office para todos los usuarios desde una ubicación central y cómo cambiarlos con el mínimo esfuerzo si es necesario.

El siguiente artículo se ha puesto a nuestra disposición con la amable autorización de Ulrich Schlüter. El artículo está extraído del siguiente título de libro: Manual de integración de Microsoft Network

El procedimiento general se muestra paso a paso utilizando Windows 2000 Server y Office XP como ejemplos. Sin embargo, es similar bajo Windows Server 2003 y Office 2000 u Office 2003.

Este artículo aborda los siguientes problemas:

• ¿Dónde encontrar los archivos de plantilla de Microsoft Office para las directivas de grupo?
• ¿Qué directivas de grupo deben definirse para definir los directorios de almacenamiento de documentos, los archivos de plantillas personales (archivos DOT), los archivos de plantillas de grupo y los directorios de inicio?
• ¿Qué papel desempeña la política de redirección de carpetas en este contexto?
• ¿Cómo se puede evitar la sincronización fuera de línea de las carpetas redirigidas?
• ¿Cómo puede evitarse que las plantillas de grupo de Word estén constantemente bloqueadas por los usuarios durante el día y, por tanto, no puedan modificarse?
• ¿Qué hay que tener en cuenta cuando se utilizan varias versiones de Office?
• ¿Qué particularidades hay que tener en cuenta cuando se utilizan servidores de terminales?
• ¿Cómo se pueden importar y mantener de forma centralizada plantillas de grupos de trabajo en empresas con varias sedes y replicarlas en los servidores descentralizados de las sedes?

Con algunas excepciones, los archivos de plantilla de Microsoft Office 2000 se denominan xxx9.ADM, los de Office XP xxx10.ADM y los de Office 2003 xxx11.ADM:

Archivos de plantilla de Office 2000

ACCESS9.ADM Directrices para Access 2000
EXCEL9.ADM Directrices para Excel 2000
FRONTPG4.ADM Directrices para FrontPage 2000
CLIPGAL5.ADM Directrices para Office 2000 Cliparts
OFFICE9.ADM Directrices para Office 2000
OUTLK9.ADM Guía para Outlook 2000
PPOINT9.ADM Guía para PowerPoint 2000
PUB9.ADM Guía para Publisher 2000
WORD9.ADM Directrices para Word 2000

Archivos de plantilla de Office XP

ACCESS10.ADM Directrices para Access 2002
EXCEL10.ADM Directrices para Excel 2002
FP10.ADM Directrices para FrontPage 2002
GAL10.ADM Directrices para Office XP Clip Organizer
OFFICE10.ADM Guía para Office 2002
OUTLK10.ADM Guía para Outlook 2002
PPT10.ADM Guía para PowerPoint 2002
PUB10.ADM Guía para Publisher 2002
WORD10.ADM Guía para Word 2002

Archivos de plantilla de Office 2003

ACCESS11.ADM Directrices para Access 2003
EXCEL11.ADM Directrices para Excel 2003
FP11.ADM Directrices para Frontpage 2003
GAL11.ADM Directrices para el organizador de clips de Office 2003
INF11.ADM Directrices para InfoPath 2003
OFFICE11.ADM Directrices para Office 2003
OUTLK11.ADM Guía para Outlook 2003
PPT11.ADM Guía para PowerPoint 2003
PUB11.ADM Directrices para Publisher 2003
RM11.ADM Directrices para Relationship Manager 2003
SCRIB11.ADM Directrices para OneNote 2003
WORD11.ADM Directrices para Word 2003
Los archivos de directivas de grupo de Office 2000, Office XP y también de Office 2003 no pertenecen al ámbito de entrega del CD de Office respectivo, sino al ámbito de entrega del Kit de recursos de Office correspondiente. Puede descargar este kit de recursos de Office desde el portal web de Microsoft:

http://www.microsoft.com/office/ork/xp/default.htm
http://www.microsoft.com/office/ork/2000/default.htm
http://www.microsoft.com/office/ork/2003/default.htm

En http://www.microsoft.com/office/ork/xp/appndx/appc00.htm encontrará todas las descargas y Service Packs de las distintas versiones de Office.

Después de instalar el kit de recursos de Office en un PC cliente, encontrará los archivos de plantilla en el directorio %SystemRoot%\inf. Para utilizar las directivas de grupo de Office en el Directorio Activo, proceda como se indica a continuación:

• Instale el Kit de recursos de Office en un cliente con Windows XP.
• Copie los archivos *.ADM agregados al directorio %SystemRoot%\inf al instalar el Kit de recursos de Office en el directorio %SystemRoot%\inf del controlador de dominio.
• Cree una directiva de grupo y añada los archivos de plantilla de grupo de Office.
• Establezca las directivas de grupo deseadas.
• El procedimiento se describe paso a paso más adelante. Pero primero echemos un vistazo a la situación inicial en la red.

La situación inicial

El dominio de prueba de Windows consta de un servidor Windows 2000 denominado S1, que funciona como controlador de dominio, y un cliente que ejecuta Windows XP Professional. Se requiere un DNS (Domain Name System) completamente funcional, de lo contrario las políticas de grupo no funcionarán en absoluto o lo harán de forma incorrecta.
Windows XP y Office XP están instalados en el cliente. Se configura un identificador de prueba como «schlueter» para comprobar la eficacia de las políticas de grupo en el ordenador cliente.
Antes de utilizar las políticas de grupo, el usuario con el identificador «schlueter» encuentra la siguiente configuración en Word en Extras – Opciones en la pestaña Ubicación para archivos:

Opciones en Word

Documentos:
C:\Documents and Settings\schlueter\Own Files
Plantillasde usuario:
C:\Documents and Settings\schlueter\Datos de aplicación\Microsoft\Plantillas.
Plantillasde grupo de trabajo:
No definidas
Archivos de recuperación automática:
C:³³ de programa³ de programa³ de aplicación³ de Microsoft³ de Word.
Diccionarios:
C:\Programas\Microsoft Office\Office10.
Inicio automático:
C:Documentos y configuracionesDatos de aplicaciónMicrosoftWordStartUp.

En Excel, el usuario encontrará la siguiente configuración en Herramientas – Opciones en la pestaña General:

Opciones en Excel

Ubicación de almacenamiento por defecto:
C:\Documents and Settings\Supplies\Own files.
Cargar todos los archivos en esta carpeta al inicio:
no definido

Configuración de perfiles de usuario almacenados en el servidor, directorios base y redireccionamientos de carpetas

Ahora se trata de redefinir estos directorios para las aplicaciones de Microsoft Office mediante directivas de grupo para todos los usuarios o para grupos de usuarios: Los directorios para el almacenamiento de documentos, así como para las plantillas de documentos, deben apuntar a los directorios del servidor.

Para los usuarios del dominio, primero se definen en el servidor los denominados perfiles de usuario almacenados en el servidor («perfiles itinerantes») y los directorios base (directorios personales). En nuestro escenario de ejemplo, los tres subdirectorios Perfiles, Usuarios y Empresa se configuran en el servidor S1. A continuación, se liberan estos directorios. Los perfiles de usuario almacenados en el servidor están en el recurso compartido \s1\Profiles, los directorios básicos almacenados en el servidor en el recurso compartido \s1\Usuarios. También existe el recurso compartido \s1\Company, que contiene los directorios de grupo para todos los usuarios. Por lo tanto, el recurso compartido Empresa contiene documentos y plantillas de documentos compartidos por el personal. También se requiere un script de inicio de sesión Netlogon.cmd, cuya función y estructura se discutirán más adelante en este artículo.

En el complemento Usuarios y equipos de Active Directory, la siguiente configuración se almacena en la ficha Perfil para el identificador «schlueter»:

Snapin en AD

Sin embargo, la introducción de una carpeta base en la pestaña Perfil no es suficiente para cambiar los directorios de almacenamiento predeterminados para los documentos creados en Microsoft Office y otras aplicaciones de C:\Documents and Settings\%USERNAME%\wn Files al directorio base \S1\Users\%Username%. La carpeta«Mis Documentos» también debe ser redirigida a través de una política de grupo. Para ello, inicie el complemento Usuarios y equipos de Active Directory en el servidor y cree una nueva unidad organizativa, por ejemplo, con el nombre «Usuarios». Haga clic en esta unidad organizativa con el botón derecho del ratón y cree una nueva política de grupo a través de Propiedades en la pestaña Políticas de grupo, por ejemplo, con el nombre «Usuario estándar de Windows XP».

Snapin en AD

A continuación, seleccione el botón Editar para definir la política de redirección de carpetas en esta política de grupo:

Nueva política

En Configuración de usuario – Configuración de Windows, haga clic con el botón derecho en la directiva Redirección de carpetas y establezca lo siguiente como carpeta de destino: \NServername\Users\%USERNAME%.

Nueva directiva

En la pestaña Configuración, establece que la carpetaMis imágenes quede subordinada a la carpetaMis documentos. También te sugiero que desactives la opción«Dar al usuario derechos de acceso exclusivos a Mis Documentos». Porque, de lo contrario, los administradores del sistema tampoco tienen acceso a los directorios base y sólo pueden intervenir con un esfuerzo adicional considerable si el usuario necesita ayuda más tarde porque tiene un problema con un documento de su directorio base o si, por ejemplo, un usuario está enfermo o de vacaciones y un adjunto o un superior necesita urgentemente un documento que está en el directorio base del usuario.

Establecer derechos

La política de grupo Redirección de carpetas, al igual que el resto de políticas de grupo de la categoría Configuración de usuarios, sólo afecta a los objetos de usuario que se han trasladado a la unidad organizativa «Usuario» de nueva creación. En el ejemplo, el identificador «schlueter» se mueve de la unidad organizativa «Usuarios» a la unidad organizativa «Usuarios» con el botón derecho del ratón. Si ahora se inicia sesión en el cliente de Windows XP con el identificador «schlueter» y se abren las propiedades del objeto«Mis documentos», ya no se introducirá C:\Documents and Settings\schlueter\Own Files en«Destino:», sino el directorio base almacenado en el servidor \s1\users\schlueter:

Establecer derechos

En Word, en Herramientas – Opciones en la pestaña Ubicación de archivos, la ruta para el almacenamiento de documentos es ahora \s1\users\schlueter:

Nueva ruta ahora en Word

En Excel, también, la ubicación por defecto ha cambiado en Herramientas – Opciones en la pestaña General. También apunta a \s1\usersschlueter:

y en Excel

Lo mismo ocurre con otras aplicaciones como PowerPoint y Access.

Desactivar la sincronización sin conexión no deseada de las carpetas redirigidas

Sin embargo, la redirección de carpetas a través de la directiva de grupo tiene el siguiente inconveniente: las carpetas redirigidas se sincronizan por defecto para el funcionamiento sin conexión en cada inicio y cierre de sesión, de modo que los usuarios de portátiles también pueden acceder a sus documentos independientemente de la red. Si inicia el Explorador de Windows en el cliente y abre la pestaña Archivos sin conexión a través de Herramientas – Opciones, podrá comprobarlo mediante el botón Mostrar archivos.

Personalizar los archivos sin conexión

En el Explorador de Windows, en Herramientas – Sincronizar, se muestra lo siguiente:

Personalizar archivos sin conexión

Si el usuario «schlueter» modifica un gran número de archivos en su directorio base en el servidor durante el día, aparece una ventana que muestra este proceso de sincronización al desconectarse del servidor. Esta sincronización puede tener sentido para los usuarios de ordenadores portátiles, porque éstos quieren seguir trabajando en sus documentos en casa o en casa del cliente, por ejemplo. Sin embargo, por razones de seguridad, a menudo no es deseable para la mayoría de los usuarios tener documentos en discos duros descentralizados del cliente que puedan caer en malas manos. Además, si un usuario se conecta a otro cliente y vuelve a desconectarse más tarde, sus documentos también se sincronizan en el disco duro de este cliente. Esto es especialmente molesto para el personal del servicio de asistencia, que se conecta regularmente a otros ordenadores para investigar errores o configurar nuevos ordenadores.

Nota: Por cierto, los archivos sin conexión se almacenan en el directorio %Systemroot%\CSC para todos los usuarios del ordenador, pero una persona que no sea administrador no puede ver este directorio. Nota al margen: Con la herramienta MoveUser.exe del Windows Server Resource Kit Tools, este directorio se puede mover a otra partición.

Puede impedir la sincronización sin conexión mediante una directiva de grupo. Tanto en Configuración del equipo como en Configuración de usuario, en la categoría Plantillas administrativas – Red – Archivos sin conexión, encontrará la directiva No hacer disponibles automáticamente las carpetas redirigidas sin conexión. En el mismo lugar también encontrará políticas que pueden utilizarse para desactivar completamente la sincronización sin conexión, para permitir que el administrador establezca las carpetas deseadas para la sincronización sin conexión (mediante listas positivas o negativas) y para desactivar la manipulación de estas preferencias por parte del usuario.

Definir directorios centrales para plantillas de documentos

El siguiente objetivo es definir el directorio predeterminado para las plantillas de documentos (archivos DOT) mediante directivas de grupo:
En primer lugar, copie todos los archivos de plantilla de Office XP (archivos 10.ADM) que se añadieron al directorio %SystemRoot%\inf del cliente de Windows XP al instalar el Kit de recursos de Office al directorio %SystemRoot%\inf del controlador de dominio.

En el servidor, reinicie el complemento Usuarios y equipos de Active Directory y abra la plantilla de grupo Usuarios estándar de Windows XP mediante el botón Editar.

Haga clic con el botón derecho del ratón en la categoría Configuración de usuario – Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas. Se mostrarán primero las plantillas ya cargadas. Utilice el botón Agregar para seleccionar todos los archivos ADM del directorio %SystemRoot%\inf. Cargue primero las plantillas EXCEL10, OFFICE10 y WORD10:

Personalizar las plantillas

En primer lugar, abra la categoría Configuración de usuario – Plantillas administrativas – Microsoft Word 2002 – Herramientas | Opciones Ubicación del archivo. Mediante la directiva de grupo Documentos, puede establecer una ubicación de archivo predeterminada para los documentos de Word que no sea el directorio base del usuario \s1\users\%USERNAME%.

Personalizar directorio por defecto

Por las siguientes razones, puede resultar útil introducir el directorio del grupo, departamento o proyecto del usuario como directorio predeterminado en esta directiva de grupo. Si no se define esta directiva de grupo, se sugerirá el directorio base del usuario para abrir y guardar documentos en cuanto haga clic en «Archivo – Abrir» o «Archivo – Guardar como» en Word. Para la mayoría de los usuarios, sin embargo, es conveniente almacenar la mayor parte de los documentos creados en el lugar de trabajo en el directorio de grupo y no en el directorio privado. De este modo, no sólo los compañeros tienen acceso a los documentos que necesitan conjuntamente, sino que, en caso de enfermedad o durante la baja de un empleado, este almacenamiento de documentos también evita que el sustituto o el supervisor pidan al administrador que busque en el directorio privado del empleado ausente un documento que necesita urgentemente y que no puede encontrar en el directorio del departamento. En el directorio privado de un empleado, en realidad sólo deben almacenarse aquellos documentos que explícitamente no deben ser accesibles todavía a los miembros del departamento o del proyecto.

Imagine un departamento en el que muchos empleados escriben a diario en Word solicitudes, presupuestos u otro tipo de correspondencia con clientes. Cada vez que un empleado quiere guardar un nuevo documento en el directorio del grupo, hace clic en «Archivo – Guardar como» en Word. Si se le sugiere su directorio base personal, primero debe cambiar al directorio de grupo. Si quiere abrir un documento de grupo para revisarlo en Word, hace clic en «Archivo – Abrir» en Word y primero debe cambiar del directorio «Mis documentos» al directorio de grupo. Sin embargo, si la política de grupo «Documentos» especifica el directorio de la empresa o incluso el directorio del departamento, este esfuerzo se omite y el usuario también es «educado» para archivar los resultados del trabajo en el directorio de grupo y no en el archivo personal.

Adaptar el directorio

Ahora abra la categoría Configuración de usuario – Plantillas administrativas – Microsoft Office XP – Rutas compartidas:

Adaptar directorio

Con la directiva Ruta de plantillas de usuario, puede establecer qué ruta debe definirse para las plantillas de usuario. Mediante la directiva de grupo Ruta de plantillas de grupo de trabajo, por otro lado, puede establecer qué directorio de Word debe definirse como directorio de plantillas de grupo. El usuario necesita acceso de escritura al directorio de plantillas de usuario, porque el NORMAL.DOT de Word, por ejemplo, se crea allí. La mayoría de los usuarios sólo necesitan acceso de lectura al directorio de plantillas de grupo. Sólo los miembros del personal autorizados a añadir y modificar archivos de plantilla de grupo deben tener derechos de directorio más amplios a este directorio del servidor central.

Un posible enfoque ahora sería crear un subdirectorio H:\Templates en el directorio base H: para cada usuario a través del script de inicio de sesión y definir este directorio como un directorio de plantillas de usuario. En el recurso compartido \Servername\Company, se podría crear un subdirectorio Company templates. Este directorio se definiría como ruta de plantillas de grupo de trabajo, con, por ejemplo, el grupo de usuarios de dominio con permiso de lectura y el grupo de administradores de dominio o un grupo especial «Administradores de plantillas» con derechos adicionales para el directorio \Servername\Company\Company plantillas.

Si utiliza otras aplicaciones en su empresa además de Microsoft Office, como AutoCAD o una aplicación comercial como SAP o SAGE KHK, es posible que necesite directorios de plantillas diferentes para las distintas aplicaciones. Sin embargo, el enfoque propuesto sería entonces demasiado corto de miras. Una solución más previsora sería subdividir los directorios para las plantillas de usuario y las plantillas de empresa:

En el recurso compartido \Servername\Company, por ejemplo, se crea el directorio «Company Templates» con los subdirectorios «Office», «AutoCAD» etc.. Utilice el script de inicio de sesión para asegurarse de que se crea un directorio «Plantillas» con los subdirectorios deseados como «Office», «AutoCAD», etc. en el directorio base H: almacenado en el servidor de cada usuario:
H:\Templates\Office
H:PlantillasAutoCAD
H:\Templates\SAGE KHK

Cuando se trabaja con diferentes versiones de Microsoft Office (2000/2002/2003), puede ser útil o inevitable crear subdirectorios separados para que no haya conflictos, ya que el comportamiento de las macros de las diferentes versiones de Office es diferente, por ejemplo.
\NNNNombreDelServidor\NEmpresa\Plantillas\Office\2000
\Nombre del servidor Plantillas Office 2002
\Nombre del servidor: Plantillas de Office 2003

Crear automáticamente directorios de plantillas mediante un script de inicio de sesión

Para que este procedimiento funcione, debe utilizarse un script de inicio de sesión para garantizar que se crea un directorio H:\Templates para cada usuario en el directorio base H: almacenado en el servidor y que se crean los subdirectorios deseados debajo. El script de inicio de sesión podría tener la siguiente estructura:

@echo off
rem Se comprueba Homedirectory y se crean los directorios importantes:
if /i «%HOMEDRIVE%»==»H:» goto HOMEOKAY
cls
echo La carpeta base H: no se ha configurado o se ha configurado incorrectamente.
echo Póngase en contacto con el servicio de asistencia en el Tel. 12345
echo
pausa
c:
%LOGONSERVER%\netlogon\util\logoff.exe
salir
:HOMEOKAY
if not exist «h:\Templates» md «h:\Templates» > NUL: 2>&1
md h:\Templates\Office > NUL: 2>&1
md h:\Templates\AutoCAD > NUL: 2>&1
md h:\Templates\Sage KHK > NUL: 2>&1
rem El directorio de grupo «Empresa» se asigna a G::
net use g: /del > NUL: 2>&1
net use g: «\S1\Company» > NUL: 2>&1

Este script de inicio de sesión comprueba primero que el administrador no ha olvidado asignar la unidad H: a \Servername\Users\%USERNAME% en la pestaña Perfil en Carpeta Base al configurar un nuevo identificador. En este caso, se muestra un mensaje de error. Del mismo modo, es posible comprobar en el script de inicio de sesión si se ha especificado una ruta de perfil (perfil de usuario almacenado en servidor = perfil itinerante) para un nuevo usuario:

Snapin en AD

En caso afirmativo, se cierra inmediatamente la sesión del usuario para que no se produzcan errores posteriores. A continuación se crean los directorios H:\Templates con los subdirectorios. La redirección«> NUL: 2>&1» detrás de los comandos md(md = makedir) garantiza que no se muestre un mensaje de confirmación como «se hacreado el directorio» ni un mensaje de error como«el directorio xxx ya existe«.

Mediante el comando net use g: \S1\Empresa > NUL: 2>&1 la unidad G: se conecta al recurso compartido \Servername\Empresa para todos los usuarios. Los usuarios encuentran ahora sus documentos y plantillas personales en la unidad H: y los documentos y plantillas de grupo en la unidad G :.

Ahora la política de ruta de las plantillas de usuario se puede definir con H:\Templates\Office.

Comprobación de ruta

Por cierto, el campo Ruta de plantillas de usuario también puede contener una ruta UNC con la variable %USERNAME%:

Comprobación de ruta

Después de que la política de la ruta de las plantillas de usuario se haya establecido en \Servername\Users\%USERNAME%\Templates\Office, el usuario encontrará esta configuración en Word en Opciones en la pestaña Ubicación del archivo como una entrada inalterable después de Plantillas de usuario.

Tan pronto como haya vuelto a iniciar sesión en el cliente Windows XP, la ruta establecida mediante la directiva de grupo Ruta de plantillas de usuario debería aparecer en Word en Herramientas – Opciones – Ubicación de archivos:

Comprobar ruta

A continuación, establezca la política de ruta de las plantillas de grupo de trabajo en Configuración de usuario – Plantillas administrativas – Microsoft Office XP – Rutas compartidas.

Nueva política

En el servidor compartido Empresa, se crea primero un directorio Plantillas de empresa con los subdirectorios deseados Office, AutoCAD, etc. Todos los usuarios deben tener acceso de lectura a este directorio, pero sólo los usuarios autorizados a modificar los archivos de plantilla y añadir nuevas plantillas de empresa deben tener acceso de escritura. Ahora puede tomar el camino más fácil e introducir el directorio \Servername\Company\Company templates\Office como la ruta de las plantillas del Grupo de Trabajo:

Especificar nueva ruta

Las plantillas de documentos centrales no deben ser bloqueadas por los usuarios por motivos de mantenimiento.

Sin embargo, este procedimiento tiene un grave inconveniente: si los usuarios trabajan con Word durante el día y utilizan las plantillas de empresa de Word, estos archivos DOT están constantemente accesibles y no pueden modificarse ad hoc según las necesidades. Para sortear este problema, es conveniente seguir el siguiente procedimiento:

Utilizando el script de inicio de sesión, se replica el directorio completo Plantillas de empresa a C:\ Plantillas de empresa con la herramienta Robocopy.exe. La herramienta Robocopy.exe y la documentación correspondiente Robocopy.doc forman parte de las herramientas del kit de recursos de Windows Server. Lea también el artículo «Robocopy – el gigante de las copias».

La herramienta Robocopy sincroniza muy rápidamente el directorio central \Servername\Company\Corporate Templates con el directorio descentralizado C:\Corporate Templates. Ahora debe añadirse la siguiente línea al script de inicio de sesión:

start /min %LOGONSERVER%\netlogon\util\robocopy.exe \s1\Company\templates c:\Company\templates /mir /w:0 /r:0 > NUL: 2>&1

Si, por motivos de seguridad, los archivos de plantilla se encuentran localmente en los clientes, también se pueden duplicar en el directorio base H: del usuario mediante Robocopy. Este procedimiento es especialmente útil si Office se inicia desde un servidor de terminal, ya que en una sesión de servidor de terminal el usuario no tiene acceso de escritura a la unidad C:. En este caso, se añade el siguiente comando al script de inicio de sesión:

start /min %LOGONSERVER%\netlogon\util\robocopy.exe \s1\Company\Company\templates \Servername\sers%USERNAME%\Company\templates /mir /w:0 /r:0 > NUL: 2>&1

Por cierto, la expresión start /min hace que la sincronización del directorio Plantillas de empresa se ejecute en segundo plano y en una ventana minimizada. En segundo plano significa que los comandos posteriores del script de inicio de sesión se procesan sin esperar a que finalice el comando robocopy. Introduzca el comando start /? en un cuadro de comandos (símbolo del sistema) para conocer las posibilidades que ofrece el comando start.

La expresión > NUL: 2>&1 suprime todos los mensajes que, de lo contrario, la herramienta robocopy.exe muestra en pantalla.

Así, en la política de rutas de las plantillas del grupo de trabajo, en lugar de la ruta \NNNombreServidor\NEmpresa plantillas\Oficina, ahora se puede introducir la ruta C:\NEmpresa plantillas\Oficina o la ruta UNC \NNNNombreServidor\NUsuarios%USERNAME%\NEmpresa plantillas\Oficina:

Especificar nueva ruta

Una vez definida la ruta de las plantillas del grupo de trabajo, la pestaña Ubicación de los archivos en Word en Herramientas – Opciones muestra ahora C:\Company templates\Office como el directorio de plantillas del grupo de trabajo:

Nueva ruta definida

Establecer el directorio de inicio automático mediante una directiva de grupo

En las grandes empresas, a menudo también debe cargarse un archivo de plantilla cuando se inicia Word. Este archivo de plantilla debe ejecutar ciertas macros o adaptar los menús de Word para la empresa. Por defecto, cuando se inicia Word, se cargan todos los archivos que se encuentran en el directorio especificado como «Autoinicio» en Herramientas – Opciones – Ubicación de archivos. Dado que ya se ha creado en el servidor un directorio central para las plantillas de la empresa, tiene sentido añadir a este directorio un directorio de inicio. Sin embargo, no sólo existe un directorio de inicio en Word, sino también en Excel. En Excel puede encontrar el directorio de inicio a través de Herramientas – Opciones en la pestaña General en el campo Cargar todos los archivos en esta carpeta al inicio.

Se puede seguir el siguiente procedimiento En el directorio del servidor central \\NServername\Company\Company Templates\Office, configure los dos subdirectorios Word Startup y Excel Startup. La rutina Robocopy del script de inicio de sesión garantiza que estos subdirectorios también se sincronicen con C:\Plantillas de empresa. Los directorios descentralizados C:\Company Templates\Office\Word-Startup y C:\Company Templates\Office\Excel-Startup se definen ahora en lugar de los directorios centrales \Servername\Company Templates\Word-Startup o \Servername\Company Templates\Office\Excel-Startup mediante las políticas de grupo correspondientes. Los archivos DOT en el directorio central \Servername\Company\Company Templates\Word-Startup no son bloqueados por los usuarios durante el día y pueden ser mantenidos por el personal de administración del sistema.

Ahora deben definirse las directrices para los directorios de inicio de Word y Excel. Para Word 2002, encontrará la directiva correspondiente en Configuración de usuario – Plantillas administrativas – Microsoft Word 2002 – Herramientas | Opciones – Ubicaciones de archivos Inicio:

Directrices establecidas

Y otro camino

El directorio de inicio de Excel 2002 se define en Configuración de usuario – Plantillas administrativas – Microsoft Excel 2002 – Herramientas | General – Directorio de inicio alternativo:

Política para Excel

Directriz para Excel

Para ver el resultado en el cliente Windows XP, inicie sesión de nuevo o – el método más rápido – establezca el comando gpupdate a través de «Inicio – Ejecutar». El comando gpupdate hace que las políticas de grupo se actualicen sin demora. En Word 2002, verá el siguiente resultado a través de Herramientas – Opciones en la pestaña Ubicación de archivos:

Resultado de todo el esfuerzo en Word

En Excel 2002, abre la pestaña General en Extras – Opciones para comprobar el resultado de las políticas de grupo recién definidas:

y en Excel

Sincronizar plantillas de documentos en varias ubicaciones

Si su empresa consta de varias ubicaciones, no tendría sentido que un empleado de la ubicación X especificara un directorio de plantillas de empresa de un servidor de la ubicación Y como directorio de plantillas de documentos mediante la política Ruta de plantillas de grupo de trabajo. Lo mismo se aplica a las políticas que determinan la ubicación de almacenamiento de los documentos de inicio. Sería lógico que todas las plantillas de documentos de la empresa se mantuvieran en un directorio central de«plantillas de empresa» en un servidor de la oficina principal por personal seleccionado, y que este directorio central se replicara después en los servidores descentralizados de las sucursales. Por ejemplo, puede crear un subdirectorio «Plantillasde empresa» en el recurso compartido Netlogon del controlador de dominio de la sucursal principal y configurar y mantener allí todas las plantillas de documentos.(Nota: El directorio %SystemRoot%\SYSVOL\%DomainName%\scripts se comparte como NETLOGON de forma predeterminada). El contenido del recurso compartido Netlogon se replica automáticamente en todos los controladores de dominio. Para los empleados de la ubicación X, configure ahora una unidad organizativa y cree una política para esta OU en la que se introduzca el directorio de plantillas \Server_Location_X\NETLOGON\Company en la política Workgroup templates path. Sería más engorroso colocar el directorio «Plantillas de empresa» en otro lugar del servidor central y asegurarse de que este directorio se replica en los servidores de todas las ubicaciones del dominio configurando DFS (Distributed File System).

Aprender a dominar la interacción entre las plantillas de grupo, las herramientas del Kit de Recursos de Office y los scripts de inicio de sesión.

Sin embargo, puedes definir mucho más que los directorios de plantillas de documentos a través de las políticas de grupo. Puede establecer y redefinir casi todas las opciones de Windows XP y Office XP desde una ubicación central. Para las opciones para las que no existen directivas de grupo prefabricadas de Microsoft o para aplicaciones de terceros como AutoCAD, Sage KHK o SAP, puede crear directivas de grupo usted mismo. Puedes encontrar cómo hacerlo, por ejemplo, en el libro Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk, Galileo Computing, ISBN 3-89842-402-2. Lo que no se puede hacer mediante políticas de grupo se puede hacer, casi sin excepción, mediante scripts de inicio de sesión o scripts de arranque. Sin embargo, como muestra este ejemplo, a menudo es sólo la interacción entre los scripts y las políticas de grupo lo que produce el resultado deseado. Encontrarás instrucciones detalladas al respecto en el libro mencionado anteriormente.

Una observación final: las políticas de grupo imponen configuraciones. El usuario no puede cambiarlas. Si la ruta para el almacenamiento estándar de documentos o para el directorio de plantillas se define mediante una política de grupo, todos los usuarios a los que se aplique esta política de grupo se verán afectados. Sin embargo, hay opciones que deben ser preestablecidas por la administración del sistema porque tienen sentido para la mayoría de los usuarios, pero que deben ser cambiadas por el usuario individual si es necesario. El Asistente de Instalación de Microsoft Office del Kit de Recursos de Office ofrece una alternativa a las políticas de grupo para este propósito. En el caso de otras aplicaciones, como las de terceros, se pueden utilizar scripts de inicio de sesión para establecer una configuración predeterminada razonable que el usuario pueda adaptar posteriormente a su forma de trabajar. El libro también ofrece algunas recetas para este problema.

Ulrich Schlüter