En muchas empresas modernas, el departamento de TI es una de las áreas más importantes. Las tareas se procesan muy a menudo en forma de proyecto. Para que nada se quede por el camino en la avalancha de tickets, análisis, conceptualización y comunicación necesaria y se pueda alcanzar el objetivo con seguridad, las empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos informáticos para estructurar el caos.

En este artículo le mostramos cómo puede tener éxito un proyecto informático, qué debe tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de proyectos y qué herramientas de gestión de proyectos se han consolidado en empresas de distintos tamaños.

¿Qué es exactamente un proyecto?

El Instituto Alemán de Normalización (DIN) describe un proyecto como
«un proyecto que se caracteriza esencialmente por la singularidad de las condiciones en su conjunto, tales como: Fijación de objetivos, condiciones temporales, financieras, de personal o de otro tipo, delimitación de otros proyectos y organización específica del proyecto».

Se trata, por tanto, de una actividad puntual que se desarrolla dentro de un marco financiero, de personal y temporal claro. Está autoorganizada y diferenciada de otros proyectos o actividades de la empresa. Si este proyecto pertenece al ámbito de las tecnologías de la información, se denomina proyecto informático.

Consejo: algunas empresas de TI se han especializado en el trabajo por proyectos como modelo de negocio. Crean, mantienen y amplían software a petición del cliente. Este software con los empleados responsables se considera aquí un proyecto.

2 La elección de la metodología es crucial

Una vez finalizada la planificación del proyecto, llega el momento de elegir la metodología. En los últimos años, se han establecido varios enfoques para gestionar proyectos. En principio, pueden clasificarse en métodos clásicos y los denominados ágiles. Estos últimos llevan tiempo ganando terreno y son los métodos que se utilizan cada vez más en los programas informáticos de gestión de proyectos.

A continuación encontrará una lista de algunos de los métodos más conocidos:

Métodos de proyecto tradicionales:

• Prince2
• IPMA
• Método Waterfall

Métodos ágiles de proyecto:

• Kanban
• Scrum
• Programación Extrema

Muchos métodos ágiles tienen su origen en el ámbito del desarrollo de software y, por tanto, son muy adecuados para los equipos informáticos. Por este motivo, en la siguiente sección nos gustaría presentar brevemente los dos métodos Scrum y Kanban.

2.1 Scrum

El marco Scrum consta esencialmente de tres roles. Uno de ellos es, por supuesto, el equipo de desarrollo o de proyecto.

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Además, existe un«propietario del producto«, que establece los requisitos del proyecto y se considera responsable del producto. También es el mediador entre el equipo de desarrollo y las personas externas, denominadas«partes interesadas«.

La tercera persona implicada es el «Scrum Master«. Esta persona actúa como una especie de moderador o coach dentro del equipo de desarrollo, pero no forma parte del equipo de desarrollo propiamente dicho. Se trata, por tanto, de un gestor que supervisa el proyecto Scrum sin juzgarlo ni tomar medidas disciplinarias.

En un principio, Scrum sólo tiene unas directrices laxas para que el proyecto pueda manejarse con la mayor flexibilidad posible. Se define un«backlog», que es un catálogo priorizado de requisitos para el producto final.

La última parte son los llamados«sprints», una ventana de tiempo en la que se procesan y completan requisitos específicamente seleccionados del backlog.

2.2 Kanban

El método Kanban se basa principalmente en la representación visual. En la aplicación clásica, los Post-Its se pegan en tres columnas: «Por hacer», «Trabajo en curso» y «Hecho». Los pasos de trabajo individuales se escriben en los Post-Its, que pueden desplazarse en función del estado actual.

Con este método, todo el equipo puede ver inmediatamente en el tablón en qué fase se encuentra cada paso del proyecto. De este modo, se pueden detectar rápidamente los atascos inminentes y, en el mejor de los casos, evitarlos.

3 El mercado del software de planificación es amplio

En los proyectos de TI es obvio que, cuando se utilizan ordenadores, se recurre también a software de gestión de proyectos, que aprovecha los métodos mencionados, los amplía y pone los resultados a disposición en línea. Sin embargo, las herramientas de gestión de proyectos también llevan tiempo establecidas más allá del sector de las TI.

Microsoft lanzó su primer software de gestión de proyectos«Microsoft Project» en 1984 y aún hoy lo mantiene con actualizaciones periódicas. En los 35 años siguientes, sin embargo, Microsoft no fue ni mucho menos la única empresa que reconoció el potencial del software de planificación.

En consecuencia, los equipos de proyecto se enfrentan a una difícil decisión cuando quieren utilizar un software de planificación del trabajo. Los distintos proveedores se centran en factores diferentes , como la comunicación, la combinación de recursos o la claridad.

El tamaño del equipo de proyecto también puede marcar la diferencia. Algunas herramientas no son adecuadas para equipos pequeños desde el punto de vista del precio u ofrecen muy pocas funciones para equipos grandes. En la última sección, nos gustaría presentarle dos herramientas que podrían ser una buena solución para su empresa.

4 Presentación de dos herramientas de gestión de proyectos informáticos

4.1 Jira

En primer lugar hay que mencionar que Jira, un software lanzado por Atlassian, está disponible en cuatro versiones. El software Jira está diseñado específicamente para proyectos de software y ofrece hojas de ruta, una función de informes y tableros Kanban, entre otras características. Jira Service Desk está diseñado para el servicio al cliente para equipos de TI y ofrece un sistema de tickets y una base de conocimientos. En abril de 2019, Atlassian anunció Jira Align, dirigido a grandes empresas y especialmente pensado para optimizar procesos.

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La versión más interesante para la gestión de proyectos es Jira Core. Se ha desarrollado para la gestión de proyectos en general y debería interesar al mayor número posible de departamentos. Para ello, puede personalizar el software según sus necesidades.

Jira Core utiliza flujos de trabajo como base sobre la que puede construir su proyecto. La información relevante se muestra en un solo lugar y las tareas pendientes se pueden distribuir mediante notificaciones. El software de planificación también ofrece cuadros de mando personalizables que pueden, entre otras cosas, informarle sobre la carga de trabajo o mostrar un informe rápido ya preparado. Una vista de calendario para plazos o citas completa el software.

Todas las versiones de Jira pueden ampliarse mediante plug-ins. Por ejemplo, gracias a la interfaz REST, puede incorporar a posteriori registros de tiempo o procesos automatizados en Jira.

Jira Core está disponible en línea a través del navegador y puede alojarse en la nube o en servidores propios. Por supuesto, Atlassian también ofrece una aplicación para el trabajo móvil para cada versión.

4.2 Trello

Trello, también operado por Atlassian, es una herramienta de gestión de proyectos de TI basada en la web. Se basa en el principio Kanban y también coloca tableros en el centro del software. En estos tableros, las tarjetas que contienen tareas pendientes pueden dividirse en listas. Al principio están disponibles las tres listas «Por hacer», «En curso» y «Terminado», como es típico en Kanban. Sin embargo, éstas pueden renombrarse, borrarse o ampliarse según se desee.

Las tarjetas individuales pueden diseñarse según las necesidades. Por ejemplo, se pueden añadir anexos, fijar plazos o añadir comentarios.

La versión básica de Trello es gratuita, pero cuenta con algunas funciones premium . Esta herramienta también ofrece una vista web móvil, así como una aplicación para Android e iOS.

Puedes encontrar una breve introducción a Trello en el siguiente vídeo: