Sin duda, el término «Windows SharePoint Services» (WSS) se ha cruzado en el camino de muchos usuarios de Windows, especialmente de Office, durante su instalación. Sin embargo, es probable que muchos desconozcan lo que se esconde tras él y qué ventajas prácticas tienen los WSS. Daremos una breve visión general de los SharePoint Services y, a continuación, nos adentraremos en su instalación y uso ejemplar en la práctica.

Especialmente en las pequeñas empresas, suele ocurrir que hay una auténtica proliferación de datos. Por ejemplo, el empleado A mantiene los datos de contacto de los clientes en Outlook y Access. El empleado B mantiene una lista de los cumpleaños de los clientes en Excel y la versión actual de la presentación de la empresa sólo está en la bandeja de entrada de Outlook del empleado. Nadie puede decir qué hay exactamente en las unidades de red.

SharePoint viene de Microsoft y ayuda a poner todos estos datos generados por los clientes en un entorno de información central que puede ser gestionado por el usuario. Como SharePoint se maneja de forma intuitiva y se puede utilizar Microsoft Office, la aceptación de la introducción de un sistema de este tipo es comparativamente alta.

SharePoint puede estructurar procesos sencillos y también complicados, por lo que las posibilidades son muy diversas. Ciertamente, ninguna empresa podrá agotar todas las funciones que ofrece SharePoint.

Una de las filosofías de SharePoint es que los datos no tienen que estar encorsetados en una estructura fija, sino que los usuarios o departamentos son libres de decidir cómo quieren gestionar sus datos y procesos. En consecuencia, un entorno de información puede diseñarse individualmente.

SharePoint es un término relativamente abstracto, ya que SharePoint no describe un producto específico, sino que representa una tecnología.

Productos centrales de SharePoint para el servidor

Hay dos productos de SharePoint que se utilizan en el lado del servidor.

• WSS (Windows SharePoint Services)
  WSS es el producto básico y es una aplicación web que proporciona una colección de sitios. El usuario interactúa principalmente con WSS a través de un navegador (preferiblemente IE), pero también es posible el acceso desde Office o a través de WEBDAV. Las aplicaciones incluyen la gestión de documentos y la colaboración en equipo. En la versión 4, WSS pasó a llamarse «Microsoft SharePoint Foundation».
• Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)
  MOSS es un portal web basado en WSS y constituye la infraestructura de servidor para las aplicaciones de Office. MOSS contiene funciones como la gestión ampliada de documentos y datos, la gestión de formularios y la edición de datos de Excel en el servidor. MOSS es de pago. En la versión actual, MOSS sólo se llama «Microsoft SharePoint» (al principio, este producto se llamaba «SharePoint Portal Server»).

A continuación, me gustaría presentar el WSS 3. Si en el texto sólo se menciona «SharePoint», me refiero a WSS 3.

Instalación de WSS 3

Desde Windows Server 2003, el WSS forma parte del sistema operativo del servidor. Las ediciones Small Business ya incluyen un WSS. Los propietarios de las demás ediciones de servidor (a partir de 2003) pueden descargar el archivo de instalación de la WSS de Microsoft o a través de WinTotal.

Microsoft especifica una velocidad de procesador de 2,5 GHz y 1 GB de RAM como requisitos mínimos de hardware.

Dado que SharePoint es una aplicación ASP.NET, deben instalarse/configurarse otros componentes:

• IIS (Internet Information Services)
• .NET Framework 2.0 y .NET Framework 3.0
• ASP.NET debe estar permitido en el Administrador de IIS

SharePoint es adecuado para empresas de todos los tamaños. Es posible instalar SharePoint en más de un servidor (granja de SharePoint). En este artículo asumo que SharePoint está instalado en un Windows Server 2003 (Standard Edition) en la configuración estándar.

Preparación

Si no se cumplen los requisitos anteriores, el programa de instalación mostrará el mensaje correspondiente.

Para instalar el IIS, es necesario añadir el rol de servidor de aplicaciones al servidor Windows (en la ventana de Administración del servidor).

.Net Framework 2.0 y .Net Framework 3.0 pueden descargarse del sitio de Microsoft. Hay que instalarlos.

Para que ASP.NET pueda ser utilizado por IIS, primero debe ser activado en el Administrador de Internet Information Services.

Proceso de instalación

Si el programa de instalación se inicia sin ningún mensaje de error, se han cumplido todos los requisitos.

En la siguiente ventana se selecciona la instalación estándar como tipo de instalación.

Después de unos minutos, la instalación se ha completado. Por último, se inicia automáticamente el asistente de configuración.

Simplemente hay que confirmar las siguientes ventanas. También el aviso de que hay que reiniciar algunos servicios.

Los pasos de la configuración se ejecutan de forma totalmente automática. No es necesaria ninguna otra interacción.

La configuración se completa al cabo de unos minutos.

Ahora el WSS está instalado. Introduciendo http://Servername en la línea de dirección de Internet Explorer (IE), debería aparecer la aplicación web con los datos de muestra. Para la autenticación, introduzca el nombre de usuario en el formato DOMÄNEuser.

Si es necesario, añada la URL a los «sitios web de confianza» de Internet Explorer.

En general, el acceso al sitio web de SharePoint también es posible con otros navegadores. Sin embargo, debido a la compatibilidad con ActiveX, toda la gama de funciones de SharePoint sólo está disponible con IE.

Administración

Administración central de SharePoint

En el menú de inicio de Windows, bajo «Administración», hay un nuevo elemento de menú llamado «Administración Central de SharePoint». Detrás de esto hay otra aplicación web que ha sido configurada por el WSS. SharePoint puede administrarse en gran medida a través de este sitio web. Cuando la administración central alcanza sus límites (por ejemplo, las copias de seguridad automatizadas), la herramienta de línea de comandos stsadm.exe puede ayudar.

Una descripción de las herramientas administrativas iría más allá del alcance de este artículo, pero se hace referencia a la administración central en el resto del texto.

Aplicaciones web, colecciones de sitios web y sitios web – en breve

SharePoint funciona según un modelo de contenedor jerárquico.
En la parte superior se encuentran las aplicaciones web. El asistente de configuración ya ha configurado dos aplicaciones web, visibles como sitio web de administración central (backend) y como sitio web de muestra (frontend).

Las aplicaciones web contienen una o más colecciones de sitios web. Éstas, a su vez, contienen (como su nombre indica) uno o varios sitios web.

Las aplicaciones web y las colecciones de sitios web pueden configurarse a través de la administración central; los sitios web, a través del frontend.
Las pequeñas empresas suelen arreglárselas con la aplicación web ya creada. Las razones para trabajar con varias aplicaciones web incluyen el uso de diferentes bases de datos, grupos de aplicaciones IIS o métodos de autenticación.

Las colecciones de sitios web, en cambio, son adecuadas para separar las estructuras de la empresa. Por ejemplo, es posible dotar al departamento creativo de una empresa de su propia colección de sitios web. A la colección de sitios web se le puede asignar, por ejemplo, un administrador diferente o una plantilla de cuotas diferente para la gestión del espacio de almacenamiento.

No existe LA ÚNICA forma de planificar una jerarquía de sitios web para una empresa. Siempre hay varias soluciones posibles.

Si se decide crear una única colección de sitios web, se debería considerar la posibilidad de crear para cada departamento o persona, al menos, sus propios sitios web sobre los que tengan amplios derechos. Sólo así la idea de SharePoint se convertirá en una solución que los usuarios puedan aceptar y utilizar eficazmente.

Crear un nuevo sitio web

La colección de sitios creada por el asistente de configuración contiene exactamente un sitio hasta ahora – el primer sitio en la jerarquía de sitios. En la práctica, el número de sitios web aumentará rápidamente. A menudo es necesario crear un (sub)sitio web para una nueva tarea, un nuevo proyecto o simplemente para realizar pruebas.

SharePoint ya viene con algunas plantillas de sitios web, por ejemplo, un sitio web wiki que puede utilizarse para gestionar el know-how de la empresa o un sitio web de equipo que contenga herramientas para la colaboración.

Para añadir un nuevo sitio web, haga clic en «Acciones del sitio web» y seleccione «Crear».

En la parte inferior derecha está la opción «Sitios web y espacios de trabajo».

En la siguiente ventana, introduzca el título, la descripción y la URL del nuevo sitio web. El resto de detalles (selección de plantilla, permisos, navegación y herencia) pueden dejarse en la configuración por defecto.

Después, la colección de sitios web debería enriquecerse con un sitio web (de equipo) y tener este aspecto:

El sitio web del equipo ya tiene algunas listas predefinidas (calendario y tareas) y una biblioteca de «Documentos compartidos» donde se pueden almacenar archivos.

En general, todos los datos en SharePoint se gestionan en forma de listas, que pueden vincularse entre sí. A cualquiera que haya tenido que trabajar con bases de datos relacionales le resultará familiar este principio. Las listas no siempre son reconocibles a primera vista. La vista estándar del calendario, por ejemplo, es una hoja gráfica del mes del calendario, pero está basada en una lista.

Autenticación

En la configuración estándar, SharePoint obtiene los datos necesarios para la autenticación a través de Windows. Un Directorio Activo (AD) no es un prerrequisito para esto (pero tiene sentido).

Los permisos se heredan. Esto significa que la configuración de permisos sólo tiene que hacerse en un objeto padre (por ejemplo, el primer sitio web) y cada objeto hijo (sitio web, lista, entrada de lista…) recibe la misma configuración de permisos. Esta herencia puede interrumpirse en cualquier momento.

Las posibilidades de gestión de derechos son amplias. En pocas palabras, se puede decir que los derechos se distribuyen a través de grupos de SharePoint. Los grupos de SharePoint (por ejemplo, «Propietario del sitio web del equipo») son contenedores de usuarios (por ejemplo, de AD) a los que se asignan niveles de permiso (por ejemplo, «acceso total»). Los niveles de autorización son contenedores de autorizaciones (por ejemplo, «Gestionar listas»).

Los derechos pueden concederse a través del enlace «Usuarios y grupos» de la página web.

El asistente de configuración ya ha creado tres grupos de SharePoint:

• Propietarios del sitio web del equipo (nivel de autorización Acceso total)
• Miembros del sitio web del equipo (nivel de permiso Participar)
• Visitantes del sitio web del equipo (nivel de permiso Leer)

Para añadir un usuario a un grupo, seleccione el grupo correspondiente en la barra de inicio rápido y haga clic en «Añadir usuario» en el menú «Nuevo».

Se puede buscar en el servicio de directorio haciendo clic en el símbolo del libro situado a la derecha, debajo del campo de texto. Opcionalmente, se puede hacer accesible el sitio web a todos los demás usuarios haciendo clic en «Añadir todos los usuarios autentificados».

Un ejemplo ficticio

Una pequeña empresa fabrica muebles a medida.

Los clientes se ponen en contacto con un comercial que negocia con ellos los detalles. Una vez determinado el plan de construcción, se envía por correo al departamento de producción.

El comercial necesita los datos de contacto de los clientes en su libreta de direcciones de Outlook. Para los datos del pedido, ha creado un resumen en una hoja de cálculo Excel. Esta contiene el nombre del cliente, el nombre del mueble, la fecha del pedido, la fecha de entrega y un enlace al plan de construcción, que se guarda como archivo pdf en una unidad de red.

Ocurre que al cliente le surgen preguntas durante la producción. Por eso, el departamento de producción necesita acceder a los números de teléfono de los clientes.

El departamento de producción hace fotos de los muebles acabados, que se guardan en una unidad de red. El representante de ventas elige las fotos más bonitas y las guarda en su portátil para utilizarlas como referencia en las reuniones con los clientes y las presentaciones en Power Point.

Todos estos procesos de trabajo pueden optimizarse con SharePoint.

Contactos

Para crear un grupo de direcciones común para la empresa, se puede crear una lista de contactos con SharePoint. Para ello, haga clic en «Acciones del sitio web»| «Crear» y, en la página siguiente, seleccione el elemento «Contactos» en la columna «Comunicación».

En primer lugar, hay que introducir un nombre y una descripción de la nueva lista de contactos. Dado que la lista se utilizará con frecuencia, es útil que aparezca un enlace a la lista en la barra de inicio rápido. A las listas que no se muestran en la barra de inicio rápido se puede acceder a través del enlace «Mostrar todo el contenido del sitio web» en el sitio web del equipo.

Tras hacer clic en «Crear», se abre la lista de contactos, aún vacía. Con la opción de menú «Nuevo» situada encima de la lista, puede insertar primero algunos datos ficticios del cliente. Una vez hecho esto, la lista debería tener este aspecto:

Cuestión de opinión

Cada departamento tiene sus propias necesidades en materia de lista de contactos. El departamento de producción, por ejemplo, contacta con los clientes exclusivamente por teléfono. La dirección de correo es, por tanto, irrelevante. Para el comercial, tendría sentido una lista para el contacto diario por correo y teléfono, así como una lista con las direcciones de los clientes para poder enviar correo informativo.

Se pueden definir vistas adecuadas para estos distintos requisitos para el conjunto de datos de esta lista de contactos. Encima de la lista, a la derecha, se encuentra el menú de vistas, con el que se puede crear una nueva vista.

El ejemplo para la vista de lista del departamento de producción es el siguiente:

En el menú de vistas haga clic en «Crear vista» y en el siguiente paso seleccione la «Vista estándar».

En el primer campo introduce el nombre para la nueva vista y en el apartado «Público» selecciona «Crear vista pública»; las vistas personales sólo están disponibles para el usuario que las ha creado.

Dado que el departamento de producción sólo está interesado en los números de teléfono de los clientes, en la sección «Columnas» sólo deben marcarse las casillas correspondientes a Nombre y Números de teléfono. El orden de las columnas puede establecerse mediante los campos desplegables.

Las vistas para «Infopost» y «Field service» pueden crearse siguiendo el mismo procedimiento.

A través del menú de vistas, cada empleado puede seleccionar la vista que mejor se adapte a sus necesidades.

Menú Acciones

Las listas de SharePoint también pueden utilizarse con programas de Microsoft Office. Las acciones disponibles dependen del tipo de lista de SharePoint.

Por ejemplo, el menú Acciones puede utilizarse para vincular listas de contactos con Outlook o exportarlas a un archivo Excel. Dado que el enlace con Office es intuitivo y difiere según la versión de Office, no se explicará más aquí.

La acción «Editar en hoja de datos» muestra la lista de forma similar a una hoja de cálculo Excel para poder editar los datos rápidamente.

Para la vista de hoja de datos hay que cumplir algunos requisitos, de lo contrario aparece un mensaje de error.

Con Office se instala un «control de hoja de datos compatible con SharePoint». En Office 2003, Excel proporcionaba este control (Professional Edition y superiores). Desde Office 2007, Access se encarga de ello. La versión de ejecución gratuita es suficiente.

Importar la tabla de Excel

Las tablas Excel existentes pueden importarse en nuevas listas de SharePoint.

Para ello, haga clic en «Acciones del sitio web» y «Crear».

En la página siguiente, en la columna «Listas personalizadas», seleccione «Importar hoja de cálculo». Se abre una página en la que se puede dar un nombre y una descripción a la nueva lista de SharePoint y especificar la ruta del archivo Excel.

Tras hacer clic en «Importar», se abre el archivo Excel y se puede seleccionar el área a importar.

Una vez finalizada la importación, la nueva lista se mostrará en el sitio web. Las entradas de la lista se pueden gestionar a través del menú de elementos.

Optimizar la lista

Primero hay que optimizar las columnas de la lista.

Puede acceder a la página de configuración de la lista de pedidos a través de la opción de menú «Configuración»| «Configuración de la lista». Aquí puede configurar las columnas, entre otras cosas.

En primer lugar, se eliminan las columnas «Cliente» y «Plan de construcción». (En un escenario real rara vez es posible borrar datos de forma tan consecuente. Sin embargo, dado que sólo se trata de datos de ejemplo, el autor se toma esta libertad).

Los elementos de las listas de SharePoint pueden contener archivos adjuntos, por lo que la columna «Plan de construcción» ya no es necesaria. En el futuro, los archivos PDF se adjuntarán directamente al pedido. La columna «Cliente» es de nueva creación.

Para eliminar las columnas, cambie a la página de configuración de esta columna haciendo clic en el nombre de la columna correspondiente y elimine las columnas mencionadas mediante el botón «Eliminar». En este caso se puede ignorar la advertencia (véase más arriba).

Los datos completos del cliente ya existen en una lista de contactos de SharePoint. El cliente debería poder seleccionarse de este conjunto de datos a través de un cuadro combinado cuando se crea un nuevo trabajo.

Se puede añadir una nueva columna a la lista a través del enlace «Crear columna» en la configuración de la lista. La columna debe tener un nombre («Principal») y un tipo («Búsqueda»). (No es posible cambiar posteriormente una columna de texto al tipo «Búsqueda», razón por la cual se ha eliminado la columna «Cliente» en el ejemplo anterior).

Tipo de columna «Búsqueda

Si se selecciona «Búsqueda» como tipo de información de una columna, en «Configuración adicional de la columna» puede seleccionarse de qué lista procede la información («Contactos de clientes») y qué columna (por ejemplo, «Nombre completo») debe mostrarse.

Valores por defecto

Puede definir valores por defecto para las columnas, de forma que cuando cree un nuevo registro, los valores ya estén introducidos automáticamente. Los valores por defecto disponibles varían en función del tipo de columna. Por ejemplo, una columna de tipo «Texto» puede tener un texto como valor por defecto y una columna de tipo «Fecha» puede tener un valor de fecha que también puede calcularse.

En este ejemplo, la fecha de pedido suele ser siempre la fecha en la que se crea la entrada, la fecha de entrega es 14 días más tarde.

En la configuración de la columna «Fecha de pedido», el valor por defecto se establece en «Fecha de hoy» mediante un botón de opción.

Para la columna «Fecha de entrega», se introduce la fórmula =hoy+14 para «Valor calculado».

Si ahora se crea un nuevo pedido, la máscara de entrada se presenta con las nuevas características. La fecha del pedido y la fecha de entrega ya están rellenadas y el cliente puede seleccionarse mediante un cuadro combinado.

Utilizando la función Notificar de la lista (que se encuentra en el menú Acciones) es posible que el departamento de producción sea informado automáticamente por correo de un nuevo pedido (para ello es necesaria la configuración de los correos salientes en la administración central).

Cuestión de opinión II

También se pueden crear nuevas vistas útiles para la lista «Pedidos». Por ejemplo, sería concebible una vista de calendario o una agrupación de los pedidos según los clientes.

Otros ajustes de configuración de las listas

En este artículo no podemos entrar en detalles sobre los demás ajustes de configuración de las listas, pero merece la pena echarles un vistazo.

Las listas de SharePoint ofrecen, por ejemplo, opciones para versionar y aprobar entradas o para enviar y recibir correos electrónicos (la configuración del correo en la administración central es un requisito previo).

Bibliotecas

Una biblioteca es básicamente una lista muy mejorada. Además de las funciones habituales de las listas de SharePoint, como la adición de columnas y vistas, las bibliotecas tienen otras características, como la gestión de archivos.

El WSS trae cuatro tipos de bibliotecas, de las cuales se explican brevemente la biblioteca de imágenes y la biblioteca de documentos.

Las bibliotecas pueden añadirse a un sitio web a través de «Acciones del sitio web»| «Crear».

La biblioteca de imágenes

Como su nombre indica, esta biblioteca es la más adecuada para gestionar archivos de imagen.

El «Administrador de imágenes de Microsoft Office» se abre a través del menú «Cargar»|»Cargar varias imágenes».

A través del menú Acciones, tienes, entre otras cosas, la posibilidad de seleccionar imágenes de la biblioteca.

• editar las imágenes seleccionadas en un programa de edición de imágenes
• descargarlas al disco duro en distintas resoluciones
• enviarlas a un correo electrónico de Outlook o a un archivo de Office.

También se puede acceder a una biblioteca a través de WebDAV.

La biblioteca de documentos

Para el almacenamiento central de archivos, SharePoint viene con la biblioteca de documentos. Dicha biblioteca, denominada «Documentos compartidos», ya está predefinida en el sitio web del equipo.

En la captura de pantalla, ya se han añadido a la biblioteca la columna obligatoria «Descripción breve» y una columna «Cliente» vinculada a la lista de contactos. Además, se han activado el control de versiones y la aprobación de contenidos y se ha generado la vista correspondiente.

A través del menú de subida, se puede guardar un archivo en la biblioteca de SharePoint. Si el versionado está activado, se puede introducir un comentario opcional sobre la versión del archivo.

Aprobación, registro y control de versiones

Como recordatorio, se han habilitado el versionado y las aprobaciones de contenido en la configuración de la biblioteca y se ha añadido una columna obligatoria.

La siguiente ventana muestra dos mensajes con signos de exclamación rojos.

El primer mensaje indica que todos los campos obligatorios («descripción breve») deben rellenarse antes de que el archivo pueda ser registrado y, por tanto, utilizado por todos los usuarios autorizados. Los ficheros registrados se reconocen en la vista general de la lista por una pequeña flecha verde en el icono.

El segundo mensaje se refiere a la autorización de contenido que se ha activado en la configuración de la biblioteca. El archivo sólo es visible para el creador (y para los usuarios que tienen permiso para aprobar contenidos), hasta que el archivo haya sido aprobado.

A través del menú de elementos, se tiene la posibilidad, entre otras cosas, de seleccionar elementos

• comprobar la entrada y salida de elementos
• aprobar/rechazar
• restaurar elementos en versiones antiguas.

No se trata de funciones especiales de la biblioteca, sino de características disponibles en todas las listas de SharePoint.

Espacio de trabajo de documentos

Por último, me gustaría mencionar el espacio de trabajo de documentos. Se trata de un sitio web de SharePoint diseñado para el trabajo en equipo sobre documentos de Office (Word, PowerPoint, Excel).

Un espacio de trabajo documental puede crearse desde el menú Acciones del sitio o desde el menú de elementos de un archivo de una biblioteca de documentos.Desde los programas de Office también es posible. En PowerPoint, Excel y Word, se puede mostrar la barra «Espacio de trabajo compartido» (en el menú Herramientas en Office 2003) y crear un nuevo espacio de trabajo de documentos en el servidor SharePoint.

Esto guarda una copia del archivo en el servidor, el archivo original se convierte en la copia del espacio de trabajo vinculada al espacio de trabajo del documento.

Las 6 pestañas de la barra «Espacio de trabajo compartido

• Estado: Muestra, por ejemplo, si hay una nueva versión del documento en el servidor y, si es necesario, inicia asistentes para fusionar las versiones.
• Miembros: Se pueden añadir miembros, gestionar derechos, enviar correos y concertar citas.
• Tareas: Se pueden añadir y editar tareas.
• Documentos: En esta pestaña es posible añadir archivos al área de trabajo de documentos.
• Hipervínculos
• Información sobre el documento: Se muestra información sobre el documento y el historial de versiones.

El sitio web del espacio de trabajo de documentos se puede abrir a través de un enlace en la barra. Todos los datos (archivos, tareas, miembros e hipervínculos) están disponibles tanto en Office como a través del sitio web de SharePoint.

Colaboración

Al abrir la copia local de un archivo de espacio de trabajo, aparece automáticamente una ventana.

El botón «Descargar actualizaciones» compara la versión local con la versión del servidor. El botón «No actualizar» permite separar el archivo del espacio de trabajo.

Si las copias no pueden compararse automáticamente debido a conflictos de versión, se inicia un asistente que puede utilizarse para fusionar, comparar o sustituir las copias.

Las copias del espacio de trabajo son ideales para trabajar en un documento de Office con varios empleados. Otros miembros del personal pueden utilizar el menú de elementos «Enviar a»|»Descargar copia» para guardar una copia vinculada al espacio de trabajo, realizar cambios sin conexión en el archivo y sincronizarlo más tarde.

Conclusión

Esta breve presentación sólo debe dar una primera idea y visión general de Windows SharePoint Services y no pretende ser completa. Además de muchos libros sobre el tema de Windows SharePoint Services, Internet también ofrece una gran cantidad de información, por ejemplo

• Sharepointcommunity.de
• MS-Technet sobre SharePoint Services