En este país, la contabilidad es más compleja que en casi cualquier otro país del mundo. Independientemente de si se trata de una start-up unipersonal o de una gran corporación, casi todas las empresas tienen el problema de que casi se ahogan en papeleo y desperdician muchos recursos debido a la pérdida de eficiencia. A veces, sin embargo, al menos parte del desbordamiento de la administración y el papeleo es un problema autoinfligido. Con los cinco consejos siguientes, la burocracia en las empresas puede reducirse considerablemente.

La burocracia cuesta tiempo y dinero a las empresas

La burocracia en cualquier empresa es tan extensa que consume mucho tiempo y, por tanto, ocasiona elevados costes. Esto es especialmente cierto en el caso de:

• Cálculo de nóminas
• Contabilidad
• Contabilidad de ingresos y gastos
• Impuesto sobre el valor añadido
• Tramitación de pedidos
• Gestión de mercancías

Los autónomos deben planificar casi la mitad de su tiempo de trabajo para el papeleo, de modo que el resto del beneficio tenga que obtenerse en las cuatro o cinco horas diarias restantes. Las pequeñas y medianas empresas (PYME) tampoco suelen poder permitirse especialistas para la empresa, por lo que tienen que subcontratar la contabilidad por mucho dinero. Las grandes empresas y corporaciones invierten grandes sumas de dinero en abogados, asesores fiscales, contables y expertos financieros para poder evitar errores que pongan en peligro toda su existencia.

El buen funcionamiento de la contabilidad es la base del éxito económico de una empresa. Si esta base no es correcta, la organización de la empresa puede tambalearse. Los clientes y los empleados están cada vez más descontentos, los procesos no son rentables y el almacén permanece vacío. Sin embargo, estos son sólo algunos de los problemas consecuentes que pueden derivarse de una burocracia galopante y la consiguiente contabilidad equivocada. Los cinco consejos siguientes pueden ayudar a reducir los gastos administrativos y volver a concentrarse en lo esencial.

Consejo 1: Llevar la contabilidad con un programa informático

Afortunadamente, cada vez hay más posibilidades de que las empresas lleven al menos gran parte de su contabilidad por ordenador. Para ello existen soluciones completas con las que se pueden optimizar y automatizar los procesos. De este modo, se unen como un gran todo, lo que permite utilizar los recursos de forma más eficiente y ahorrar costes. Un ejemplo de este tipo de programas son las soluciones comerciales completas de Lexware, disponibles para empresas de todo tipo. Quienes optan por una solución de este tipo tienen una visión de conjunto constante de todas las cifras de negocio y pueden consultar todos los datos y recibos con un solo clic del ratón. Esto no sólo aumenta la eficacia, sino también la transparencia.

Consejo 2: acabar con el papel

Las empresas que llevan su contabilidad con una solución comercial completa reducen automáticamente el consumo de papel. Sin embargo, hay otras formas de acercarse al sueño de una oficina sin papel. Por ejemplo, existen programas fáciles de usar para procesos de pedidos y listas de vacaciones que ayudan a registrar, archivar o compartir datos sin necesidad de papel. En su lugar, ponen la información a disposición en la nube. Un ejemplo son las facturas electrónicas: aunque las facturas pueden emitirse de forma fácil y legalmente segura con soluciones comerciales, muchas empresas siguen enviando por correo postal las facturas que crean. Según un estudio de Deutsche Bank Research, las facturas electrónicas ahorran una media de 11,60 euros. Especialmente las empresas que envían varios cientos de facturas por correo cada mes están malgastando mucho dinero.

Consejo 3: Sustituye los correos electrónicos por plataformas de colaboración ágiles

En la comunicación con socios comerciales y otras empresas, los correos electrónicos seguirán siendo insustituibles en el futuro. Sin embargo, la mayoría de los correos electrónicos que llegan a tu bandeja de entrada cada día proceden de empleados internos. Antes, los compañeros intercambiaban información en la máquina de café, hoy se escribe rápidamente un correo electrónico. Sin embargo, este tipo de comunicación aumenta el esfuerzo, mientras que el beneficio es menor. Por ello, las empresas deben utilizar plataformas de colaboración ágiles que funcionen de forma similar a WhatsApp o Facebook. Los equipos pueden utilizarlas para intercambiar información directamente y sin complicaciones. También es posible definir grupos según el enfoque del tema o el departamento, de modo que sea posible un intercambio dirigido. Esto también garantiza que toda la información que merece la pena conocer se recoja en un solo lugar, lo que aumenta la claridad y ahorra tiempo.

Consejo 4: Crear más movilidad

A muchos empleados les gustaría tener más movilidad en su trabajo diario. Un ejemplo de ello son los trabajadores de campo, a los que les gustaría acceder a su escritorio a través de una tableta o un smartphone mientras están de viaje. Cada vez más empleados consideran enriquecedor el trabajo independiente del tiempo y el lugar, también conocido como informática móvil, y creen que aumenta la eficiencia laboral. Por ello, las empresas deben crear las condiciones necesarias para ello digitalizando procesos y datos y poniéndolos a disposición en la nube. Para muchas áreas del trabajo cotidiano existen ya aplicaciones móviles fáciles de usar, como para solicitar vacaciones o para contabilizar los gastos de viaje. Esto también puede reducir significativamente la burocracia en la empresa.

Consejo 5: Combatir el pensamiento de silo

“Mi proyecto, mis conocimientos, mi departamento”: este tipo de pensamiento de silo sigue siendo muy común entre muchos empleados. Sin embargo, los consejos antes mencionados para la digitalización y la reorganización de procesos pueden ayudar a combatir este pensamiento de silo, ya que el software no puede detenerse en los límites de los conocimientos y los departamentos. En su lugar, se crean nuevas estructuras orientadas a las necesidades operativas reales. Por ejemplo, en una empresa que gestiona una tienda online, el departamento de informática, producción, gestión de mercancías y contabilidad se ven obligados a cooperar porque todos trabajan con los mismos datos.