Se necesita un sistema ERP adecuado para optimizar y simplificar la administración de la empresa. Los empresarios alemanes, en particular, piensan sobre todo en SAP. Sin embargo, existen muchas alternativas SAP equivalentes, especialmente para pequeñas y medianas empresas.

En nuestra guía, le mostramos qué es importante a la hora de elegir la empresa de software adecuada y qué alternativas SAP puede encontrar en el mercado alemán.

1. criterios para la toma de decisiones

La introducción o el cambio a un nuevo software ERP debe mejorar la planificación de recursos o simplificar procesos importantes de una empresa, como la comunicación o el procesamiento empresarial. En general, la planificación de recursos es un término muy amplio que describe la tarea de gestionar y controlar los activos tangibles e intangibles de una empresa. En el siguiente vídeo de YouTube encontrará una visión general comprensible de las distintas tareas de los programas ERP:

Los programas de planificación de recursos empresariales (ERP) se enfrentan a multitud de tareas que difieren considerablemente en función del sector empresarial. Por ello, un sistema ERP debe adaptarse siempre a la empresa y a los ámbitos de aplicación. Para las industrias manufactureras, por ejemplo, una solución de software es mucho más compleja y extensa, ya que además de la planificación de personal y ventas hay que implementar el control de la producción. Por ello, estos sistemas ERP suelen ser más caros que los de las empresas de servicios y comercio.

Los proveedores de software, como SAP, líder del mercado, ofrecen programas ERP adaptados a las necesidades específicas de sus clientes. Siempre tiene sentido elegir proveedores de software que ya tengan experiencia en el sector en cuestión o que cuenten con la competencia necesaria para desarrollar una solución individual.

La oferta de desarrolladores de ERP es muy amplia, por lo que no es necesario recurrir al líder del sector, SAP, que suele ser mucho más caro que la competencia. Sin embargo, para encontrar la alternativa SAP adecuada, debe tener en cuenta algunos criterios , que presentaremos a continuación.

1.1 Análisis de las necesidades

Por regla general, ya habrán pensado qué áreas de gestión debe soportar el software ERP. Antes de hacer una preselección de proveedores de software, debería identificar todas las áreas de negocio en las que existe una mayor necesidad de actuación. Esto le llevará a objetivos como el ahorro de tiempo, la reducción de costes, etc., que desea conseguir con un nuevo sistema ERP. En términos de “mejores prácticas”, debe estar convencido de que un nuevo software ERP puede hacer que los procesos empresariales sean más eficientes.

Para ello, los proveedores suelen recibir un pliego de condiciones en el que se anotan los requisitos que debe cumplir el nuevo programa. El fabricante del software debe ser capaz de responder a estas necesidades y explicar cómo su sistema ERP puede cumplir los requisitos y, al mismo tiempo, ser flexible de cara a futuros desarrollos. Para tener en cuenta todos los criterios de la alternativa SAP, también es aconsejable utilizar una lista de comprobación. Aquí encontrará un posible ejemplo.

Si es posible, asegúrese de evitar soluciones aisladas. Si toda la empresa utiliza el mismo programa ERP, los procesos pueden aplicarse a menudo de forma más eficiente.

1.2 ERP local o ERP en la nube

Básicamente, hay dos sistemas entre los que elegir, siendo el ERP on-premise la solución más antigua que proporciona el propio almacenamiento de datos de la empresa. Un desarrollo más reciente son los denominados programas ERP en la nube, en los que normalmente no es necesaria la instalación de software y todos los datos se almacenan en los servidores del proveedor de software. Estos programas SaaS dependen de una conexión a Internet y se inician a través del navegador de Internet. El mantenimiento de un sistema de este tipo es mucho más sencillo para el cliente, pero el programa no se adquiere directamente, sino que hay que suscribirse a él de forma continua. En nuestro artículo sobre ERP en la nube, proporcionamos información detallada sobre las ventajas y desventajas de un ERP en la nube en comparación con la solución clásica in situ.

1.3 Software estándar o individual

Con las alternativas SAP también hay que decidir entre un software estándar, que solo se configura y amplía en función de las necesidades, o una solución individual. Dado que esta última es mucho más cara y compleja, sólo se utiliza si las áreas de aplicación estándar no son suficientes. Este podría ser el caso, por ejemplo, de los nuevos modelos de negocio o de empresas muy especializadas.

La mayoría de las veces, sin embargo, los programas estándar de los proveedores de software adecuados son absolutamente suficientes. Añadiendo funciones específicas del sector, los proveedores suelen poder satisfacer necesidades muy concretas sin tener que encargar el desarrollo de software a medida, costoso y propenso a errores.

La personalización lleva mucho tiempo y, en consecuencia, es cara, por lo que es aconsejable elegir un programa estándar que haya que adaptar en el menor número posible de puntos.

1.4 Experiencia del proveedor

SAP suministra soluciones de software adecuadas a casi todos los sectores, pero esta evaluación es mucho más difícil con las alternativas de SAP, ya que sobre todo los desarrolladores más pequeños se han especializado en grupos destinatarios específicos. Dado que un proveedor con amplia experiencia en el área de negocio correspondiente tiene que realizar menos cambios en su software y ya puede presentar soluciones preparadas para su planificación de recursos, suele ser más barato y rápido a la hora de suministrar el software. Por lo tanto, debe dar preferencia a este tipo de proveedores y hacer su preselección en consecuencia.

Un buen indicador de si el fabricante de software tiene la competencia necesaria en el área de aplicación requerida son los clientes de referencia y sus evaluaciones. No obstante, como muy tarde durante la presentación de la oferta, debería poner a prueba los conocimientos del proveedor sobre el sector con sus preguntas sobre las funciones.

Consejo: La competencia ofrece a menudo una primera pista sobre las soluciones de software adecuadas, ya que se enfrentan a los mismos retos.

2 Las mejores alternativas SAP para pequeñas y medianas empresas

Las grandes empresas tienen una elección muy limitada de proveedores de software, ya que los pequeños desarrolladores pueden verse rápidamente abrumados por el tamaño del proyecto. Para las pequeñas empresas y las pymes, en cambio, existe una enorme oferta de sistemas ERP, por lo que merece la pena comparar detenidamente.

Además de los programas de pago, también existe un ERP de código abierto. Sin embargo, se trata principalmente de productos de nicho, ya que el usuario no recibe asistencia del fabricante y tiene que realizar todos los ajustes de forma independiente. No hay que subestimar en absoluto el valor de un buen servicio, porque un error en el software ERP puede provocar rápidamente problemas en toda la empresa. Por eso, muchos antiguos proveedores de código abierto, como SugarCRM, especializados en la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), ahora sólo están disponibles previo pago.

A continuación le presentamos algunas alternativas a SAP que ofrecen una amplia gama de soluciones de software, pero es muy posible que un proveedor más pequeño ofrezca una solución mejor para su proyecto. En cualquier caso, también debería realizar una búsqueda específica para su sector.

2.1 Oracle

La alternativa más común a SAP es Oracle con su programa ERP JD Edwards Enterprise One. La ventaja de este sistema es su modularidad, que permite a una empresa una conversión comparativamente rápida. Además de su gran flexibilidad y su adaptación específica a las necesidades del sector, Oracle es especialmente adecuado para las empresas que operan a escala internacional. Con la solución interna en la nube, también se puede acceder a los sistemas ERP de Oracle desde cualquier lugar.

2.2 Sage

Otra alternativa a SAP Business One la ofrece el desarrollador de software británico Sage, que es una opción interesante para las medianas empresas. Sin embargo, cada vez son más las empresas de nueva creación que optan por las soluciones de software de Sage, independientes del sector, debido a la claridad de sus precios. Años de desarrollo posterior dieron como resultado el sistema ERP altamente flexible Sage100, que ha demostrado su eficacia en el trabajo diario de muchas empresas. Las ofertas en la nube de Sage se adaptan al tamaño de la empresa y ofrecen una gama óptima de servicios en todas las fases del negocio. Esto incluye, por ejemplo, Sage Business Cloud Accounting, que facilita la contabilidad por partida doble a los fundadores.

2.2. Microsoft

Microsoft no solo produce los conocidos sistemas operativos Windows, sino también potentes alternativas a SAP. Tras la compra del desarrollador danés de ERP Navision, su software se siguió desarrollando constantemente y se fusionó con otro software para formar el actual Microsoft Dynamicy NAV. Los sistemas ERP de Microsoft, que también incluyen el conocido Dynamics AX, ganan puntos sobre todo con su interfaz de usuario, que muchos usuarios ya conocen de las aplicaciones de Office. Esto facilita enormemente que los empleados se familiaricen con el sistema. Sin embargo, la implantación de estos sistemas de Microsoft requiere mucho tiempo debido a su complejidad.

2.3 Infor

La alternativa estadounidense a SAP, Infor, es uno de los mayores desarrolladores de ERP del mundo. Sus sistemas son especialmente adecuados para procesos de fabricación complejos que requieren una logística fluida y cadenas de suministro difíciles de gestionar. Infor ofrece soluciones industriales especiales y sistemas integrados para la toma y tramitación de pedidos. La posibilidad de crear calendarios también facilita la entrega puntual de los bienes de producción. Sin embargo, la gestión de las relaciones con los clientes todavía no es tan sofisticada como en competidores comparables.

2.4 Datev

Datev es especialista en programas de contabilidad y pionera en la digitalización de la contabilidad. El programa contable desarrollado está destinado principalmente a facilitar la comunicación entre las empresas, los asesores fiscales y los auditores. Dado que muchas asesorías fiscales utilizan este software, la transmisión de datos de interés fiscal suele ser mucho más sencilla. Los recibos sólo tienen que almacenarse electrónicamente, ya que con las autorizaciones pertinentes el asesor fiscal puede acceder automáticamente a estos datos. Sin embargo, el software no es adecuado para planificar procesos internos.