Contabilidad digital: ventajas e inconvenientes del cambio

La contabilidad digital permite a las empresas organizar su contabilidad de forma más eficiente y evitar montañas de archivos. El esfuerzo adicional de escanear los recibos se compensa con la mejor disponibilidad y el ahorro …

Contabilidad digital: ventajas e inconvenientes del cambio

Frau digitalisiert Rechnungen
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La contabilidad digital permite a las empresas organizar su contabilidad de forma más eficiente y evitar montañas de archivos. El esfuerzo adicional de escanear los recibos se compensa con la mejor disponibilidad y el ahorro de costes de impresión.

No obstante, hay algunos riesgos y costes que deben tenerse en cuenta a la hora de digitalizar la contabilidad. En nuestra guía, le ofrecemos importantes criterios de decisión que puede utilizar para sopesar cuándo merece la pena el cambio para una empresa.

  • La contabilidad digital ahorra costes de material y puede mejorar la disponibilidad de los datos.
  • Los principios de una contabilidad adecuada (GoBD) también se aplican a la contabilidad digital. Debe garantizarse que se cumplen los periodos de conservación y que los asientos contables no pueden modificarse a posteriori.
  • Al almacenar la contabilidad digitalmente, deben tomarse precauciones de seguridad para excluir el acceso de terceros no autorizados.

1. ventajas de la contabilidad digital

1.1 La contabilidad digital ahorra espacio y recursos

La digitalización de la contabilidad tiene muchas ventajas, la más evidente de las cuales es, sin duda, que ya no es necesario conservar los recibos en papel. Debido a los periodos legales de conservación, que suelen ser de 10 años, pueden acumularse enormes montañas de archivos, que no sólo deben estar disponibles en todo momento, sino que también deben estar bien estructurados para que pueda hacerse un seguimiento de las actividades empresariales años después de la contabilización real.

Digitale Buchhaltung erleichtert das Auffinden
La digitalización de la contabilidad ahorra recursos y puede facilitar el seguimiento de los registros
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La contabilidadelectrónica facilita mucho el seguimiento de las cosas, pero también en este caso hay que mantener una estructura clara, que suele proporcionar el programa de contabilidad. Por supuesto, la contabilidad digital también está sujeta a una obligación de conservación. Esta obligación se cumple escaneando los recibos e introduciéndolos en el sistema contable. El archivo digital permite destruir posteriormente los documentos en papel.

La oficina sin papeles también tiene la ventaja de que ya no tiene que imprimir facturas, etc., que ya le llegan electrónicamente, por ejemplo por correo electrónico. Esto no sólo ahorra tiempo y dinero, sino que también es respetuoso con el medio ambiente y ahorra recursos. No obstante, si aún siente la necesidad de revisar los estados financieros anuales o determinados balances en papel, puede imprimirlos sin problemas.

1.2 La oficina sin papeles facilita el análisis de la evolución de la empresa

El hecho de que todos los movimientos de dinero y mercancías se introduzcan en un sistema de contabilidad digital facilita el análisis de las cifras de la empresa. En la práctica, esto significa que se pueden consultar los saldos de las cuentas con un solo clic y se actualizan automáticamente. Los diagramas y tablas ya no tienen que editarse manualmente, sino que pueden crearse a partir del conjunto de datos de la contabilidad digital.

1.3 La cumplimentación automática acelera la contabilidad

En cuanto un empresario individual supera un determinado límite de volumen de negocio o de excedentes, o la empresa está sujeta a una de las formas jurídicas habituales (GmbH, AG, KG, etc.), la contabilidad por partida doble es obligatoria. Un programa de contabilidad adecuado no sólo puede facilitar la imputación a cuentas, sino también transferir inmediatamente las contabilizaciones a todas las cuentas pertinentes. En concreto, esto significa que sólo tiene que introducir las actividades empresariales cronológicamente. Una vez creado el catastro o el diario, las contabilizaciones se transfieren automáticamente a todas las cuentas correspondientes. Por lo tanto, con la contabilidad digital, el complemento manual de los libros mayores y auxiliares puede omitirse en gran medida. El esfuerzo adicional de escanear los documentos se compensa aquí, como muy tarde.

Incluso con la contabilidad digital, debe prestarse atención a la correcta contabilización (GoBD). Las modificaciones posteriores de los registros contables quedan excluidas por razones de verificabilidad. Por este motivo, los errores sólo pueden compensarse aquí mediante asientos de ajuste.

La contabilidad digital también tiene la ventaja de que se puede implantar muy fácilmente la facturación automática, de modo que ya no es necesaria la contabilización manual. Si un crédito no se paga a tiempo, muchos programas también pueden crear automáticamente recordatorios.

Al vincular el programa de contabilidad y la cuenta bancaria, los pagos regulares, como el alquiler y los costes de personal, también pueden contabilizarse sin problemas. Lo mismo se aplica, por supuesto, a los pagos recibidos, que pueden asignarse claramente.

1.4 La contabilidad en línea es accesible desde cualquier lugar

Durchsuchen der digitalen Buchhaltung
El almacenamiento en la nube permite acceder a la contabilidad digital desde cualquier lugar
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Dependiendo del software que elijas, la cuestión es si almacenar los datos en un único ordenador o en una nube central. La nube tiene la ventaja de que se puede acceder a los datos desde cualquier lugar. Esto facilita la colaboración entre las distintas sedes de una empresa en lo que respecta a la contabilidad y que los empleados con derechos de acceso puedan ver y ampliar los datos incluso en la oficina doméstica. Además, muchos sistemas de contabilidad en línea no requieren la instalación de un software, sino que se puede acceder a ellos a través del navegador.

Sin embargo, con la contabilidad en línea siempre hay que tener en cuenta la protección de datos. Si no dispone de un servidor propio y encarga el almacenamiento a empresas externas (normalmente la empresa del programa de contabilidad), debe comprobar su fiabilidad y, si es posible, prestar atención a la ubicación de los servidores nacionales. Para protegerte de accesos ajenos y de piratas informáticos, también debes elegir contraseñas seguras que se cambien con regularidad.

Los piratas informáticos pueden obtener contraseñas confidenciales a través de puntos débiles en su encriptación o de correos electrónicos de phishing. Si no dispone de los conocimientos necesarios, pida asesoramiento a empresas de seguridad informática.

Independientemente de la solución de software (online/offline) que elijas, siempre debes asegurarte de que tienes copias de seguridad adicionales para poder acceder a tus datos incluso si los servidores centrales del sistema de contabilidad online se bloquean o el disco duro de tu ordenador falla. Para ello, un disco duro externo que guarde en otro lugar es una buena idea para tener una copia de seguridad de sus datos incluso en caso de incendio, robo, etc. Si faltan documentos importantes, la Agencia Tributaria lo interpretará en perjuicio de la empresa a efectos fiscales.

1.5 Comunicación simplificada con los asesores fiscales

Si contrata a un asesor fiscal externo, es importante que tenga acceso a los recibos. Con la contabilidad analógica, los recibos se recogen cada mes y se entregan al asesor fiscal en papel. Con la contabilidad digital, este proceso es mucho más sencillo, ya que el asesor fiscal, con las autorizaciones pertinentes, puede recuperar los datos necesarios en tiempo real. Es ventajoso que el asesor fiscal y el empresario utilicen el mismo software (por ejemplo, Datev Accounting).

Al comunicarse con el asesor fiscal, también debe asegurarse de que ningún tercero no autorizado tenga acceso a sus datos. El envío por correo electrónico de recibos e información financiera confidencial sólo debe realizarse de forma encriptada. La encriptación PGP, por ejemplo, es adecuada para este fin.

2 Riesgos y costes de la contabilidad digital

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Con las medidas de seguridad adecuadas, los datos sensibles pueden protegerse fácilmente
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El mayor riesgo asociado a la contabilidad digital es el robo de datos. En cuanto los datos están disponibles en línea, también se está potencialmente expuesto al ataque de piratas informáticos. Esto también se aplica a un PC normal con acceso a la red. Sin embargo, con las precauciones de seguridad adecuadas, este problema es fácilmente manejable.

Es mucho más difícil acostumbrarse a los nuevos procesos contables. Es posible que haya que formar al personal responsable en el nuevo software. Desde el punto de vista financiero, el cambio también puede implicar la compra de nuevos ordenadores y servidores.

Un problema frecuente es también el cambio en la comunicación con el asesor fiscal. Muchos asesores fiscales siguen prefiriendo los documentos en papel. Por lo tanto, antes de realizar la conversión, debería aclarar si su asesor fiscal acepta los comprobantes digitales o qué sistema de transmisión digital será el más adecuado en el futuro. Si es necesario, también puede tener sentido cambiar a un asesor fiscal especializado en contabilidad digital.

Consejo: Cuando elija su programa informático, asegúrese de saber cómo puede transferir los datos al asesor fiscal.

Conclusión

Pasarse a la contabilidad digital es una decisión de futuro, pero conlleva costes considerables. El tiempo que se pierde digitalizando recibos suele ahorrarse en otra cosa. La gran ventaja de la contabilidad digital es la mayor disponibilidad de los datos y el ahorro material. El grado de aceleración de los procesos de trabajo sólo puede evaluarse caso por caso. A continuación, hemos elaborado una breve lista pro-conta que puede ayudarle a tomar una decisión.

  • Ahorro de material: El cambio a la contabilidad digital puede ahorrar costes de impresión, así como espacio de almacenamiento. Ecológicamente, el cambio tiene mucho sentido.
  • Disponibilidad de los datos: Se puede acceder a la contabilidad en línea desde cualquier lugar. Esto ahorra tiempo y permite trabajar desde casa.
  • Análisis de los datos de la empresa: Como los registros de datos ya están digitalizados, se pueden analizar más fácilmente.
  • Comunicación simplificada con el asesor fiscal: con la configuración adecuada, los asesores fiscales tienen acceso automático a los documentos más recientes.
  • Acostumbrarseal nuevo software: Puede ser necesario preparar a los empleados para los requisitos del nuevo software. Esto puede suponer costes considerables.
  • Seguridad de los datos: deben tomarse medidas de seguridad adecuadas para el almacenamiento digital de los registros contables.
  • Costes del nuevo hardware y software (normalmente, pago mensual o anual para los programas de contabilidad).
  • Mecanismos de protección adicionales para evitar la pérdida de datos

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