En la empresa, muchos procesos se gestionan con ayuda de proyectos, cuya tramitación puede convertirse en un verdadero reto. Y es que el elevado gasto en planificación y recursos a menudo conduce a problemas incalculables, que en última instancia pueden incluso hacer fracasar por completo empresas enteras. Un buen software de gestión de proyectos le ayuda a alcanzar sus objetivos y le garantiza mantener en todo momento una visión general de los procesos en curso. En este artículo presentamos una comparación de las mejores herramientas para Windows y Mac.

1. asana: la cerda del sauce ponedora de huevos

Asana es un verdadero multitalento, ya que combina todas las funciones importantes para la gestión de proyectos, la gestión de tareas y la comunicación bajo una interfaz común. Esto significa que no solo puede utilizarse en todos los sectores (por ejemplo, para proyectos de construcción o en el desarrollo de software), sino que también permite un trabajo muy transparente y ágil al mismo tiempo. Los cuadros de mando y las listas se basan en el método Kanban, en el que las tareas se desplazan de izquierda a derecha en función de su progreso, de forma similar a una pizarra.

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La interfaz de usuario se presenta muy clara y estructurada. Además, las numerosas integraciones proporcionan una comodidad adicional. Con la ayuda de la integración de correo electrónico, por ejemplo, puedes convertir los mensajes enviados a Asana directamente en tareas ejecutables («email-to-task»). Utilizando la vista de línea de tiempo, también puedes crear calendarios de proyectos y mostrarlos como un diagrama de Gantt.

Consejo: En la página para desarrolladores de Asana encontrarás numerosas instrucciones e información para desarrollar tus propias API.

Las versiones móviles para iOS y Android ofrecen la misma gama de funciones que la versión de escritorio, pero, al igual que esta, requieren una conexión permanente a Internet. El fabricante también ofrece una versión básica gratuita de la herramienta, que es una buena opción de entrada, especialmente para los recién llegados a PM. Las tarifas premium empiezan en unos 9 euros al mes.

2. Monday.com: fácil de usar e intuitiva

La herramienta israelí de gestión de proyectos monday.com ofrece la máxima facilidad de uso. El software puede utilizarse sin necesidad de conocimientos previos y dispone de sofisticadas funciones de colaboración que permiten centralizar toda la comunicación (del proyecto) en un único lugar. De este modo se elimina por completo el engorroso intercambio de información a través de un buzón de correo externo.

Gracias a las numerosas opciones de integración, la funcionalidad de monday.com puede ampliarse casi a voluntad, y también puedes utilizar tus programas favoritos directamente desde la herramienta. Actualmente, están disponibles 18 plataformas diferentes (entre ellas, por ejemplo, Google Mail o Dropbox) para este fin. La sincronización con Microsoft Outlook y el iCalendar tampoco supone ningún problema en monday.com.

Sin embargo, monday.com no ofrece la clásica generación de informes, como quizá la conozca de otras herramientas. El software está estructurado de tal manera que puede recopilar la información esencial de un vistazo y analizar así más fácilmente las áreas individuales de sus procesos y proyectos.

monday.com también existe en versión móvil para iOS y Android, que puede descargarse gratuitamente de Apple Store o Google Play Store. El precio de la suscripción mensual depende de la gama de funciones y del número de usuarios.

3 Clarizen: El software de gestión de proyectos para servicios profesionales

Clarizen es una herramienta de gestión de proyectos basada en web diseñada principalmente para automatizar los procesos a nivel empresarial. Además de la estructuración y el seguimiento, el software se centra principalmente en permitir un trabajo más rápido y eficiente.

En el panel de control, puede seguir el estado de sus proyectos actuales en tiempo real y ver las tareas asociadas de un vistazo, incluida la fecha de vencimiento, el registro de tiempo y el empleado responsable de las mismas. La interfaz puede configurarse individualmente, de modo que también puedes visualizar calendarios de proyectos, hitos o documentos compartidos, por ejemplo.

Clarizen también ofrece funciones para la creación de presupuestos y calcula automáticamente lo realista o rentable que es un objetivo. Además, recibirá por correo electrónico informes periódicos sobre el progreso actual y el presupuesto.

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La aplicación web puede utilizarse a través del navegador o integrarse en Microsoft Outlook, Google Docs o iCal mediante un complemento. De este modo, también tiene la opción de ver sus citas directamente a través del panel de control. El paquete se completa con la gestión integrada de recursos y hojas de ruta, que recuerda en cierto modo a Microsoft Project.

Los precios de Clarizen empiezan en 60 USD por usuario y mes, pero el fabricante también ofrece una versión de prueba gratuita.

4 Atlassian Jira: solución flexible para diferentes ámbitos de aplicación

Jira se desarrolló originalmente como rastreador de errores y desde entonces se ha consolidado como una solución extremadamente eficiente y productiva para las más diversas áreas de aplicación de la empresa. La herramienta se centra sobre todo en el manejo transparente y estructurado de la información y, además de los paneles de control individuales y la gestión integrada de versiones, también ofrece toda una serie de opciones de elaboración de informes.

Con Jira, puede elegir entre dos opciones de alojamiento diferentes:

• Con el alojamiento en la nube, el fabricante se encarga de la configuración y el alojamiento por ti.
• Con el autoalojamiento, por otro lado, gestionas tu instancia de Jira completamente tú mismo.

Los procesos y tareas se muestran en el tablero de Jira. Hay tres tipos disponibles: un tablero Scrum (para equipos que trabajan en base a sprints), un tablero Kanban y un tablero llamado Next-Generation (para equipos que aún no tienen tanta experiencia en PM).

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Además de una amplia interfaz de programación (para APIs) y la integración SDK, Jira también tiene la opción de programar tus propios filtros con el Jira Query Language (JQL). Esto le permite, por ejemplo, guardar sus búsquedas para un uso posterior o adaptar aún mejor el flujo de trabajo a sus necesidades con campos personalizados.

5. factro: Gestión de proyectos Made in Germany

El software de gestión de proyectos factro procede de la empresa Schuchert Managementberatung GmbH & Co KG de Bochum. El proveedor trabaja exclusivamente con centros de datos certificados en Alemania , por lo que cumple la legislación alemana y europea en materia de copia de seguridad y tratamiento de datos.

Es bueno saberlo: Si lo desea, también puede celebrar un acuerdo de procesamiento de pedidos (AVV) con factro.

En factro, los proyectos se dividen en «paquetes» y «tareas». Un paquete siempre representa una colección de varias tareas necesarias para alcanzar una etapa del proyecto. Gracias a la estructura de desglose del trabajo y a los hitos, la herramienta también puede utilizarse para planificar proyectos mucho más complejos. En el cuadro de mandos, puede elegir entre una vista de lista, un tablero Kanban o un diagrama de Gantt. Sin embargo, este último sólo está disponible para los usuarios de una tarifa Business o Profesional. Además, no hay opción de visualizar el camino crítico ni de crear un plan de red.

Además de la aplicación web, factro también está disponible en versión móvil para iOS y Android. La transferencia de datos entre el dispositivo final y la nube está cifrada. La nube básica gratuita es suficiente para equipos pequeños de hasta 10 personas. Hay más funciones disponibles en los paquetes de pago (a partir de 7,99 euros al mes y usuario).

Encontrará más herramientas de gestión de proyectos en el siguiente vídeo: