Los autónomos y los empresarios saben muy bien cuánto tiempo puede llevar y lleva llevar una contabilidad correcta. Estas actividades de oficina no sólo cuestan tiempo, sino también nervios. Cuando la Agencia Tributaria llama a la puerta, todo debe y tiene que estar correcto. El software ofimático moderno ayuda a los autónomos y a las empresas en esta tarea.

Contabilidad, facturas, ofertas y mucho más

Un aspecto fundamental de la contabilidad es la creación de facturas. Además de la dirección, la descripción de los artículos entregados o el servicio prestado, así como los detalles de cantidad, en cada factura deben figurar los precios individuales de cada producto/servicio y el precio total, IVA incluido.

Al final de una jornada laboral o de un proyecto, los autónomos y las empresas deben disponer de una relación de los servicios prestados y, una vez finalizado el encargo, de un resumen de los costes para la elaboración de una factura. Esto es esencial para la declaración de la renta, entre otras cosas. Además, deben adjuntarse a la declaración de la renta varios recibos y copias.

Los modernos programas de facturación facilitan la contabilidad

Mientras que antes había que guardar y clasificar meticulosamente todos los documentos, hoy en día la contabilidad es mucho más fácil gracias a los modernos programas informáticos. Existen programas informáticos especiales para la contabilidad clásica, para la gestión de pedidos y compras, así como herramientas para el cálculo de nóminas. Lo que faltaba hasta ahora: un programa que incluya todas las funciones importantes para la gestión empresarial y de clientes: Redacción de facturas, gestión de documentos y clientes, así como organización de existencias.

Software ofimático moderno como alternativa

Los programas ofimáticos en línea como sevDesk, que incluso puede utilizarse en versión gratuita, se han propuesto colmar esta laguna. El programa de facturación online basado en la nube del mencionado software de muestra se ha desarrollado principalmente para autónomos, fundadores de empresas y pequeñas y medianas empresas (PYMES). Al crear una factura, la dirección del cliente y las descripciones de los artículos se filtran automáticamente de los datos maestros. Además, el programa de facturación rellena automáticamente la información legal obligatoria.

Los usuarios de sevDesk disponen de varias opciones para enviar una factura o una oferta. En primer lugar, se puede enviar una factura en línea a través del propio programa. A continuación, los correos electrónicos se crean en formato PDF y se envían como archivos adjuntos. En segundo lugar: mediante la interfaz de correo integrada en el programa, el envío por correo se gestiona en línea. Se eliminan el tiempo y los costes de impresión, ensobrado y franqueo, así como el desplazamiento a la oficina de correos o la búsqueda de un buzón. Si desea encargarse usted mismo del proceso postal, puede -opción número tres- guardar la factura como documento PDF, imprimirla y encargarse de todos los demás pasos hasta enviarla personalmente.

Más funciones:

• Creación y gestión de varios centros de costes con ayuda de la función “Libro de caja”.
• Con ayuda de la función “Gestión de existencias”, sevDesk proporciona una visión general de los niveles de existencias.
• Cree una previsión de ventas evaluando todas las ofertas y pedidos comerciales.
• El trabajo móvil es posible gracias a una aplicación para smartphones.
• Archivo de correos electrónicos y otras transacciones comerciales importantes.

Oportunidades y riesgos de la computación en nube

En tiempos de aumento de la ciberdelincuencia, los clientes suelen tener reservas a la hora de almacenar en línea sus datos, a veces sensibles, en una nube. La llamada computación en nube tiene dos ventajas fundamentales para las empresas: Por un lado, ahorran costes porque se reducen las inversiones en hardware y software y, por otro, pueden trabajar de forma más eficiente porque los usuarios tienen acceso desde cualquier lugar a sus datos almacenados y a sus recursos informáticos.

A pesar del aumento del número de usuarios, todavía hay más usuarios potenciales de la nube que se muestran inquietos y escépticos debido a los continuos debates sobre las medidas de espionaje de las agencias de inteligencia estatales y el aumento del espionaje industrial, según un estudio de KPMG. El Cloud Monitor 2014 fue elaborado por Bitkom Research GmbH por encargo de la empresa auditora KPMG, este estudio se elaboró anualmente en el periodo comprendido entre 2011 y 2014. Examina la situación actual y el uso de la computación en nube a lo largo del tiempo para mostrar la evolución en diferentes sectores y tamaños de empresa.

Algunos resultados del estudio actual de KMPG de un vistazo:

• El 40 por ciento de las empresas encuestadas utiliza el cloud computing, otro 29 por ciento está planeando utilizarlo y al menos lo ha discutido en la suite ejecutiva.
• La gran mayoría de los usuarios de nubes privadas (83%) y públicas (67%) describen sus experiencias hasta el momento como positivas.
• Al mismo tiempo, el 74% de las empresas clasifican la ciberdelincuencia por parte de particulares, empresas o servicios de inteligencia como un peligro real.
• El 49% de las empresas encuestadas afirma que el asunto de la NSA ha influido negativamente en su actitud hacia la computación en nube pública. Con respecto a la nube privada, esta cifra es igualmente elevada.
• El 51% ha extraído consecuencias de la vigilancia de los servicios de inteligencia.
• Según este estudio, el 25% ve con buenos ojos una nube nacional, aunque suponga costes adicionales.