Vivimos tiempos turbulentos, tanto desde el punto de vista económico como técnico. Por eso, la eficiencia y el uso eficaz de la tecnología son de gran importancia. Estudios estadounidenses demuestran que el empleado medio en un entorno de oficina dedica unas 40 horas al mes a formación y reuniones. Durante este tiempo, que equivale a una semana laboral completa, a menudo no les es posible trabajar de forma productiva. Los procesos de trabajo complicados e innecesarios dificultan la jornada laboral, no sólo cuando se trabaja de forma independiente, sino también cuando se trabaja en equipo. Por esta razón, es enormemente importante crear un entorno de trabajo productivo.

Inventario y análisis de necesidades: ¿Dónde están los déficits, cómo son posibles las mejoras?

Millones de personas en todo el mundo pasan muchas horas de su vida en una oficina. A ellos y al empresario les interesa que los trabajadores completen las tareas con la mayor rapidez y calidad posibles. En la productividad influyen muchos factores, como el clima interior, el ruido y la iluminación. Los trabajadores deben hacer primero un inventario y comprobar si hay problemas y dónde. A continuación, deben estudiar cómo pueden resolverlos.

Iluminación

La iluminación es la cuestión más importante para aumentar la productividad. Los estudios demuestran que el rendimiento humano es mayor por la mañana, se estabiliza lentamente al mediodía y alcanza su punto más bajo por la noche. La razón es la producción de cortisol, la hormona del estrés, estimulada por la luz del día, que despierta a las personas y las hace concentrarse. En muchas oficinas, sin embargo, no hay suficiente luz diurna, por lo que la luz artificial tiene que ayudar. La luz blanca diurna requiere unos 5.600 Kelvin, la luz blanca cálida (3.000 Kelvin) tiene un efecto relajante y es adecuada para las salas donde los empleados hacen descansos.

Clima interior

Un clima interior saludable en el lugar de trabajo [PDF; 476 KB] contribuye a que los empleados se sientan cómodos y puedan trabajar de forma productiva. Las altas temperaturas en verano y el frío en invierno reducen el rendimiento, provocan insatisfacción y ponen en peligro la salud. Especialmente en épocas en las que empieza el calor veraniego, el tema del aire acondicionado es objeto de acalorados debates: ¿son perjudiciales para la salud o contribuyen al confort en el lugar de trabajo?

La temperatura ambiente en las oficinas alemanas debe oscilar entre 17 y 20 grados centígrados. Pero la temperatura interior debe estar orientada a la exterior: La diferencia no debe ser superior a seis u ocho grados. Si fuera hace 35 grados, la temperatura interior no debe ser inferior a 27 grados. Una diferencia de temperatura demasiado grande no sólo dificulta la circulación, el aire frío también reseca las mucosas y hace a las personas más susceptibles a bacterias y virus.

Ruido

Teclados ruidosos, radios que suenan, conversaciones en voz alta y el molesto ruido de la impresora: todos ellos afectan al rendimiento de una persona. Básicamente, todo el mundo intenta suprimir los ruidos molestos de su conciencia. Al hacerlo, sin embargo, cargan su cuerpo con un trabajo adicional que provoca fatiga prematura y falta de concentración. Por eso, el nivel sonoro en una oficina no debe superar los 70 dB(A).

Para minimizar la contaminación acústica, tiene sentido colocar las fotocopiadoras y las impresoras láser y de chorro de tinta en salas separadas. Además, todas las salas de trabajo deben tener suelos, techos, muebles y ventanas fonoabsorbentes.

El lugar de trabajo: sólo lo esencial

El escritorio es el lugar de trabajo central de un empleado de oficina. Desgraciadamente, es cualquier cosa menos productivo: innumerables notas se pegan al monitor y se olvidan allí, los expedientes se amontonan unos encima de otros sobre la mesa y en algún lugar bajo el caos de papeles seguro que aún se encuentra el desayuno de hace quince días. Debería ser obvio que no se puede trabajar de forma productiva en un entorno así. Por tanto:

• Sobre la mesa sólo deben estar las cosas más necesarias:
  • Bolígrafo
  • Bloc de notas
  • Marcador
  • etc.
• Las personas que trabajan a diario con archivos deben clasificarlos en un armario especial.
• Preste también atención al tema de la ergonomía:
  • La colocación correcta del monitor evita reflejos y contrastes demasiado fuertes con el fondo.
  • Una silla ergonómica permite sentarse cómodamente y no daña la espalda.
  • Con un escritorio regulable en altura, puede ajustarlo exactamente a su propio tamaño corporal y garantizar así un trabajo cómodo.

Convierta los aparatos en máquinas de productividad con unos retoques

No sólo se puede optimizar la oficina, sino también el PC, el smartphone y la tableta, es decir, todo lo que utilizas para tu trabajo diario. Muchos de estos dispositivos son cualquier cosa menos prácticos en su versión estándar. Sin embargo, con las aplicaciones adecuadas, pueden utilizarse de forma productiva.

Gestión de tareas

• Producteev: Una lista de tareas gratuita con todas las funciones básicas esenciales. Las tareas se pueden sincronizar en todas las plataformas (iOS, Android, Mac, Windows).
• Wunderlist: Otra lista de tareas gratuita muy atractiva visualmente. También cubre la plataforma Kindle Fire y ofrece una versión web.

Gestión del tiempo

• Wieldy: un gestor de listas de tareas basado en el principio «Getting Things Done». El programa requiere al menos Windows XP y también está disponible en versión portátil.
• ManicTime: este software guarda la hora de inicio y fin de los programas utilizados y registra así su duración de uso.

Comunicación

• Skype: Un software gratuito para telefonía IP, que ahora es propiedad de Microsoft. Está disponible para todos los sistemas operativos habituales de ordenadores y smartphones.
• Thunderbird: Un software gratuito para el manejo sencillo del correo electrónico.

Búsqueda de información

• Das Örtliche: Das Telefonbuch está disponible como aplicación para ordenadores con Windows.
• Wikipedia: La enciclopedia más grande del mundo ha desarrollado sus propias aplicaciones para su portal y está disponible como aplicación para Windows 8, entre otras.

Gestión de archivos

• Dropbox: El servicio de almacenamiento online más conocido del mundo es ideal para trabajar en grupo con su aplicación nativa.
• Evernote: Aplicación para crear y sincronizar notas. Prácticamente cualquier archivo se puede almacenar en una cuenta de Evernote de pago.

Edición de documentos

• LibreOffice: Un paquete ofimático basado en Open Office.
• Notepad++: Una alternativa gratuita al editor integrado de Windows. Ofrece numerosas funciones adicionales, como resaltado de sintaxis, autocompletado y mucho más.

Útil

• TeamViewer: Permite el mantenimiento remoto de ordenadores a través de la red o Internet.
• Total Commander: Una popular alternativa al Explorador de Windows que facilita el trabajo productivo.

Home Office: Mismo principio, distintos problemas.

En la era digital, ya no es raro que la gente trabaje desde casa. Montan una oficina en casa y hacen su trabajo sin tener que salir de casa. El principio básico para la productividad es el mismo que el descrito antes, pero en casa hay algunos obstáculos que no se encuentran en la oficina:

• Eliminar las distracciones: Pasear al perro, ayudar al vecino con una tarea de jardinería o desconectar un momento y escuchar música: hay muchos asesinos de la productividad en la oficina doméstica. Con una buena organización de la oficina, se pueden eliminar, pero hay que tener mucho autocontrol. Como regla general: la oficina en casa debe parecerlo, sin un sofá acogedor, consola de juegos, etc., entonces también funcionará con productividad. – Entonces también funcionará la productividad en la oficina en casa.
• Vida privada y trabajo: mucha gente no entiende que da igual trabajar en casa o en la oficina: hay que hacer exactamente las mismas tareas en el mismo periodo de tiempo. Tienes que dejar esto claro a todas las personas de tu vida, incluida tu familia.
• Estudia por ti mismo: Las normas existen para romperlas. Lo mismo ocurre con la oficina en casa. Por muchas normas que te impongas, en algún momento romperás alguna. Es importante observarse a uno mismo y aprender a manejar mejor la situación.
• Equipamiento adecuado: no sólo el entorno inmediato puede limitar la productividad, el equipamiento inadecuado también es un obstáculo. Por ejemplo, si imprimes resmas de páginas de texto cada día y eliges una impresora de inyección de tinta, perderás tiempo y dinero. En este caso, una impresora láser sería una mejor elección. En este artículo se explican las diferencias entre una impresora de inyección de tinta y una impresora láser. Por supuesto, otros dispositivos también pueden limitar la productividad: un desarrollador de juegos que trabaje con un PC poco potente tardará más en hacer su trabajo. Puede compensar la inversión en un dispositivo potente con el ahorro de tiempo resultante.