Trabajar en equipos grandes o con muchos socios externos suele ser un gran reto. Con Teams, Microsoft presenta una potente solución de software diseñada para simplificar considerablemente la comunicación, la clasificación y la planificación en grupos de trabajo. La herramienta proporciona elementos como chats, newsfeeds y grupos para el día a día de la empresa y es un componente del paquete Office 365 de Microsoft. En este artículo, presentamos las funciones de Microsoft Teams en detalle y mostramos qué ventajas y desventajas hablan a favor o en contra de su introducción.

1 Entender Microsoft Teams: Resumen de las funciones más importantes

Con la versión gratuita de Microsoft Teams, hasta 300 miembros del equipo pueden comunicarse entre sí mediante chat o mensajería instantánea, compartir documentos o celebrar reuniones y videoconferencias. Para ello se dispone de un total de 10 GB de espacio de almacenamiento por equipo y otros 2 GB por usuario.

La barra de menús de Microsoft Teams contiene un total de seis funciones:

1.1 Actividad / Feed

El feed le ofrece una visión general de las actividades actuales y más recientes de su equipo y de sus compañeros. El feed está estructurado de forma similar al feed de una red social y enumera la información sobre su grupo de trabajo o proyecto en orden cronológico.

1.2 Chat

En el chat puedes mantener conversaciones individuales o en grupo con hasta 50 personas. Éstas pueden estructurarse en grupos y categorías en aras de la claridad y, además de videollamadas y llamadas de audio, también permiten la transmisión de contenidos de pantalla. Además, se pueden intercambiar archivos entre dos o más personas y planificar reuniones.

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Es bueno saberlo: Microsoft Messenger conserva todos los historiales de chat durante un periodo de tiempo ilimitado. Por lo tanto, los usuarios de Teams pueden buscar información importante en los mensajes sin restricciones.

1.3 Equipos

En los equipos se reúnen grupos de personas, contenidos y herramientas para diferentes resultados y proyectos dentro de una organización. Éstos pueden crearse de forma pública (para un máximo de 10.000 miembros) o con acceso restringido (para usuarios invitados). Es posible crear equipos dinámicos para tareas basadas en proyectos (por ejemplo, la introducción de un nuevo software) o equipos estáticos que reflejen la estructura interna de su organización (por ejemplo, departamentos o ubicaciones).

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Las conversaciones, archivos y notas de los canales de equipo sólo son visibles para los miembros del equipo. Sin embargo, también pueden ser vistos por personas añadidas posteriormente.

1.4 Calendario

En la opción «Calendario» encontrarás tu propio calendario de Outlook, además de las citas de tu equipo, que puedes utilizar para planificar e introducir reuniones directamente. También puede utilizarlo para poner cómodamente a disposición de los demás miembros del equipo las horas de presencia y ausencia, así como las horas de vacaciones.

1.5 Llamadas

Aquí puedes ver tu historial de llamadas, iniciar una nueva (videollamada) y ver tu buzón de voz. Aquí también puedes configurar marcaciones rápidas para personas específicas.

1.6 Archivos

En la pestaña Archivos, puede ver los documentos abiertos más recientemente, así como todos los documentos editados de su equipo, y compartirlos con otros miembros. Los archivos compartidos en un canal se guardan en la carpeta Share Point del equipo correspondiente. Por otro lado, los archivos compartidos en un chat privado o de grupo acaban en tu carpeta de OneDrive para la Empresa y sólo son accesibles para las personas que participan en esa conversación.

Es bueno saberlo: La versión básica de Microsoft Teams incluye 10 GB de almacenamiento en la nube. En las versiones de pago, puedes adquirir más de 1 TB de almacenamiento, así como 10 GB adicionales de almacenamiento por cada licencia adquirida.

2. ventajas de Microsoft Teams

Además de una serie de versátiles herramientas de formato para tus mensajes y documentos, Microsoft Teams también gana puntos por un práctico botón GIF que te permite insertar gráficos directamente. Puedes enviar archivos de hasta 15 GB de tamaño, que puedes abrir directamente en Messenger sin descargarlos antes y editarlos simultáneamente con otros usuarios.

Como solución completa, Microsoft Teams también admite funciones como reuniones en línea, chats de grupo, videoconferencias y conferencias web y llamadas telefónicas. También es posible utilizar pizarras blancas a través de Microsoft Whiteboard o FreeHand de InVision.

La información es fácil de encontrar, transparente y al mismo tiempo segura. Las reuniones también pueden grabarse y transcribirse automáticamente si es necesario. Teams está disponible en todos los dispositivos, en 1818 mercados y en 44 idiomas.

Las aplicaciones de Office 365 se integran directamente con Microsoft Teams. Esto significa, por ejemplo, que puedes trabajar en tus documentos de Word, Excel o PowerPoint simultáneamente con tus compañeros en tiempo real y no tienes que enviarlos de un lado a otro o transferirlos a través de un medio adicional.

Además, también es posible integrar más de 250 aplicaciones empresariales adicionales, como Evernote o Trello, por ejemplo. De este modo, puedes planificar proyectos directamente, crear encuestas o crear notas entre equipos. Dependiendo de la tarifa que elijas, también puedes utilizar otros programas de la gama Office (por ejemplo, SharePoint Online, Skype, Stream o Yammer).

Con la ayuda de la búsqueda simplificada de personas, documentos y chats, también podrá encontrar más rápidamente lo que busca. Configure un panel de control individual para sus datos, aplicaciones y canales o desarrolle sus propias integraciones a través de la plataforma para desarrolladores.

Y Microsoft Teams tampoco descuida la seguridad: la retención local de datos, la prevención de la pérdida de datos, el liderazgo en el cumplimiento de las normativas modelo de la UE, la protección de la información integrada, incluido eDiscovery, el estado legal/auditoría, la autenticación multifactor para una protección ampliada de la identidad y el acceso seguro de invitados proporcionan la protección necesaria mientras se trabaja.

3. desventajas de Microsoft Teams

Una de las principales desventajas de las versiones gratuitas de Microsoft Teams es el hecho de que las aplicaciones de Office 365 solo pueden integrarse en las variantes web y no como versión de escritorio. Además, la configuración de Microsoft Messenger también es un proceso largo y complicado.

También hay dificultades con respecto a la protección de datos, ya que esta se basa en directrices estadounidenses y, por lo tanto, es relativamente débil en comparación con las leyes y normas alemanas. Para explicarlo: Microsoft Teams está alojado en la nube de Microsoft en servidores de EE.UU., lo que significa que los datos no están protegidos del acceso de las autoridades estadounidenses. Por esta razón, una introducción en la empresa también debe considerarse bastante crítica.

Microsoft Teams ofrece toda una serie de funciones destinadas a garantizar un trabajo seguro. Sin embargo, el cifrado no es suficiente para proteger sus datos de los llamados ataques man-in-the-middle (por ejemplo, cuando está de viaje o se conecta a una WLAN en un hotel).

Además, no existe una gestión profesional de aplicaciones móviles que permita instalar y configurar automáticamente la aplicación en un dispositivo móvil final. Esto no sólo conlleva un aumento de los costes de administración y asistencia en la empresa, sino también una menor aceptación por parte de los usuarios y una menor productividad.

Consejo: Aquí encontrará un resumen que incluye una guía rápida con los aspectos básicos más importantes sobre Microsoft Teams.