Microsoft Outlook se utiliza a menudo como software de calendario tanto en empresas como en el sector privado. Sin embargo, también existen otras soluciones fuera de Outlook que, dependiendo de la finalidad y los requisitos, pueden incluso convencer de forma gratuita. Por ello, en el siguiente artículo presentamos una pequeña selección de software de calendario gratuito que puede ser utilizado tanto por usuarios privados como por empresas.

1. tareas de un programa de calendario

Apenas existe un software de calendario puro que sirva únicamente como planificador de citas con funciones adicionales, como la gestión de contactos. El representante más conocido de este tipo de software era Lotus Organizer, que se parecía a un planificador de citas clásico con páginas dobles en su funcionamiento y apariencia. Lotus Organizer no ha seguido desarrollándose desde 2003 y fue descatalogado en 2013 por su nuevo propietario IBM.

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A menudo, el software de calendario actual es ya un PIM (Personal Information Manager) en toda regla que, además de la gestión de citas y contactos, ofrece también gestión de notas, cliente de correo y -dependiendo del producto- incluso funciones de grupo con capacidad de red, como buzones compartidos, votaciones para reuniones, encuestas, etc. Una conexión a la nube permite la sincronización entre distintas plataformas, por ejemplo aplicaciones de calendario para smartphones y ordenadores de sobremesa.

Para nuestra presentación, sin embargo, nos hemos concentrado en las funciones de calendario y hemos resumido las características relevantes desde nuestro punto de vista en la siguiente tabla sinóptica. Todas las alternativas gratuitas a Outlook han tenido que competir con el líder del mercado. Encontrará una comparación de diferentes programas de correo electrónico en nuestro artículo independiente.

2. microsoft outlook – ¿sin alternativas?

Microsoft Outlook es uno de los programas de calendario más utilizados en los PC con Windows, aunque el PIM como parte del paquete Office tiene muchas más funciones, como muestra nuestra presentación de Outlook. La razón principal es que Outlook complementa de forma ideal otros productos de Microsoft Office y también está incluido en las suscripciones de Microsoft 365 (antes Office 365) para usuarios privados.

El eje principal de Outlook es la gestión del correo con numerosos buzones. Estrechamente ligados a esto están los contactos y un planificador de citas y tareas. Outlook puede fijar citas o eventos a horas concretas, buscar citas libres, asignar citas a una o varias categorías, codificarlas por colores, establecer prioridades para las citas, recordar al usuario la cita, crear citas recurrentes y mucho más.

El calendario puede mostrarse en una vista de día, semana laboral, semana o mes. Si se desea, las tareas se muestran en la barra lateral. También se pueden crear varios calendarios, por ejemplo privado y de trabajo, y mostrarlos juntos o por separado. Las entradas pueden asignarse a categorías específicas mediante colores.

Los calendarios extranjeros pueden importarse en formato ICS o VCS e integrarse como calendarios web. Para los contenidos de iCloud del mundo Apple, la propia Apple ofrece un puente a Outlook con iCloud para Windows, de modo que los contactos, las tareas y los calendarios también pueden utilizarse en Outlook. Quienes sigan utilizando un planificador de citas hecho de papel de verdad estarán encantados con los numerosos formatos de impresión de Filofax, Chronoplan y compañía, que pueden seguir adaptándose individualmente. Por cierto, todos los servicios y programas aquí presentados pueden imprimirse como PDF a través de la impresora Print to PDF de Windows.

2.1 ¿Compatible con la red? Sólo con Exchange Server

Outlook sólo muestra realmente sus puntos fuertes en conexión con un Exchange Server de pago. En cuanto éste está activo, los perfiles de los usuarios se gestionan de forma centralizada. Los calendarios pueden compartirse con otros usuarios y utilizarse conjuntamente. Otras funciones, como las invitaciones automáticas a reuniones o la comprobación de si un usuario no tiene ya una cita programada, pueden llevarse a cabo básicamente a través del Exchange Server, que Microsoft también ofrece a las empresas más pequeñas que no disponen de Exchange Server propio con los planes de suscripción como Microsoft 365 Business. Con las aplicaciones móviles de Outlook, el PIM también puede utilizarse en el smartphone.

3. software de calendario gratuito para descargar

Outlook no es gratuito y es demasiado extenso como software de calendario puro. Sin embargo, en Internet hay otros planificadores de citas gratuitos y disponibles en alemán. No hemos incluido programas shareware, como CKalender o Mailbird, ni soluciones no disponibles para Windows, como Evolution. Tampoco hemos considerado Mozilla SeaMonkey como otra alternativa a Outlook, ya que el Thunderbird presentado aquí también procede del universo Mozilla y parece mucho más fresco y moderno.

3.1 Outlook.com como alternativa gratuita a Outlook

Microsoft tiene un competidor interno a Outlook en la forma del servicio web Outlook.com, al menos para usuarios privados. El servicio de correo, que combina las cuentas de MSN, Hotmail o Microsoft Live, se ha convertido con el tiempo en una útil solución web para correo, contactos, tareas y citas. En el paquete Microsoft 365, los demás servicios como OneNote, Teams o Skype también están conectados, pero no son un requisito previo. Por lo tanto, también puede utilizar Outlook.com de forma gratuita. La interfaz es sencilla, pero cumple su función.

Puede mostrar varios calendarios y crear nuevas citas con un doble clic. La máscara de entrada también ofrece la posibilidad de invitar a otros participantes a través de su cuenta de correo o de crear una amplia descripción junto con archivos adjuntos e imágenes. Las categorías libremente definibles facilitan la visión de conjunto en el calendario.

Los calendarios también pueden compartirse con otros usuarios, siempre que tengan una cuenta en Outlook.com. Las opciones de acceso también pueden personalizarse para cada usuario. Para utilizar el calendario fuera del navegador, puedes usar las apps para plataformas móviles o recurrir a la app Calendario de Windows 10 y Windows 11. Outlook. com también puede integrar e importar otros calendarios como Google Calendar, la exportación como archivo ICS está oculta en los ajustes (icono de engranaje -> Todos los ajustes de Outlook).

3.2 ¿Aplicación Calendario en Windows 10 y Windows 11?

En Windows 10 y el nuevo Windows 11, Microsoft ya ha integrado una aplicación de calendario muy sencilla en Windows. Sin embargo, no puede imprimir citas de forma utilizable ni compartirlas con otros usuarios ni exportarlas, y además carece de muchas otras funciones que le permitirían competir con nuestros otros candidatos. Así pues, el software de calendario en Windows sólo es adecuado para las exigencias más bajas de los usuarios domésticos.

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Una ventaja de la app, sin embargo, es que puedes utilizar en ella los calendarios de Outlook.com y también del propio Outlook. Sin embargo, la gama de funciones es muy limitada en conexión con un servidor Exchange, como muestra la comparación de las apps de correo y calendario para Windows 10 con Outlook para PC. Es posible integrar un calendario de Apple iCloud. Sin embargo, la forma de hacerlo es un poco complicada y requiere una contraseña específica de la aplicación, que puede generar a través del sitio web iCloud.com.

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Si aplicas esta contraseña junto con el inicio de sesión de iCloud, el software de calendario de Windows 10 y Windows 11 vinculará los calendarios de iCloud.

3.3 Google Calendar: la solución en la nube

Aunque Google Calendar (también conocido como G Calendar para abreviar) no es un programa de escritorio en el sentido clásico, el servicio gratuito en la nube G Calendar está muy extendido. Por un lado, esto se debe a la estrecha integración con otros servicios de Google como Gmail. Por otro lado, el servicio web puede utilizarse de forma móvil en todas las plataformas, así como a través de una interfaz API accesible en toda administración de calendarios de mayor tamaño e incluso sincronizarse entre Outlook y Google con herramientas como Outlook4Gmail.

La visualización en la ventana del navegador se reduce a lo esencial, pero sigue estando claramente organizada. Puedes elegir entre la vista del día, de la semana, del mes, del año y una vista general de las citas. En comparación con Outlook, sin embargo, la impresión de citas no es tan flexible y no ofrece ningún formato especial. El propio Calendario de Google ofrece una agenda clara, que también se puede compartir y coordinar con otros usuarios. Puedes crear citas, tareas y recordatorios, determinar citas recurrentes, añadir participantes y ubicaciones y añadir una descripción y archivos adjuntos.

Los calendarios pueden publicarse en la web o las interfaces pueden integrarse en Exchange, Outlook e iCal o migrarse con otros programas mediante archivos ICS y CSV. Para su uso en grandes empresas, Google ofrece Google Workspace, una solución de pago que combina correo, contactos, planificador y Office en línea como sustituto de Word o Excel y permite una administración centralizada.

3.4 Lightning – en combinación con Thunderbird

Lightning fue concebido inicialmente por la Fundación Mozilla como una solución independiente de calendario de código abierto para complementar al ya muy popular cliente de correo Thunderbird, pero luego se ofreció como una extensión para Thunderbird. Desde la versión 78, Lightning está firmemente integrado en Thunderbird, que compite así con Outlook, al menos para los usuarios domésticos. Los puntos fuertes de Thunderbird eran y son su gestión del correo. El calendario en sí ofrece las funciones estándar y su presentación está muy claramente orientada a Microsoft Outlook en la versión 2007, por lo que parece muy anticuado.

Lightning puede sincronizar sus calendarios con otros clientes como Google Calendar a través de las interfaces CalDav, iCal o WCAPF. Para las citas se dispone de las funciones habituales. Las categorías predefinidas con diferentes colores pueden completarse o modificarse con entradas propias. En comparación con la competencia, la visualización del calendario es bastante anticuada y ya no está actualizada.

3.5. Cliente eM – el hermoso clon de Outlook

eM Client, gratuito para uso privado, pasa por ser un moderno clon de Outlook. El programa, visualmente muy moderno y con diferentes diseños, ofrece gestión de contactos, calendarios y citas, además de funciones de correo. eM Client es compatible con Exchange, Google y Google Workspace, además de con los protocolos de correo clásicos. Los archivos adjuntos se pueden guardar directamente en el almacenamiento en la nube, como Dropbox o OneDrive. En lugar de los archivos, los enlaces se envían al almacenamiento en la nube o los archivos adjuntos de los correos entrantes se archivan allí.

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La versión gratuita tiene una gama limitada de funciones en comparación con la versión comprada. Además, sólo puede utilizarse de forma privada y sólo puede gestionar dos cuentas de correo. Por otro lado, la versión gratuita también ofrece soporte para comunicación cifrada mediante encriptación PGP.

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Lasfunciones de calendario son comparables a las de Outlook y, desde nuestro punto de vista -subjetivo-, su presentación y manejo son incluso algo más atractivos y están claramente ordenados. Además de su propio formato de calendario, también se pueden integrar calendarios como CalDAV, Exchange, Outlook.com, Office 365 Business, Google Calendar, iCloud e iCalender.

3.6 EssentialPIM

Otra alternativa a Outlook es EssentialPIM, que cubre todo el espectro con correo, contactos, calendario y tareas. El fabricante ofrece una versión gratuita limitada que, en comparación con EssentialPIM Pro y EssentialPIM Free, tiene que prescindir de muchas funciones, incluido un paquete de sincronización con servicios como Google, iCloud, Outlook, CalDav, CardDav, etc.

Las funciones de calendario relevantes para este artículo también están limitadas en el software gratuito y carecen, por ejemplo, de categorías editables o vistas personalizables, así como de funciones avanzadas de impresión. Además, como las tareas del calendario sólo se muestran en la versión Pro, la versión gratuita está innecesariamente limitada. Por otro lado, existen aplicaciones móviles para software de calendario gratuito que se sincronizan entre el cliente de escritorio y las aplicaciones.

Si puedes vivir con las limitaciones del programa gratuito, obtendrás una versión de Outlook potente y claramente organizada. La versión Pro está disponible por tan solo 36 euros, por lo que aún es posible cambiar más adelante. El funcionamiento multiusuario real sólo es posible con la licencia EssentialPIM Pro Business a partir de 56 euros por usuario.

4. conclusión

Todas las soluciones presentadas aquí se ofrecen como software de calendario gratuito. Desde nuestro punto de vista, el Cliente eM, que es gratuito para usuarios privados, está claramente por delante en términos de funcionamiento y comodidad. Sin embargo, los servicios web de Google y Microsoft son cada vez mejores y se pueden manejar tanto a través de apps como en el navegador independientemente de la plataforma. La solución de a bordo de Windows 10 o Windows 11 es muy espartana, pero en nuestra opinión ya es suficiente para una gestión sencilla del calendario. Sin embargo, la falta de exportación restringe innecesariamente esta solución al cambiar a otro software, de modo que solo es adecuada una combinación de la cuenta de Outlook.com con la app de calendario de Windows.