Una preocupación especial de los desarrolladores de OpenOffice.org/StarOffice era y es hacer que funcione junto con Microsoft Office. OpenOffice.org/StarOffice seguirá midiéndose por esta función tanto en Windows como en Linux mientras Microsoft pueda permitirse ignorar a su serio competidor en la plataforma Windows. Actualmente no hay forma de evitar la difusión de Windows y, por tanto, a menudo de Microsoft Office en un gran número de ordenadores.

Por lo tanto, una migración de Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice sólo puede realizarse de forma sensata si se tienen en cuenta los posibles efectos sobre el intercambio de datos. Esto es aún más importante si también se cambia el sistema operativo y se migra a una distribución Linux. El artículo describe algunos de los problemas que surgen. Se centra en la migración a largo plazo de Microsoft Windows/Office a Linux/OpenOffice.org o StarOffice. No importa si el destino de la oficina es OpenOffice.org o StarOffice; las afirmaciones básicas sobre el intercambio de documentos también se aplican al cambio de Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice conservando el sistema operativo Windows.

Problema

El caso más común en la práctica es el deseo de cambiar lentamente de Windows a Linux o de Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice. Cuando se planifica el funcionamiento paralelo de Windows y Linux en un ordenador Windows existente, surgen inicialmente problemas técnicos. Es esencial tener en cuenta que antes de instalar Linux en un sistema Windows XP con un solo disco duro en formato NTFS, la partición existente del disco duro debe modificarse con un programa distinto del programa de instalación de la distribución Linux. Esto puede hacerse, por ejemplo, con los productos de Acronis. Algunas distribuciones de Linux, por ejemplo SuSE Linux Office Desktop, vienen con una edición especial de Acronis OS Selector 8.0 para SuSE Linux para este propósito, con la que se puede reducir la partición NTFS antes de ejecutar el programa de instalación con el fin de crear espacio de almacenamiento no asignado para las particiones de Linux. Es muy importante saberlo (algunas peticiones en el foro hablan claro): Sin la preparación adecuada, a menudo se borra accidentalmente una partición NTFS existente al instalar Linux si es la única partición disponible en el sistema.

Antes de intercambiar datos con Microsoft Office o incluso de migrar de Microsoft Office en Windows a OpenOffice.org/StarOffice en Linux, debe considerarse cuidadosamente cuál es el objetivo y si es factible en el entorno de trabajo dado.

Escenario 1

Tienes un ordenador en el que primero se instaló sólo Windows con Microsoft Office y posteriormente se instaló Linux con OpenOffice.org/StarOffice -tomando las precauciones necesarias-. Usted decide en cada arranque cuál de los sistemas se iniciará y le gustaría probar Linux incluyendo OpenOffice.org/StarOffice durante un tiempo antes de tomar la decisión a largo plazo de cambiar a Linux. Esto requiere los siguientes preparativos:

En este caso, necesita una unidad de datos en su ordenador en la que pueda almacenar tanto los archivos creados con OpenOffice.org/StarOffice como los archivos creados con Microsoft Office. Tiene sentido particionar parte de un disco duro y formatear esta parte como FAT. Aunque se trata de un sistema de archivos más antiguo, es reconocido por ambos sistemas operativos por esta misma razón. Con Linux, en la mayoría de las distribuciones modernas, por ejemplo en Sun Java Desktop System, se puede acceder al disco duro de Windows directamente a través de un icono de escritorio creado durante la instalación, pero no se puede almacenar ningún archivo allí.

En este punto la cosa se vuelve un poco problemática, al menos para los usuarios inexpertos de Linux. El punto de partida es la preparación satisfactoria de la instalación: al instalar Linux, te aseguraste de que, o bien ya existía una partición de este tipo antes de la instalación, o bien se creó una partición de este tipo durante la instalación.

Si en este punto te das cuenta de que te falta tal partición de reemplazo, entonces estás en un aprieto con Linux si una única partición existente de Windows está formateada con el sistema de archivos NTFS. Con Windows XP, este es el sistema de archivos habitual. Entonces sólo tendrías la partición de intercambio de Linux y la partición raíz para elegir. Ambas son particiones del sistema que no puedes cambiar dentro del sistema en ejecución. En este caso, la única alternativa es arrancar desde el CD en modo rescate y cambiar manualmente la partición del sistema Linux.

Es mucho mejor utilizar un programa que arranque desde el CD y ofrezca particionado para ambos casos. Se recomienda, por ejemplo, Acronis Disk Director, que reduce tanto la partición NTFS como las particiones Linux según se desee y crea nuevas particiones según se desee. Sin embargo, los usuarios inexpertos en este tipo de programas deberían preferir reducir la partición de Windows: Cambiar las particiones de Linux suele implicar la modificación manual del gestor de arranque de Linux. Sin embargo, quienes rehúyen todo el esfuerzo pueden evitarlo: Una buena alternativa para el intercambio de datos entre los sistemas de Windows 2000 y Linux son las memorias USB que son reconocidas por ambos sistemas.

Si una partición de datos con un sistema FAT ya estaba presente cuando se instaló Linux, Linux encontró la partición durante la instalación pero no necesariamente la montó en el sistema de archivos inmediatamente. Tienes que compensar esto: Necesitas una carpeta que sirva como punto de montaje. En el caso (habitual) de que la partición FAT no esté montada, crea un nuevo punto de montaje y monta manualmente el disco duro en el sistema de archivos. En SuSE Linux encontrarás el programa Hard Disk Partitioner para este caso. Después de ignorar la advertencia, este programa te muestra qué espacio está asignado a la partición de datos: Si encuentras ahí el disco de intercambio, todo está bien. Si no, tienes que intervenir: Inicia sesión como root y crea primero una nueva carpeta en el gestor de archivos del sistema, por ejemplo /windows/data. A continuación, inicia una sesión de terminal e introduce el siguiente comando detrás del prompt, adaptado a tus circunstancias, por supuesto: mount-/dev/hda5-/windows/data. Presta atención a los espacios (-) y asegúrate de utilizar exactamente mayúsculas/minúsculas. Compruebe el resultado introduciendo mount de nuevo. El disco duro está ahora montado en el sistema de ficheros.

Si esta unidad de intercambio está configurada y montada y ha almacenado allí los archivos deseados, ya ha alcanzado su objetivo: todas las aplicaciones principales de OpenOffice.org/StarOffice son capaces de importar archivos de Microsoft Office 97/2000/XP, editarlos y guardarlos de nuevo en el formato de archivo respectivo. Sin embargo, es aconsejable en cualquier caso instalar en el ordenador Windows la versión para Windows de StarOffice o la versión para Windows del programa gratuito OpenOffice.org. Esto permite editar los documentos «para practicar» en el ordenador Windows con las herramientas que proporciona OpenOffice.org/StarOffice en Linux.

Escenario 2

Tienes un ordenador en el que sólo está instalado Linux. En este caso, no tendrá problemas con sus propios archivos, ya que a partir de ahora se crearán con OpenOffice.org/StarOffice. En este caso, las consideraciones sólo se aplican al intercambio de datos con archivos más antiguos o con usuarios ajenos al sistema.

Una variante de este escenario se da cuando se produce un cambio gradual de un entorno Windows a un entorno Linux en una red.

• Los archivos antiguos de OpenOffice.org/StarOffice no plantean ningún problema. OpenOffice.org/StarOffice abre estos archivos sin pérdida de información, independientemente del sistema operativo utilizado.
• Los archivos existentes de Microsoft Office o los que reciba en este formato también pueden abrirse con OpenOffice.org/StarOffice. Todas las aplicaciones principales del paquete pueden importar archivos de Microsoft Office 97/2000/XP, editarlos y guardarlos de nuevo en el formato de archivo correspondiente. Sin embargo, hay que tener en cuenta las pérdidas de formato.
• Como no se puede esperar que una persona ajena al sistema trabaje también con OpenOffice.org/StarOffice, hay que garantizar un buen entendimiento. Si la otra persona sólo va a leer o imprimir los documentos que usted ha creado, cree documentos PDF a partir de sus documentos antes de pasárselos, una función que ya está disponible en OpenOffice.org/StarOffice sin necesidad de programas adicionales. En caso contrario, basta con exportar los documentos de OpenOffice.org/StarOffice al formato de Microsoft Office después de guardar el estado actual del trabajo.

Importar desde Microsoft Office

En principio, es posible cargar, ver y editar un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel o una presentación de PowerPoint en OpenOffice.org/StarOffice. OpenOffice.org/StarOffice reconoce todo el formato y muchas funciones de campo que se utilizaban en Microsoft Office. Hay que tener en cuenta las pérdidas a pesar de los buenos filtros de OpenOffice.org/StarOffice.

Exportar a Microsoft Office

La exportación se realiza de forma sencilla en OpenOffice.org/StarOffice mediante el comando Archivo/»Guardar como». En el campo de lista Tipo de archivo, las versiones individuales de OpenOffice.org/StarOffice y Microsoft Office están disponibles como tipos de almacenamiento. Hay que tener en cuenta las pérdidas a pesar de los buenos filtros de OpenOffice.org/StarOffice. Según el tipo de archivo, sólo aparecen los formatos de archivo que se ajustan al contexto. Por ejemplo, con un documento Word abierto, no aparecen las opciones de almacenamiento para hojas de cálculo y presentaciones.

Problemas con el intercambio de datos

OpenOffice.org/StarOffice tienen muy buenos filtros para el intercambio de datos. Esto se puede ver en el hecho de que los documentos a menudo se pueden intercambiar casi sin problemas, por ejemplo, entre Word y OpenOffice.org/StarOffice Writer. Incluso se adoptan las plantillas de formato definidas en Microsoft Word, por ejemplo.

Sin embargo, el intercambio de datos no está exento de problemas: la idea que suele surgir en la práctica de editar un archivo unas veces con Microsoft Word y otras con OpenOffice.org/StarOffice Writer no da en el clavo, a pesar de los excelentes filtros. Es imposible predecir en detalle con qué problemas se va a encontrar a la hora de intercambiar datos. Los métodos de trabajo utilizados son demasiado diferentes.

Algunas opciones de diseño y atributos de formato en documentos complejos de Microsoft Office se manejan de forma diferente en OpenOffice.org/StarOffice o no son compatibles. Como resultado, los archivos convertidos tienen que reformatearse a mano. La cantidad de procesamiento posterior es proporcional a la complejidad de la estructura y el formato del documento de origen.

No obstante, el intercambio de documentos con otros usuarios puede realizarse con éxito si se respetan algunas reglas básicas. Sin embargo, no es en absoluto cierto que los documentos puedan intercambiarse sin pérdidas entre Microsoft Office y OpenOffice.org/StarOffice. Esto sólo se aplica a los documentos hasta un determinado nivel. Las funciones profesionales especiales para las que no existe una contrapartida en la aplicación respectiva o que se realizan de forma completamente diferente en los paquetes de Office no son compatibles, ni en un sentido ni en el otro. Por desgracia, la experiencia demuestra que cuanto más profesionalmente se ha trabajado con Microsoft Office, más pérdidas se producen al intercambiar datos con OpenOffice.org/StarOffice y viceversa.

Por ejemplo, OpenOffice.org/StarOffice puede reconocer y conservar las funciones de campo de un formulario de factura de Word, pero se pierden las funciones de tabla y la alineación automática de los números con el separador decimal en las tablas de Word. Las funciones de campo traducidas que acceden a propiedades de documentos definidas por el usuario en Word, por ejemplo, también se quedan en nada.

En la conversión de documentos no deja de ser problemático el hecho de que otros tipos de letra sean habituales en el entorno Windows y en Linux. Esto significa a menudo que las fuentes que, por lo demás, son comunes en los documentos ya no pueden utilizarse en Linux/OpenOffice.org/StarOffice. Debe tenerse en cuenta que OpenOffice.org/StarOffice muestra la fuente anterior en los documentos convertidos, pero utiliza una fuente sustituta para la impresión y la visualización. En lenguaje llano: Usted ve la fuente Arial en un documento OpenOffice.org/StarOffice porque el documento procede de Windows, pero en Linux se suele utilizar una fuente sustituta, lo que hace que los documentos tengan un aspecto diferente al habitual cuando se imprimen.

En última instancia, sin embargo, es cuestión de práctica y de prescindir de funciones especiales si se quiere intercambiar documentos constantemente entre paquetes de Office. En este ámbito, OpenOffice.org 1.1.4/StarOffice 7 vuelven a estar un paso por delante en comparación con las versiones anteriores, pero probablemente todavía se encuentran al principio de un desarrollo prometedor.

En general, en los entornos mixtos se aplican las siguientes reglas básicas:

• Si es posible, evite editar documentos unas veces con OpenOffice.org/StarOffice y otras con Microsoft Office. Si no puede evitarse, prescinda de todas las funciones y formatos que causarían problemas en la otra suite.
• Absténgase de intentar mostrar presentaciones de OpenOffice.org/StarOffice Impress con Microsoft PowerPoint o viceversa. El intercambio constante entre OpenOffice.org/StarOffice Impress y Microsoft PowerPoint provoca pérdidas inmanejables que no favorecen en absoluto una presentación.
• Si ha creado una presentación con Microsoft PowerPoint y necesita mostrarla en otro ordenador Windows sin PowerPoint, utilice el Asistente Pack&Go de PowerPoint en Windows para mostrar la presentación incluyendo el módulo de ejecución.
• Si ha creado una presentación con Microsoft PowerPoint y necesita mostrarla en otro ordenador con Linux, convierta la presentación con OpenOffice.org/StarOffice y compruebe cuidadosamente qué funciones se han perdido durante la conversión. Nunca intente mostrar una presentación de Microsoft PowerPoint con OpenOffice.org/StarOffice sin comprobarlo antes.
• Si ha creado una presentación con OpenOffice.org o StarOffice y necesita mostrarla en un ordenador con Windows, ¡tampoco lo haga con PowerPoint! En este caso, instale la versión para Windows de OpenOffice.org, que es esencialmente idéntica a StarOffice y, sobre todo, admite todas las funciones de StarOffice Impress.
• Utilice siempre el formato PDF para transmitir documentos de OpenOffice.org/StarOffice Writer u OpenOffice.org/StarOffice Calc que un tercero sólo deba leer e imprimir.
• Cree siempre nuevos documentos en OpenOffice.org/StarOffice que estén destinados exclusivamente a su propio uso o para compartirlos sólo con fines informativos (como PDF).
• También puede crear documentos para intercambiarlos con usuarios de Microsoft Office en OpenOffice.org/StarOffice. Sin embargo, cuando los guarde, asegúrese de hacerlo inmediatamente en formato Microsoft Office. Esto evitará que guarde accidentalmente un documento destinado al intercambio o a la edición colaborativa en el formato OpenOffice.org/StarOffice, que los usuarios de Microsoft Office no suelen poder utilizar.
• Si crea documentos con versiones más modernas de Microsoft Office y éstos están destinados al intercambio con OpenOffice.org/StarOffice, guárdelos ya en Microsoft Office en un formato de archivo adecuado para el intercambio. Un formato adecuado es el que incluye la versión 97 de Microsoft Office.

Código VBA de Microsoft Office

Muchas personas que cambian de Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice desean poder ejecutar las soluciones de macros grabadas o programadas en Microsoft Office también en OpenOffice.org/StarOffice. Este deseo se ve reforzado por el hecho de que tras cargar un documento de Office se tiene acceso a los textos fuente. Sin embargo, hay que decirlo claramente: En las versiones actuales de OpenOffice.org/StarOffice no es posible ejecutar macros de Microsoft Office. Tampoco parece estar prevista una función de este tipo en el futuro.

Por su propia naturaleza, Microsoft Office y OpenOffice.org/StarOffice no pueden ejecutar los mismos códigos de macro. Microsoft Office funciona con código VBA (Visual Basic for Applications) y StarOffice/OpenOffice.org con código StarBasic, que se basa en la API de OpenOffice.org. En este caso, el lenguaje de programación es similar, pero se utilizan objetos y métodos diferentes.

Si utiliza macros en una aplicación cuyas funciones desea utilizar también en la otra aplicación, deberá editar las macros. Las macros de los archivos de Microsoft Office pueden cargarse en OpenOffice.org y, a continuación, puede ver y editar el código de la macro en el editor IDE Basic de OpenOffice.org. Por lo tanto, el código Basic de Microsoft Office se importa, pero no se ejecuta. Nada se opone a la edición del código en el entorno de desarrollo integrado de OpenOffice.org/StarOffice; el código modificado incluso se guarda correctamente.

Esto significa que, en general, cuando se pasa de Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice, hay que reescribir las macros existentes para utilizarlas en OpenOffice.org/StarOffice.

Si no vuelve a guardar el código cargado con un documento de Microsoft Office, entonces OpenOffice.org/StarOffice puede incluso destruir virus de macros de Microsoft Office: Abre el documento en OpenOffice.org/StarOffice y vuelve a guardarlo después de haber desactivado la función de guardar el código en OpenOffice.org/StarOffice: De esta forma, un virus de macro no tiene ninguna posibilidad. Los detalles de este procedimiento se encuentran en Herramientas/Opciones en la rama Cargar/Guardar de Microsoft Office.

Consejos para el intercambio de datos

Con documentos normales creados con los medios habituales, apenas hay problemas con el intercambio de datos. OpenOffice.org/StarOffice se comporta de forma diferente cuando se alcanzan los límites del programa. Entonces se producen pérdidas durante la importación porque OpenOffice.org/StarOffice tiene que crear un reemplazo.

Las características de Microsoft Office que se enumeran a continuación pueden causar a OpenOffice.org/StarOffice algunas dificultades durante la conversión. Sin embargo, no afectan al trabajo con el contenido del documento convertido.

El problema surge, por ejemplo, si en Word se coloca un gráfico en la cabecera que sobresale por encima del límite superior de la cabecera. En este caso, el gráfico del documento OpenOffice.org/StarOffice se desliza hasta el límite de la cabecera.

Otro problema es la transferencia de párrafos que tienen el mismo estilo (normalmente estándar) pero que siguen teniendo un formato diferente.

También en los otros pares de aplicaciones Microsoft Excel – StarOffce Calc o Microsoft PowerPoint – OpenOffice.org/StarOffice Impress los problemas de comprensión residen en los detalles. No se puede forzar nada, el éxito llega a través del ensayo y error.

Sólo debería utilizar el conversor de documentos de OpenOffice.org/StarOffice para convertir documentos de Microsoft Office al formato de archivo XML de OpenOffice.org/StarOffice si desea cambiar permanentemente de Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice. De lo contrario, tendrá que volver a convertir cada documento individualmente más adelante: El conversor es un camino de ida.

Microsoft Office Word – OpenOffice.org/StarOffice Writer

Al transferir datos, OpenOffice.org/StarOffice Writer tiene algunos problemas con las siguientes características de Word. Naturalmente, estas características también causan dificultades a la inversa:

• Las Autoformas se desplazan durante el intercambio de datos y, en raras ocasiones, se «olvidan» por completo.
• Los cambios grabados que han sido registrados por el modo de cambio se pierden.
• Los objetos OLE se pierden naturalmente porque los servidores OLE correspondientes no están disponibles en Linux.
• Algunos campos de control y funciones de formulario de Microsoft Office no se convierten.
• El contenido y otros directorios no son compatibles.
• Las tablas, los marcos y los formatos de varias columnas ven afectado su formato.
• No se aceptan hipervínculos ni marcas de texto.
• Los gráficos Microsoft WordArt se convierten en objetos FontWork si así se especifica en Herramientas/Opciones de la rama Microsoft Office.
• Los caracteres o textos animados se convierten en texto normal.

Las siguientes conclusiones pueden extraerse de la prueba de plantillas de muestra, por ejemplo, para compartir documentos en Microsoft Word y OpenOffice.org/StarOffice Writer:

• Si coloca textos estructurados en tablas, asegúrese de utilizar tablas normales, especialmente en los encabezados o pies de página. En cuanto las tablas de Word tienen más columnas en una línea que en otra, surgen problemas en OpenOffice.org/StarOffice. Esto también se aplica viceversa al exportar.
• No coloque gráficos fuera de los márgenes de página: Si es necesario, cambie los márgenes de la página. Sin embargo, es mejor no utilizar esta opción en absoluto.
• Trabaje con plantillas de formato o estilos de párrafo en los que incluya sobre todo el espaciado entre párrafos.
• Pruebe paso a paso si OpenOffice.org/StarOffice importa o exporta correctamente el documento de Word y abandone todas las soluciones que no conduzcan al éxito.
• El intercambio de datos entre Word y OpenOffice.org/StarOffice no siempre significa que pueda abrir un documento unas veces con Word y otras con OpenOffice.org/StarOffice y tener la misma funcionalidad. La práctica demuestra que este procedimiento sólo es posible con documentos formateados limpiamente.
• Formateado limpiamente significa que todo el formato en Word u OpenOffice.org/StarOffice se realiza con plantillas de formato o estilos. Esto puede significar, por ejemplo, que tenga que realizar ajustes en plantillas de cartas de Word elaboradas después de importarlas a OpenOffice.org/StarOffice y viceversa. El contenido del texto escrito, en cambio, permanece intacto y legible: un servicio que ofrece OpenOffice.org/StarOffice y que Word, por el contrario, no proporciona.

Existen diferencias significativas entre el manejo de los programas. Aunque los fundamentos del tratamiento de textos son los mismos, algunas funciones se realizan de forma completamente distinta.

• OpenOffice.org/StarOffice Writer utiliza plantillas de página para dar formato a las distintas páginas del documento, mientras que Word utiliza secciones para ello. Así, si ha elegido una configuración especial para el encabezado o el pie de página de la primera página de un documento de Word, lo encontrará reflejado en dos plantillas de página especiales en el estilista de OpenOffice.org/StarOffice. Sin embargo, no se trata de las plantillas de página Primera página y Estándar, sino de dos plantillas de página generadas recientemente.
• Los campos de formulario y los campos de combinación de correspondencia no se corresponden entre sí. Por lo tanto, deberá reproducir la funcionalidad de los documentos Word con los campos de formulario o los campos de OpenOffice.org/StarOffice. No es posible compartir estos documentos. Recuerde que debe registrar la fuente de datos en OpenOffice.org/StarOffice para acceder a los datos.
• En OpenOffice.org/StarOffice Writer puede mostrar la barra de cálculo tal como está disponible en OpenOffice.org/StarOffice Calc. Por lo tanto, los cálculos en OpenOffice.org/StarOffice Writer son más extensos que los de Word y se gestionan de forma diferente.

No pase demasiado tiempo buscando funciones de Microsoft Office en OpenOffice.org/StarOffice y viceversa. La posibilidad de intercambiar datos no debe inducirle a pensar que existe un equivalente para cada función en el programa análogo respectivo. La pregunta que suele aparecer en los foros de ayuda«En Microsoft xxx podría… . ¿Cómo se llama esta función en OpenOffice.org/StarOffice?» es errónea en el sentido de que siempre hay una única función similar, que a veces oscila hacia un lado y a veces hacia el otro. Así pues, no hay que buscar en Microsoft Office las excelentes cualidades de dibujo de OpenOffice.org/StarOffice, como tampoco hay que buscar en OpenOffice.org/StarOffice la capacidad de Microsoft Office para animar diagramas.

OpenOffice.org/StarOffice Calc y Microsoft Excel

Este par de programas está bien coordinado. En los documentos Excel utilizados en la práctica, apenas existen incompatibilidades a nivel habitual. No obstante, también existen incompatibilidades en este ámbito:

• Para las Autoformas, los objetos OLE y algunos campos de control y funciones de formulario de Microsoft Office se aplican las mismas restricciones que para Microsoft Word.
• Las tablas dinámicas no son convertibles, el piloto de datos de OpenOffice.org/StarOffice Calc es mucho más débil en funcionalidad que el asistente de tablas dinámicas de Excel.
• Los nuevos tipos de gráficos de Excel no tienen equivalente en OpenOffice.org/StarOffice Calc o en el módulo de gráficos de OpenOffice.org/StarOffice y dan lugar a problemas de visualización.
• El formato condicional se organiza de forma diferente en OpenOffice.org/StarOffice Calc. Los ajustes correspondientes de Excel no se adoptan en OpenOffice.org/StarOffice Calc.
• Algunas funciones o fórmulas, normalmente en el «área avanzada de usuario», no están disponibles.

No debe confiar en que todos los cálculos de OpenOffice.org/StarOffice Calc se realicen sin errores, especialmente en las hojas de trabajo electrónicas, aunque normalmente sea así. En última instancia, usted es el responsable de que los cálculos sean correctos, no el programa.

Las principales diferencias entre los programas surgen de nuevo del concepto de plantillas de página. Sin embargo, esto hace que sea mucho más fácil imprimir hojas de cálculo de la misma manera en OpenOffice.org/StarOffice Calc que en Excel: Basta con asignar una plantilla de página diseñada adecuadamente. Tenga en cuenta también que OpenOffice.org/StarOffice Calc, a diferencia de Excel, imprime por defecto no sólo la hoja de cálculo actual, sino todas las hojas de la carpeta. Por lo tanto, debe comprobar la configuración de impresión antes de imprimir.

En el caso más sencillo, los problemas de impresión se resuelven arrastrando la hoja de cálculo deseada en la pestaña hasta la izquierda y convirtiéndola así en la primera hoja. En este caso, la hoja aparece al principio de la secuencia de impresión para que puedas limitar fácilmente la salida de impresión a esta hoja.

OpenOffice.org/StarOffice Impress y Microsoft PowerPoint

Hay mucho prestigio asociado a una buena presentación; una mala presentación echa a perder la reputación más rápido de lo que se labra. Esta ha sido la experiencia de todos los usuarios que han presentado «rápidamente» una presentación anterior de PowerPoint con OpenOffice.org/StarOffice. Las pérdidas en detalle son demasiado grandes, incluso si OpenOffice.org/StarOffice no informa de ningún error durante la conversión. En detalle, se producen los siguientes problemas.

• Las Autoformas se mueven, cambian de tamaño o no se convierten en absoluto.
• Se modifica el espaciado de tabulaciones, líneas y párrafos.
• Los gráficos de fondo y otros elementos dispuestos en las diapositivas o patrones de títulos de PowerPoint se pierden porque OpenOffice.org/StarOffice Impress siguen un concepto diferente con las plantillas de página.
• Los objetos agrupados se disuelven, mueven o cambian.
• Algunos efectos multimedia no son compatibles: Cuanto mayor es la versión de PowerPoint, menos animaciones o efectos de transición son compatibles.
• La posibilidad de animar diagramas según categorías o series no está disponible en absoluto.

No obstante, OpenOffice.org/StarOffice Impress ofrecen al usuario una ventaja significativa: el concepto de páginas significa que cada página de diapositivas puede nombrarse por separado. En cambio, PowerPoint utiliza el título de la diapositiva como nombre de la página. Esta pequeña diferencia de funcionamiento tiene sus ventajas en las presentaciones en las que una imagen sigue a la otra, como en un pase de diapositivas.

Convertir datos

OpenOffice.org/StarOffice están, pues, a diferencia de Microsoft Office, preparados para el intercambio de datos entre aplicaciones. Sin embargo, el transporte de datos sólo funciona desde OpenOffice.org/StarOffice: En OpenOffice.org/StarOffice se selecciona, por ejemplo, el comando Archivo/»Guardar como» y se abre la lista de tipos de archivo. En OpenOffice.org/StarOffice Writer, por ejemplo, selecciona la entrada correspondiente que haga referencia a Microsoft Word. A continuación, el programa convierte los datos de los documentos OpenOffice.org/StarOffice a un formato que Word pueda entender.

Para poder editar un archivo de Microsoft Office en OpenOffice.org/StarOffice, basta con abrirlo en OpenOffice.org/StarOffice. La conversión se realiza automáticamente.

Sin embargo, siempre hay que tener en cuenta que no todas las funciones de Office en OpenOffice.org/StarOffice y viceversa no todas las funciones de OpenOffice.org/StarOffice tienen una contrapartida real en los programas de Microsoft Office. Las funciones básicas como textos normales, formato de caracteres, celdas y párrafos, plantillas de formato, formatos de diapositivas y encabezados y pies de página sencillos se adoptan sin problemas. Sin embargo, en cuanto se trata de campos de texto, gráficos y campos de formulario, a veces surgen problemas considerables.

Lo mismo ocurre con otras aplicaciones como Excel y Calc. Al ejecutar las aplicaciones en paralelo, hay que comprobar muy bien qué funciones se corresponden en ambas aplicaciones para que sea posible un intercambio de datos sin errores.

Tipos de archivos para el intercambio

La forma más sencilla de intercambiar datos es elegir un compromiso entre las suites:

• En Microsoft Office, establece el tipo de archivo predeterminado para guardar más o menos al nivel de Office 97. Esto significa que tendrás que prescindir de algunas funciones de Office 2000/XP/2003, pero estarás bien preparado para el intercambio de datos con los usuarios de Office de la mayoría de todas las versiones actuales de Office y OpenOffice.org/StarOffice.
• En OpenOffice.org/StarOffice también puede cambiar el formato de archivo predeterminado: En el cuadro de diálogo habitual Herramientas/Opciones, puede establecer los formatos de Microsoft Office como formatos de archivo predeterminados para las aplicaciones individuales de OpenOffice.org/StarOffice en la rama Tienda/General. Con esta configuración evitará tener que prestar atención constantemente al formato de archivo correcto al guardar en OpenOffice.org/StarOffice – OpenOffice.org/StarOffice trabaja automáticamente en formato Microsoft Office.

Estrategias de migración

El cambio de Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice no puede hacerse de la noche a la mañana. El procedimiento no infrecuente en la práctica empresarial -a menudo también en instituciones públicas por «razones de costes»- de borrar un ordenador con Microsoft Windows y Office mientras se hace una copia de seguridad de los datos de la aplicación y se reinstala Linux junto con OpenOffice.org o StarOffice es, cuando menos, ineficaz. Esto traslada demasiados problemas al usuario, que tiene que dedicar un valioso tiempo de trabajo a resolver tareas cotidianas en condiciones desconocidas. Por eso, según las experiencias de quienes han cambiado, se recomienda un procedimiento planificado.

Oficina en casa

Para los usuarios del sector privado, el escenario 1 descrito anteriormente ofrece un buen punto de partida.

• En primer lugar, los ordenadores Windows y Linux funcionan en paralelo. Para el intercambio de datos entre los sistemas, que no pueden arrancar al mismo tiempo, se crea o utiliza un soporte de datos de intercambio, por ejemplo, una memoria USB u otro soporte de datos externo.
• La transición se realiza gradualmente: Los nuevos documentos se crean en OpenOffice.org/StarOffice a medida que avanza el trabajo. Los documentos de Microsoft Office se transfieren paso a paso a OpenOffice.org/StarOffice.
• Una vez finalizado el cambio, se crea una imagen de la partición de Windows y se elimina la partición.

Entorno corporativo

También en el entorno corporativo hay que actuar con cautela y paso a paso. La experiencia ha demostrado que ese paso no puede dejarse sólo en manos del entorno informático, sino que es un proceso que debe ir acompañado de los más diversos niveles de gestión.

• El primer paso consiste en analizar la necesidad de funciones que se realizaban con software antiguo. Para ello, hay que identificar lo más importante. Piense en las plantillas para los documentos de la empresa, la organización del almacenamiento de datos, las impresoras instaladas o los servidores de impresión. Es esencial tener en cuenta los formatos de intercambio de datos (formatos de Microsoft Office o PDF) y tomar decisiones. Hay que tener en cuenta las preferencias personales de los usuarios.
• Un segundo paso prepara la identificación de los usuarios con el nuevo software, sobre todo para mostrar las ventajas del cambio. Este paso puede resumirse mejor con tres preguntas: ¿Qué es diferente? ¿Qué es mejor? ¿Qué no funciona?
• El tercer paso consiste en preparar la formación. Es especialmente importante identificar a los usuarios avanzados del (antiguo) software. A estos usuarios, presentes en todas las empresas, les resulta más fácil manejar el software y afrontar el cambio. La formación debe impartirse por separado a los usuarios avanzados y a los usuarios «normales». Para que los usuarios se familiaricen con OpenOffice.org/StarOffice, debería entregárseles un CD con los archivos de instalación de OpenOffice.org para que se lo lleven a casa. La experiencia ha demostrado que el cambio de Windows a Linux -o a un gestor de ventanas como Gnome o KDE- es más fácil de gestionar.
• En primer lugar, se forma a los usuarios avanzados. Se les instruye en la estructura de Linux, así como en las funciones de ayuda, y se les informa de cómo obtener ayuda externa en Internet o en cualquier otro sitio.
• La formación y la migración de los usuarios «normales» son decisivas para el éxito. La formación requiere una selección adecuada de los grupos y su composición según el campo de trabajo y el nivel de conocimientos. La migración debe hacerse en el momento adecuado, es decir, no justo antes de las vacaciones, ni en periodos de mucho trabajo, ni durante otros cambios.
• Durante los primeros días tras el cambio, hay que ofrecer a los usuarios un apoyo especial. Se ha tenido buena experiencia con la cesión de usuarios avanzados para que presten apoyo al personal.
• Una vez finalizada la migración, es necesaria una fase de consolidación. Se utilizan reuniones, entrevistas personales y cuestionarios para medir el éxito, identificar los déficits y definir el contenido de la formación de seguimiento.

En general, la migración es un proceso largo y complicado en el que la decisión de utilizar el nuevo software y la adquisición de las licencias necesarias son sólo el principio de una larga cadena de tareas y nuevas decisiones.